Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen van cultuur

Chris De Wispelaere, schepen van patrimonium

Regelgeving

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 56§1: het college van burgemeester en schepenen bereidt de besluiten van de gemeenteraad voor

Het gemeenteraadsbesluit van 28 februari 2024 over de vaststelling retributiereglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur Lievegem

Het gemeenteraadsbesluit van 28 februari 2024 over de vaststelling huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur Lievegem

Feiten en motivering

Het huishoudelijk en retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur in Lievegem vereist een actualisatie omdat een bijkomend gebouw via de gemeente wordt opengesteld voor verhuur aan het publiek: Den Osschaert, Kasteeldreef 75, 9920 Lievegem. Volgende zalen worden in Den Osschaert voor verhuur opengesteld: Pallieterzaal, Osschaertzaal, Breughelzaal, Uilenspiegelzaal en Valentijnzaal.

Er wordt voorgesteld om:

• alle zalen in Den Osschaert enkel open te stellen voor verhuur aan verenigingen en niet aan particulieren
• de verhuurprijzen van de zalen in te passen in het huidige systeem volgens grootte van de specifieke zaal.
• de specifieke modaliteit qua toegelaten huurperiode te behouden
• het verbod op bereiden van maaltijden te behouden met uitzondering van kooklessen in de Uilenspiegelzaal
• toe te voegen dat fuiven en dansfeesten op voorhand aangevraagd en goedgekeurd moeten worden door het college van burgemeester en schepenen

Om de voorgestelde wijzigingen te kunnen doorvoeren, moeten het huishoudelijk en het retributiereglement op het gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur worden aangepast. De aangepaste reglementen werden na bespreking en principiële goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen van 5 november 2024 ter advisering voorgelegd aan het beheersorgaan gemeentelijke infrastructuur op 6 november 2024. Het advies wordt op 14 november toegevoegd aan dit besluit.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

HUISHOUDELIJK REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN DE GEMEENTELIJKE CULTURELE INFRASTRUCTUUR IN LIEVEGEM

Artikel 1
Het gemeentebestuur Lievegem  stelt onderstaande gemeentelijke culturele accommodaties ter beschikking voor verhuur volgens onderstaande modaliteiten:

-    De Kring Waarschoot, Patronagiestraat 5, 9950 Lievegem:
•    Feestzaal met foyerruimte
•    Passagezaal
•    Traiteurruimte De Kring/Passagezaal
-    Cultureel Centrum Waarschoot, Nieuwstraat 8, 9950 Lievegem
-    Zaal ’t Getouw, gemeentehuis Waarschoot,  Waarschootdorp 1, 9950 Lievegem

-    Oud Vredegerecht, Dekenijstraat 39, 9930 Lievegem

-    Administratief centrum Lovendegem, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem:
o    Grote Raadzaal
o    Kleine Raadzaal
-    Zaal dienstencentrum Kerkelare 21, 9920 Lievegem
-    Polyvalente zaal Lovendegem, Sportstraat 24, 9920 Lievegem
-    Tempelhof, Tulpenstraat, 9920 Lievegem
-    PC Den Osschaert Lovendegem, Kasteeldreef 75, 9920 Lievegem:
o    Pallieterzaal
o    Osschaertzaal
o    Breughelzaal
o    Uilenspiegelzaal
o    Valentijnzaal

-    Polyvalente zaal en vergaderzaal Vinderhoute, Neerstraat 43, 9921 Lievegem
-    Gemeentelijke Basisschool Vinderhoute, Vredesdreef 18, 9921 Lievegem
o    Polyvalente zaal
o    Refter
o    Speelplaats

Artikel 2
Het gemeentebestuur stelt aan de gebruiker enkel de accommodatie ter beschikking, maar kan niet als inrichter worden beschouwd. De gebruiker wordt in zijn verhouding tot de gemeente als inrichter beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten.

Algemene bepalingen

Artikel 3
De gebruikers worden ingedeeld in volgende categorieën:
- Cat A: gemeentelijke adviesraden, (andere) gemeenteteams en gemeentebestuur
- Cat B: onderwijsinstellingen uit Lievegem
- Cat C: erkende verenigingen uit Lievegem
- Cat D: niet-erkende verenigingen uit Lievegem
- Cat E: particulieren uit Lievegem
- Cat F: verenigingen/ particulieren buiten Lievegem

Artikel 4
Onderstaande accommodaties kunnen gehuurd worden voor volgende activiteiten en door volgende categorieën:

Artikel 5
Voor eenzelfde voorstelling kan een accommodatie maximum 3 opeenvolgende weekends (vrijdag, zaterdag, zondag) gehuurd worden. Het decor kan ten vroegste 2 weken voor de eerste voorstelling opgezet worden en mag geen hinder geven aan andere gebruikers van de zaal.

