Besluit  Raad voor maatschappelijk welzijn

Kim Martens, burgemeester

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur:
-    artikel 34-2° over de aanwijzing van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen
-    artikel 41 tweede lid, 4° over het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen en het beslissen tot oprichting van, deelname aan of vertegenwoordiging in agentschappen, instellingen, verenigingen en ondernemingen
-    artikel 217 t.e.m. 220 over de organisatiebeheersing
-    artikel 475 en 484 over de welzijnsvereniging

Het besluit van de raad van maatschappelijk welzijn van 20 november 2019 over Audio, vereniging van publiek recht - interne auditcharter en oprichting plaatselijk auditcomité: goedkeuring

Gemeenteraadsbesluit van 21 december 2022 over intern auditcomité - wijziging samenstelling: goedkeuring

Artikel 10 van de statuten van de welzijnsvereniging Audio waarin wordt voorzien dat elke deelgenoot één vertegenwoordiger heeft in de Algemene Vergadering

Gemeenteraadsbesluit van 23 januari 2025 over vereniging van publiek recht Welzijnsvereniging Audio - vertegenwoordigers: aanduiding

Audio

Lokaal bestuur Lievegem wil voldoen aan de vereiste van een deugdelijk bestuur en wil op continue wijze de dienstverlening versterken door het uitbouwen van een performante en efficiënte organisatie, met voldoende sterke beheerscontrole. Het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en lokaal bestuur Lievegem laten de risico's bepalen door Audio, een welzijnsvereniging (vereniging van publiek recht) onderworpen aan deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet over het lokaal bestuur.

De vereniging Audio beschikt over belangrijke ervaring en expertise voor het uitvoeren van professionele interne audits en adviesverlening met het oog op het ontwikkelen van een organisatiebeheersingssysteem, speciaal bij lokale besturen (steden, gemeenten, OCMW's en verwante publieke entiteiten zoals hulpverleningszones, lokale publieke ziekenhuizen, ...). De focus van de vereniging ligt op het uitvoeren van interne audits die de verschillende processen (ondersteunend, kernproces of managementproces) beogen die een lokaal bestuur beheert. De vereniging verstrekt, in hetzelfde domein, eveneens advies en voert ook specifieke controles uit. De aanbevelingen en verbetervoorstellen die voortvloeien uit de audits zijn een instrument om de werking en de organisatiebeheersing (sturing en controle) te verbeteren.

De toetreding tot de vereniging Audio draagt ertoe bij dat het lokaal bestuur de bepalingen van het decreet lokaal bestuur over organisatiebeheersing planmatig vorm geeft. Audio is een welzijnsvereniging of een vereniging van publiek recht onderworpen aan deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet over het lokaal bestuur. Dit impliceert dat rechtspersonen die geen winstoogmerk hebben kunnen toetreden tot een welzijnsvereniging.

De vereniging Audio werkt uitsluitend voor vennoten-leden, waardoor vennoten-leden zich rechtstreeks tot de vereniging kunnen wenden. Dit laat een soepele besluitvorming toe waardoor er een gunstige btw-regeling van toepassing is en waardoor het uitschrijven van overheidsopdrachten niet vereist is.

De toetreding tot Audio biedt volgende meerwaarde: analyses en aanbevelingen met direct nut, mogelijkheid tot ondersteuning bij de uitwerking van verbeteracties, sterke sectorspecifieke kennis, uitwisseling van goede praktijken, tips & tricks en een klantgerichte werking met hoge service-normen.

Bart De Pauw, Procesbeheerder - auditor bij Audio, meldt via mail van 29 november 2024 dat een beslissing van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn noodzakelijk is voor o.a. de vernieuwing van het interne auditcomité en het aangepast auditcharter.

Het auditcomité

De raad bepaalt de samenstelling van het interne auditcomité tegen uiterlijk midden maart 2025.
Artikel 3 van het auditcharter Audio :

Elk deelnemend bestuur of lid richt een auditcomité op. Het auditcomité functioneert als een onafhankelijk toezichtorgaan. De raad stelt het auditcomité samen. De auditcomités bepalen in hun eigen reglement welke waarborgen zij nemen om onafhankelijk en effectief te kunnen functioneren. In lijn met de goede praktijken omtrent deugdelijk bestuur, beveelt Audio aan dat het auditcomité evenwichtig is samengesteld en het over de benodigde onafhankelijkheid, competenties, kennis, ervaring en vermogen beschikt om zijn taken effectief uit te voeren. De voorzitter van het auditcomité kan steeds personen uitnodigen die wegens hun expertise en competenties een bijdrage kunnen leveren aan de werking van het comité.
Het auditcomité formaliseert haar werking in een eigen huishoudelijk reglement dat de waarborgen vastlegt om onafhankelijk en effectief te kunnen functioneren.
Artikel 3 van het huishoudelijk reglement auditcomité:

Om de onafhankelijke werking van het auditcomité te verhogen, beveelt Audio aan dat het auditcomité “onafhankelijke” leden heeft die niet actief zijn in het dagelijks beheer en beleid van het lokaal bestuur. Dit kunnen dus raadsleden zijn zonder specifiek mandaat (m.a.w. niet de burgemeester, schepenen en de voorzitter BCSD), of bv. algemeen of financieel directeurs van een ander lokaal bestuur of leden die echt uit een andere context komen maar die vanuit hun expertise en ervaring een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de debatten binnen het auditcomité. Deze externe blik draagt er toe bij dat bepaalde zaken vanuit een andere invalshoek worden bekeken. De externe experten op het vlak van interne audit worden aangeduid door de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur, op voorstel van het intern auditcomité. De voorzitter van het intern auditcomité kan steeds personen uitnodigen die wegens hun expertise en competenties een bijdrage kunnen leveren aan de werking van het comité. Dit kunnen eveneens medewerkers van de organisatie zijn.
De burgemeester, algemeen directeur en financieel directeur vervullen een adviserende rol voor het auditcomité en nemen bij voorkeur deel aan de vergadering als permanent genodigde.
Audio beveelt ook aan dat het aantal leden van een auditcomité wordt beperkt (bv. tot maximum 8) zodat dit de discussies ten gronde bevordert.

Werking intern auditcomité

Het auditcomité heeft als opdracht de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn of de gelijkwaardige organen van het lid en de organisatie van het lid in het algemeen bij te staan in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed (deugdzaam) bestuur en een adequaat risicobeheer. Dit houdt onder meer het toezicht op de onafhankelijkheid en de prestaties van Audio in alsook de opvolging dat de aanbevelingen van de interne audit tot voldoende bijsturing leiden, zodat het organisatiebeheer voldoende sterk wordt uitgebouwd.

Concreet betekent dit dat een auditcomité

• Bewaakt dat het bestuur beschikt over een voldoende sterk systeem voor het beheer van een organisatie
• Opvolgt dat het bestuur beschikt over een geactualiseerde risicoanalyse
• Toeziet op de betrouwbaarheid van de beleids- en management rapportering (de financiële situatie wordt eerder behandeld door de daartoe bevoegde commissie)
• De verslagen van de interne en externe audit bespreekt en de opvolging ervan nagaat
• Toeziet op de onafhankelijkheid en de prestaties van de interne audit.

Idealiter bespreekt het auditcomité systematisch volgende onderwerpen:

• Auditplanning
• Resultaten van individuele uitgevoerde audits
• Status van de implementatie van de acties n.a.v. de interne audit
• Werking van de interne audit inzake onafhankelijkheid en effectiviteit en de goede en effectieve werking van hun interne auditfunctie
  
• Beheer van de risico's (bv. opvolging van klachten en meldingen, incidenten, ...)

Het auditcomité bepaalt ook de wijze hoe het geïnformeerd wenst te worden en met welke frequentie.