Artikel 6
Activiteiten hebben altijd voorrang op losse repetities (die niet in een aaneensluitende reeks gepland zijn) of op repetities die niet onmiddellijk gevolgd worden door een voorstelling.

Artikel 7
Wie een fuif wenst te organiseren in Polyvalente zaal Lovendegem, de Osschaertzaal Lovendegem of Zaal De Kring Waarschoot richt voorafgaandelijk een gemotiveerde aanvraag tot het college van burgemeester en schepenen, gevolgd door een afzonderlijke goedkeuring.

Drank en maaltijden

Artikel 8
In alle accommodaties is de drankafname en prijsbepaling bij drankverkoop vrij.

Artikel 9
Het bereiden van warme maaltijden is niet toegelaten in volgende accommodaties: Kerkelare, Oud Vredegerecht en de zalen in Den Osschaert Lovendegem (met uitzondering van kooklessen in de Uilenspiegelzaal).
Het bereiden en bedienen van warme maaltijden is niet toegelaten in volgende accommodaties: Grote Raadzaal Lovendegem.
In de vergaderzalen is het aanbieden van koude of warme maaltijden niet toegelaten.

Billijke vergoeding, Sabam

Artikel 10
In alle accommodaties wordt een jaartarief billijke vergoeding zonder dans betaald door de gemeente. In de accommodaties waar fuiven en dansfeesten zijn toegelaten wordt een jaartarief billijke vergoeding met dans betaald door de gemeente.

Artikel 11
Kosten inzake Sabam zijn steeds ten laste van de gebruiker.

Ingebruikname en ontruiming

Artikel 12
De gebruiker contacteert het team evenementen (reservaties@lievegem.be) om nadere informatie te verkrijgen over de toegangsmodaliteiten van de gehuurde accommodatie.

Artikel 13
Het in gereedheid brengen van de aangevraagde accommodatie en techniek kan enkel tijdens de periode waarvoor het gebruik werd toegestaan.

Artikel 14
In de gehuurde accommodaties zijn volgende zaken niet toegelaten:
•    timmeren, nagelen, plakken en nieten op muren, vensters, deuren
•    het gebruik van het materiaal (horecamateriaal, meubilair, …) buiten de accommodatie
•    parkeren binnen de omheining van de accommodatie, behoudens op de daartoe voorziene plaatsen. Bij gebrek aan parkeerplaatsen is tijdelijk parkeren binnen de omheining enkel toegelaten voor laden en lossen.
•    materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of verhoogd risico op ontploffing, brand of geluidsoverlast veroorzaken, worden niet toegelaten

Artikel 15
De gehuurde accommodatie mag niet onderverhuurd worden of ter beschikking gesteld worden aan derden.

Opkuis

Artikel 16
Na elke activiteit wordt de accommodatie door vrijwilligers, aangestuurd door de gemeentelijke diensten gecontroleerd aan de hand van een checklijst.

Artikel 17
Bij het verlaten van de gehuurde accommodatie wordt deze door de huurder in een perfecte staat van onderhoud achtergelaten. Dit betekent dat de gebruiker minstens volgende zaken in orde brengt:
•    alle tafels en stoelen worden schoongemaakt en teruggeplaatst volgens hun oorspronkelijke schikking (in de berging)
•    alle gebruikte horecamateriaal wordt net en correct opgeruimd
•    alle gebruikte ruimtes (incl. WC’s, gangen, keuken) worden uitgeveegd en gedweild
•    alle vuilnis en vuilzakken worden onmiddellijk na de activiteit meegenomen door de gebruiker
•    alle ramen en deuren worden correct afgesloten
•    alle verlichting wordt gedoofd
•    alle verwarming, kookapparaten… worden uitgeschakeld

Artikel 18
Bij alle inbreuken en / of beschadigingen worden de materiaalkost en / of de ingezette personeelsuren om alles in een correcte staat te herstellen door de gebruiker vereffend volgens de hem voorgelegde factuur.