Audio adviseert dat het intern auditcomité om de drie jaar een zelfevaluatie uitvoert op zijn werking.

Het intern auditcomité komt minimaal halfjaarlijks samen. Een hogere frequentie kan aangewezen zijn naar aanleiding van auditopdrachten of vragen.

Het aangepast auditcharter moet aansluitend hieraan goedgekeurd worden. (ontwerp met toelichting als bijlage)

Het huishoudelijk reglement regelt de werking van het interne auditcomité en moet aansluitend hieraan goedgekeurd worden. (ontwerp met toelichting als bijlage)

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Audio: Interne Auditcharter

Definities:
▪ Audio
De in overeenstemming met Titel VIII, hoofdstuk I, van het OCMW-decreet van 19 december 2008 opgerichte vereniging, die sinds 1 januari 2019 de vorm aanneemt van een welzijnsvereniging (vereniging van publiek recht) onderworpen aan deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet over het lokaal bestuur. Audio is de uitvoerder van de opdrachten.
▪ Audit
Een onafhankelijke en objectieve functie die is ontworpen om waarde toe te voegen en de activiteiten van een organisatie te verbeteren. Het helpt een organisatie haar doelstellingen te bereiken door een systematische, gedisciplineerde aanpak te bieden om de effectiviteit van governance-, risicobeheer- en controleprocessen te evalueren en te verbeteren.
▪ Auditcomité
Het plaatselijk auditcomité van het lid, samengesteld volgens de bepalingen van dit charter.
▪ Directeur Audio
De professioneel verantwoordelijke voor de vereniging.
▪ Geauditeerde (of onderzochte activiteit)
Het lokaal bestuur, het lid, de dienst, de activiteit of het proces, dat voorwerp is van de opdracht.
▪ Lid of deelgenoot
Het lokaal bestuur (stad, gemeente of OCMW) dat, een andere publieke rechtspersoon die of een private rechtspersoon zonder winstoogmerk die tot de welzijnsvereniging Audio is toegetreden, in overeenstemming met de statuten van Audio.
▪ Stuurgroep
De stuurgroep is een adviescommissie met afgevaardigden van de leden en bestaat uit minimum drie en maximum vijf afgevaardigden en de directeur Audio. De afgevaardigden bekleden bij voorkeur één van de volgende functies: (adjunct) algemeen directeur, (adjunct) financieel directeur, departements- of afdelingshoofd. Indien de deelgenoot geen stad, gemeente of OCMW is en niet over de voornoemde functies beschikt, bekleedt de afgevaardigde een functie die hier het meest mee overeenstemt. De stuurgroep is het klankbord voor de directeur Audio en verleent advies over strategische materies, belangrijke evoluties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op de geboden dienstverlening en over elke aangelegenheid waarover advies wordt gevraagd. De leden van de stuurgroep nemen deel aan de Raad van Bestuur zonder stemrecht.

1. De doelstellingen van Audio
De leden van Audio zijn verantwoordelijk voor de organisatie van een adequate interne controle of voor hun organisatiebeheersing. Audio wenst als partner mee te werken aan de bewustmaking bij de lokale besturen en de lokale entiteiten van de meerwaarde van interne audit als essentieel deel van een goed beheer van de organisatie en als derde pijler van de drie verdedigingslijnen.

Audio wil voor de leden een professionele en doelgerichte interne auditvereniging zijn, die beantwoordt aan de vereisten van het beroep (zie punt 7: verantwoordelijkheden).
Als interne auditor evalueert Audio de sterkte van het beheer van de organisatie, formuleert aanbevelingen die bijdragen tot een doelgerichte, efficiënte en risicobewuste organisatie en geeft aan de deelgenoten inzicht in hoe het beheer anders en beter kan. Als onafhankelijke vereniging verstrekt Audio aan de leden een gemotiveerde analyse over de mate waarin het lid de werking van de diensten of de processen die aan een audit onderworpen worden, beheerst.

De analyses van Audio dragen bij tot het bereiken van de doelstellingen van de organisatie door:

• onafhankelijke objectieve evaluaties van de organisatie en haar processen;
• aanbevelingen te formuleren met betrekking tot het optimaliseren van het risicobeheer en het organisatiebeheer en de ontwikkeling ervan.

Audio gaat m.a.w. de doeltreffendheid na van het beheer van de organisatie of de interne controlemaatregelen. Dit is het geheel van maatregelen en procedures, die het management en het personeel gebruikt om een redelijke zekerheid te bekomen in volgende domeinen:
1° het bereiken van de doelstellingen en het adequaat beheer van risico’s;
2° het naleven van wetgeving, decreten, besluiten, reglementen en procedures;
3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en management informatie;
4° het efficiënte en economische gebruik van middelen;
5° de bescherming van activa en het voorkomen van fraude.

Naast audits kan Audio tevens adviesopdrachten voor haar deelgenoten uitvoeren. Daarbij verleent Audio advies aan de belanghebbenden van de deelgenoot zonder management-verantwoordelijkheden op zich te nemen of zich uit te spreken over de kwaliteit van de interne controle.
De aard en reikwijdte van de adviesdiensten worden afgesproken met de relevante belanghebbenden. Voorbeelden hiervan zijn het adviseren over het ontwerp en de implementatie van nieuw beleid, processen, …

2. De opdrachten van Audio
Audio heeft in eerste instantie tot doel interne audits uit te voeren ten behoeve van de leden. Audio voert geen forensische audits uit. Indien Audio vaststelt dat er een potentiële fraude is, neemt het contact op met Audit Vlaanderen.

Audio past het “single audit principe” toe. Wanneer een andere organisatie (i.e. POD MI, Audit Vlaanderen, externe instantie, enz.) een audit uitvoert op een bepaald onderwerp, neemt Audio kennis van het verslag, de reikwijdte en onderdelen van deze audit en zal deze uitsluiten bij de eigen opdracht.

Vermits Audio een beperkt aantal audits uitvoert bij haar deelgenoten geeft het geen algemene beoordeling over de governance en het risico management van de organisatie en diens effectiviteit. De deelgenoot stelt wel het jaarlijks verslag over organisatiebeheer ter beschikking van Audio. Daarnaast stimuleert Audio de periodieke organisatie audits bij de deelgenoten. Bij deze opdrachten analyseert Audio in de breedte de werking van het organisatiebeheer en -ontwikkeling middels een begeleide zelfevaluatie methodiek.

Zoals hiervoor vermeld, kan Audio eveneens adviesopdrachten uitvoeren of ondersteuning bieden bij de implementatie van auditaanbevelingen. De medewerker die een advies- of ondersteuningsopdracht op zich neemt, zal steeds een andere persoon zijn dan diegene die de auditopdracht uitgevoerd heeft (dit in het kader van de objectiviteit en onafhankelijkheid).

Audio rapporteert inhoudelijk aan de geëigende organen van de opdrachtgevers.

Audio volgt de implementatie van de hoog risico aanbevelingen van het management naar aanleiding van een interne audit op via opvolgaudits en rapporteert hierover aan het lokaal auditcomité.

3. Het auditcomité
Elk deelnemend bestuur of lid richt een auditcomité op. Het auditcomité functioneert als een onafhankelijk toezichtorgaan. De raad stelt het auditcomité samen. De auditcomités bepalen in hun eigen reglement welke waarborgen zij nemen om onafhankelijk en effectief te kunnen functioneren. In lijn met de goede praktijken omtrent deugdelijk bestuur, beveelt Audio aan dat het auditcomité evenwichtig is samengesteld en het over de benodigde onafhankelijkheid, competenties, kennis, ervaring en vermogen beschikt om zijn taken effectief uit te voeren. 1 De voorzitter van het auditcomité kan steeds personen uitnodigen die wegens hun expertise en competenties een bijdrage kunnen leveren aan de werking van het comité.