Muziek en burenhinder

Artikel 19
Burenhinder wordt zoveel mogelijk vermeden. Aan huurders wordt gevraagd om ramen en deuren gesloten te houden en de aanwezigen aan te manen om bij het verlaten van de zaal de nachtrust van de buurt niet te verstoren. Indien aangewezen kan het college van burgemeester en schepenen aan de huurder voorwaarden opleggen om de burenhinder tot een minimum te beperken.

Artikel 20
In volgende accommodaties is muziek enkel toegelaten tot 22.00 uur: Kerkelare, Oud Vredegerecht en Tempelhof.

Aanvraagprocedure

Artikel 21
Een zaal reserveren kan ten vroegste 2 jaar voor aanvang van de activiteit door verenigingen en ten vroegste 6 maanden voor aanvang van de activiteit door particulieren.

Artikel 22
Een zaal reserveren kan via het digitale reservatiesysteem (https://reservaties.lievegem.be) of via het team evenementen.

Artikel 23
Aanvragen die neigen naar exclusief gebruik kunnen geweigerd worden. Geen enkele aanvrager kan bij het toekennen van de zaal aanspraak maken op verworven rechten.

Artikel 24
Aanvragen kunnen gedurende maximum 2 weken in optie gehouden worden. Indien binnen deze termijn geen officiële aanvraag tot reservatie ingediend wordt, vervalt de aanvraag automatisch.

Artikel 25
Het reserveren van een accommodatie impliceert het aanvaarden van het gebruikersreglement.

Aansprakelijkheid en verzekering

Artikel 26
Het gemeentebestuur sluit een brandverzekering af voor het gebouw en de eigen inboedel met afstand van verhaal t.o.v. de huurders.

Artikel 27
De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering voor zaken die buiten de brandverzekering van het gemeentebestuur vallen (vb. eigen materiaal, …). De gebruiker dient te beschikken over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor schade aangebracht aan personen en goederen naar aanleiding van de uitgeoefende activiteiten.

Artikel 28
De huurder is aansprakelijk voor alle schade die tijdens het gebruik aan of in de gehuurde lokalen wordt aangericht. De huurdersaansprakelijkheid omvat ook de eventuele schade aangebracht aan de in het gehuurde goed aanwezige roerende goederen van het gemeentebestuur (vb. meubelen, geluidsinstallatie, ...). De huurder is niet aansprakelijk voor de schade als gevolg van normaal gebruik van het lokaal.

Artikel 29
Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

Specifieke veiligheidsbepalingen

Artikel 30
In het kader van de brandveiligheid waakt de gebruiker over het niet overschrijden van de maximumcapaciteit van de zaal.

Artikel 31
De gebruiker dient er steeds op te letten dat alle nooduitgangen volledig worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid volledig bereikbaar zijn.

Artikel 32
De veiligheid in en rond het gehuurde goed moet ten allen tijde verzekerd zijn. Indien nodig dienen op initiatief van het college van burgemeester en schepenen de nodige maatregelen getroffen te worden.


Extra bepalingen

Artikel 33
De gebruiker is verplicht er voor te zorgen dat al diegenen die van de zaal gebruik maken, de gebruiksvoorwaarden stipt naleven, er voldoende toezicht uitgeoefend wordt, het publiek zich ordelijk gedraagt en de verbodsbepalingen worden nageleefd.

Artikel 34
Indien de gebruiker zijn verplichtingen niet nakomt, heeft het college van burgemeester en schepenen het recht de activiteit onmiddellijk stop te zetten en de gebruiker niet meer toe te laten zonder verhaal op enige schadevergoeding.

Artikel 35
In geval van omzeiling van de verplichtingen en/of verboden die in dit gebruikersreglement en de bijzondere bepalingen zijn opgenomen, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om, naast de aanrekening van de kosten voor schade, aan de huurder de huur van de gemeentelijke infrastructuur te ontzeggen.

Artikel 36 - Non-discriminatieclausule
De aanvrager verbindt er zich toe:
•    geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.
•    Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
•    De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
•    Indien men een beroep doet op derden, onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Lievegem – rekening houdend met alle elementen – maatregelen nemen.

Artikel 37 Afwijkingen
Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in uitzonderingsgevallen en mits grondige motivering afwijkingen toe te staan op de bepalingen van dit reglement.

Artikel 38
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Bekendmaking

Het besluit wordt opgestuurd naar team financiën, team evenementen, team cultuur en team communicatie en de bevoegde adviesraad.
Bekendmaking op de gemeentelijke website.
Naar ABB via digitaal loket.