Het auditcomité formaliseert haar werking in een eigen huishoudelijk reglement dat de waarborgen vastlegt om onafhankelijk en effectief te kunnen functioneren.

Het auditcomité heeft als opdracht de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn of de gelijkwaardige organen van het lid en de organisatie van het lid in het algemeen bij te staan in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed (deugdzaam) bestuur en een adequaat risicobeheer. Dit houdt onder meer het toezicht op de onafhankelijkheid en de prestaties van Audio in alsook de opvolging dat de aanbevelingen van de interne audit tot voldoende bijsturing leiden, zodat het organisatiebeheer voldoende sterk wordt uitgebouwd.

Idealiter bespreekt het auditcomité systematisch volgende onderwerpen:

• Auditplanning;
• Resultaten van individuele uitgevoerde audits;
• Status van de implementatie van de acties n.a.v. de interne audit;
• Werking van de interne audit inzake onafhankelijkheid en effectiviteit.

Huishoudelijk reglement intern auditcomité

Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van het Interne Auditcomité voor Lokaal Bestuur Lievegem.
Het Interne Auditcomité lokaal bestuur Lievegem werd opgericht met besluit van 20 maart 2025 van de gemeenteraad.
De doelstellingen, samenstelling, verantwoordelijkheden, werking, rapportering en discretieverplichting voor de leden van het Interne Auditcomité zijn bepaald in het Interne Auditcharter. Het auditcomité functioneert als een onafhankelijk en effectief toezichtsorgaan en staat de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur bij in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed bestuur en adequaat risicobeheer. Het auditcomité volgt van nabij de ontwikkelingen in organisatiebeheer en wijzigingen in de structuur van de organisatie.
Het Interne Auditcharter werd goedgekeurd met gemeenteraadsbesluit van 20 maart 2025.
Het huishoudelijk reglement is opgesteld in uitvoering van deze besluiten om de verdere werking van het Interne Auditcomité vast te leggen.

SAMENSTELLING

Artikel 2
De leden van het Interne Auditcomité engageren zich om voldoende tijd vrij te maken voor een goede uitoefening van hun opdracht.
Artikel 3
De gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of de raad van bestuur stelt het auditcomité samen.
De externe experten op het vlak van interne audit worden aangeduid door de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur, op voorstel van het Interne Auditcomité. De voorzitter van het auditcomité kan steeds personen uitnodigen die wegens hun expertise en competenties een bijdrage kunnen leveren aan de werking van het comité. Dit kunnen eveneens medewerkers van de organisatie zijn.
Het auditcomité is evenwichtig samengesteld volgens de bepaling van het auditcharter en beschikt collectief over de competenties, kennis, ervaring en vermogen inzake de activiteiten van het lokale bestuur en de principes van goed organisatiebeheer en -ontwikkeling. De evenwichtige samenstelling van het comité draagt bij tot de onafhankelijke werking.

Toelichting / commentaar:
Om de onafhankelijke werking van het auditcomité te verhogen, bevelen we aan dat het auditcomité “onafhankelijke” 2 leden heeft die niet actief zijn in het dagelijks beheer en beleid van het lokaal bestuur. Dit kunnen dus raadsleden zijn zonder specifiek mandaat (m.a.w. niet de burgemeester, schepenen en de voorzitter BCSD), of bv. algemeen of financieel directeurs van een ander lokaal bestuur of leden die echt uit een andere context komen maar die vanuit hun expertise en ervaring een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de debatten binnen het AC. Deze externe blik draagt er toe bij dat bepaalde zaken vanuit een andere invalshoek worden bekeken.
De burgemeester, algemeen directeur en financieel directeur vervullen een adviserende rol voor het auditcomité en nemen bij voorkeur deel aan de vergadering als permanent genodigde. We bevelen ook aan dat het aantal leden van een auditcomité wordt beperkt (bv. tot maximum 8) zodat dit de discussies ten gronde bevordert.

Artikel 4
Het auditcomité beschikt over de vereiste onafhankelijkheid en de leden nemen een onafhankelijke houding aan tegenover de organisatie en het dagelijks beleid. Ieder lid dient kritisch-constructieve vragen te stellen, laat zich tijdens de discussies niet leiden door deelbelangen en stelt het organisatiebelang steeds voorop. De leden informeren de voorzitter wanneer zij in een situatie terecht komen waarbij hun onafhankelijkheid niet meer is gewaarborgd en geen onafhankelijk en persoonlijk oordeel meer kunnen vellen. Zij nemen dan voor dat luik geen deel aan de beraadslagingen.
De leden en genodigden van het Interne Auditcomité zijn verplicht de voorzitter in te lichten indien zij betrokken partij zijn bij bepaalde in de vergadering besproken agendapunten.
Indien leden of genodigden van het Interne Auditcomité betrokken partij zijn bij bepaalde agendapunten, kan de voorzitter hen vragen de vergadering te verlaten.
Artikel 5
De leden van het Interne Auditcomité dienen een strikte confidentialiteit te respecteren met betrekking tot de informatie die zij in het kader van de uitvoering van hun opdracht bekomen.

WERKING

Toelichting / commentaar

Het auditcomité heeft als opdracht de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn of de gelijkwaardige organen van het lid en de organisatie van het lid in het algemeen bij te staan in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed (deugdzaam) bestuur en een adequaat risicobeheer.
Dit houdt onder meer het toezicht op de onafhankelijkheid en de prestaties van Audio in alsook de opvolging dat de aanbevelingen van de interne audit tot voldoende bijsturing leiden, zodat het organisatiebeheer voldoende sterk wordt uitgebouwd.

Concreet betekent dit dat een auditcomité

• bewaakt dat het bestuur beschikt over een voldoende sterk systeem voor het beheer van een organisatie;
• opvolgt dat het bestuur beschikt over een geactualiseerde risico analyse;
• toeziet op de betrouwbaarheid van de beleids- en management rapportering (de financiële situatie wordt eerder behandeld door de daartoe bevoegde commissie);
• de verslagen van de interne en externe audit bespreekt en de opvolging ervan nagaat;
• toeziet op de onafhankelijkheid en de prestaties van de interne audit.

Idealiter bespreekt het auditcomité (systematisch) volgende onderwerpen:

• auditplanning;
• resultaten van individuele uitgevoerde audits;
• status van de implementatie van de acties n.a.v. de interne audit;
• werking van de interne audit inzake onafhankelijkheid en effectiviteit en de goede en effectieve werking van hun interne auditfunctie;
• beheer van de risico’s (bv. opvolging van klachten en meldingen, incidenten, …).

Het auditcomité bepaalt ook de wijze hoe het geïnformeerd wenst te worden en met welke frequentie.
We raden aan dat het auditcomité om de drie jaar een zelfevaluatie uitvoert op zijn werking.

Artikel 6
Het Interne Auditcomité komt minstens tweemaal per jaar samen.

 De algemeen directeur van de organisatie en leden van het auditcomité kunnen desgewenst een additionele zitting van het Interne Auditcomité aanvragen bij de voorzitter.

Toelichting / commentaar:

We raden aan minimaal per semester een vergadering te organiseren. In functie van de grootte van het lokaal bestuur kan een hogere frequentie aangewezen zijn.

AGENDA & VOORBEREIDING

Artikel 7
De voorzitter nodigt uit tot de vergaderingen, stelt de agenda van de vergaderingen vast, leidt de vergaderingen en doet het intern reglement naleven.
Artikel 8
Indien de voorzitter wordt verhinderd, dan duidt de vergadering een ad hoc voorzitter aan.
Artikel 9
Alle leden kunnen punten op de agenda zetten op voorwaarde dat zij daar de voorzitter minstens zeven dagen voor de vergadering van op de hoogte brengen.
Bij het begin van elke zitting kunnen, wegens hoogdringendheid, punten op de agenda worden geplaatst onder ‘Varia’.

Toelichting / commentaar:

De standaard agendapunten sluiten aan bij de omschrijving van de werking zoals hiervoor vermeld.

Artikel 10
Tenzij bij hoogdringendheid, waarbij een oproeping telefonisch kan gebeuren, worden de uitnodigingen minstens zeven dagen voor de vergaderingen aan alle leden en aan alle genodigden verstuurd.
De uitnodigingen bevatten plaats, datum en uur, en de agenda met uitzondering van eventuele punten die de leden conform artikel 10 op de agenda willen zetten.
Vooraf gecommuniceerde extra agendapunten worden uiterlijk twee dagen voor de vergadering bij afzonderlijk bericht door de voorzitter gecommuniceerd aan alle leden en genodigden.
Wanneer de omstandigheden dit vereisen kan de voorzitter een schriftelijke vergaderprocedure organiseren.

STEMMING

Artikel 11
Om geldig te beslissen moet een meerderheid van de leden aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn.
Indien de meerderheid van de leden niet aanwezig kan zijn, kan de voorzitter beslissen om de vergadering te laten doorgaan om kennis te nemen van de agendapunten, evenwel zonder dat beslissingen kunnen genomen worden.
De raadsleden kunnen, in geval van verhindering, aan een ander raadslid volmacht geven om zich te laten vertegenwoordigen op een vergadering.

De externe experten kunnen, in geval van verhindering, aan mekaar volmacht geven om zich te laten vertegenwoordigen.
Elk lid kan slechts één volmacht dragen van een ander lid.
Artikel 12
Alle beslissingen worden in principe in consensus genomen. Indien geen consensus kan worden bereikt, gebeurt een stemming. Als er gestemd wordt, worden beslissingen met meerderheid van stemmen genomen.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

NOTULERING EN RAPPORTERING
Artikel 13
Team organisatiebeheersing organiseert het secretariaat van het Interne Auditcomité en verricht deze opdracht onder de leiding en het toezicht van de voorzitter.
Deze opdracht houdt in:
▪ het versturen van de uitnodigingen met de agenda en de bijhorende documenten;
▪ het opstellen van de notulen;
▪ het versturen van de notulen voor schriftelijke goedkeuring; indien er opmerkingen worden geformuleerd zullen deze aan alle leden worden voorgelegd;
▪ het archief.
Artikel 14
Het Interne Auditcomité ziet toe op de werking van de interne auditfunctie en rapporteert aan de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur over de werkzaamheden van het Interne Auditcomité en de interne audit functie, via een hoofdstuk in het rapport over de organisatiebeheersing. De Interne Audit informeert het auditcomité over haar werkzaamheden en eigen kwaliteitsprogramma.

ZELFEVALUATIE

Artikel 15
Het Interne Auditcomité evalueert periodiek de eigen werking via een zelfevaluatie. In principe gebeurt dit om de drie jaar (twee maal per legislatuur voor de steden en gemeenten).

BUDGET
Artikel 16
De budgetten, nodig voor de werking van het Interne Auditcomité worden voorzien bij de dienst organisatiebeheersing en zijn onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur.

Bekendmaking

Dit besluit wordt opgestuurd naar de vereniging van publiek recht Audio en de leden van het intern auditcomité.

Het auditcharter en de auditfunctie wordt bekend gemaakt aan alle leidinggevenden.

De rol en samenstelling van het intern auditcomité wordt gecommuniceerd binnen de volledige organisatie.

Het interne auditcomité rapporteert aan de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur over de werkzaamheden van het interne auditcomité en de interne auditfunctie, via een hoofdstuk in het rapport over de organisatiebeheersing dat is opgenomen in het kwartaalrapport.