Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen
Hilde De Graeve, schepen

Regelgeving

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 40§3: de gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast

Het gemeenteraadsbesluit van 30 maart 2022 over de vaststelling retributiereglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur Lievegem

Het gemeenteraadsbesluit van 30 maart 2022 over de vaststelling huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur Lievegem

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 november 2023 over de principiële goedkeuring aanpassing retributie- en huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke socio-culturele infrastructuur

Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 30 januari 2024 over de principiële goedkeuring aanpassing retributie- en huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke (socio)-culturele infrastructuur.

Feiten en motivering

Het huishoudelijk reglement op het gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur in Lievegem vereist een actualisatie gezien een bijkomende gemeentelijke zaal wordt opengesteld voor verhuur aan het publiek, in het bijzonder Oud Vredegerecht.

Er wordt voorgesteld deze zaal enkel open te stellen voor verhuur aan verenigingen, gezien de reguliere werking van het lokaal dienstencentrum, welke eveneens gevestigd is in het Oud Vredegerecht.

Wijzigingen aan de gebruiksvoorwaarden van zaal Kerkelare worden eveneens voorgelegd. Er wordt voorgesteld deze zaal enkel open te stellen voor verhuur aan verenigingen en enkel op welbepaalde dagen en uren voorzover de reguliere werking van het lokaal dienstencentrum Kerkelare niet wordt verstoord.

Om de voorgestelde wijzigingen te kunnen doorvoeren moet het huishoudelijk reglement op het gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur worden aangepast.

Het ontwerp van het  aangepaste huishoudelijk reglement op het gebruik van gemeentelijke culturele infrastructuur werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 7 november 2023.

Voorgesteld wordt om volgende bepaling toe te voegen aan het retributie- en huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur Lievegem:
"Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in uitzonderingsgevallen en mits grondige motivering afwijkingen toe te staan op de bepalingen van dit reglement".

Het aangepaste reglement werd na bespreking en principiële goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen van 30 januari 2024 ter advisering voorgelegd aan het beheersorgaan gemeentelijke infrastructuur op 7 februari 2024. Het beheersorgaan gemeentelijk infrastructuur adviseert positief.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

HUISHOUDELIJK REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN DE GEMEENTELIJKE CULTURELE INFRASTRUCTUUR IN LIEVEGEM

Artikel 1

Het gemeentebestuur Lievegem  stelt onderstaande gemeentelijke culturele accommodaties ter beschikking voor verhuur volgens onderstaande modaliteiten:

-        Feestzaal De Kring, Patronagiestraat 5, 9950 Lievegem

-        Zaal De Passage, Patronagiestraat 5, 9950 Lievegem

-        Traiteurruimte De Kring/Passage, Patronagiestraat 5, 9950 Lievegem

-        Cultureel Centrum, Nieuwstraat 8, 9950 Lievegem

-        Zaal ’t Getouw, gemeentehuis Waarschoot,  Waarschootdorp 1, 9950 Lievegem

-        Oud Vredegerecht, Dekenijstraat 39, 9930 Lievegem

-        Zaal A ’t Kwadrant, Hofbouwstraat 1, 9930 Lievegem

-        Zaal B ’t Kwadrant, Hofbouwstraat 1, 9930 Lievegem

-        Zaal dienstencentrum Kerkelare 21, 9920 Lievegem

-        Polyvalente zaal Lovendegem, Sportstraat 24, 9920 Lievegem

-        Grote raadzaal, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem

-        Kleine raadzaal, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem

-        Tempelhof, Tulpenstraat, 9920 Lievegem

-        Polyvalente zaal en vergaderzaal Vinderhoute, Neerstraat 43, 9921 Lievegem

-        Polyvalente zaal Gemeentelijke Basisschool Vinderhoute, Vredesdreef 18, 9921 Lievegem

-        Refter Gemeentelijke Basisschool Vinderhoute, Vredesdreef 18, 9921 Lievegem

-        Speelplaats Gemeentelijke Basisschool Vinderhoute, Vredesdreef 18, 9921 Lievegem

 

Artikel 2

Het gemeentebestuur stelt aan de gebruiker enkel de accommodatie ter beschikking, maar kan niet als inrichter worden beschouwd. De gebruiker wordt in zijn verhouding tot de gemeente als inrichter beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten.

Algemene bepalingen

Artikel 3

De gebruikers worden ingedeeld in volgende categorieën:

- Cat A: gemeentelijke adviesraden, (andere) gemeenteteams en gemeentebestuur

- Cat B: onderwijsinstellingen uit Lievegem

- Cat C: erkende verenigingen uit Lievegem

- Cat D: niet-erkende verenigingen uit Lievegem

- Cat E: particulieren uit Lievegem

- Cat F: verenigingen/ particulieren buiten Lievegem

Artikel 4

Onderstaande accommodaties kunnen gehuurd worden voor volgende activiteiten en door volgende categorieën:

Artikel 5

Voor eenzelfde voorstelling kan een accommodatie maximum 3 opeenvolgende weekends (vrijdag, zaterdag, zondag) gehuurd worden. Het decor kan ten vroegste 2 weken voor de eerste voorstelling opgezet worden.

Artikel 6

Activiteiten hebben altijd voorrang op losse repetities (die niet in een aaneensluitende reeks gepland zijn) of op repetities die niet onmiddellijk gevolgd worden door een voorstelling.

Artikel 7

Wie een fuif wenst te organiseren in Polyvalente zaal Lovendegem of Zaal De Kring Waarschoot richt voorafgaandelijk een gemotiveerde aanvraag tot het college van burgemeester en schepenen, gevolgd door een afzonderlijke goedkeuring.

Drank en maaltijden

Artikel 8

In alle accommodaties is de drankafname en prijsbepaling bij drankverkoop vrij.

Artikel 9

Het bereiden van warme maaltijden is niet toegelaten in volgende accommodaties: Kerkelare, Oud Vredegerecht en Grote Raadzaal Lovendegem. In de vergaderzalen is het aanbieden van koude of warme maaltijden niet toegelaten.

Billijke vergoeding, Sabam

Artikel 10

In alle accommodaties wordt een jaartarief billijke vergoeding zonder dans betaald door de gemeente. In de accommodaties waar fuiven en dansfeesten zijn toegelaten wordt een jaartarief billijke vergoeding met dans betaald door de gemeente.

Artikel 11

Kosten inzake Sabam zijn steeds ten laste van de gebruiker.

Ingebruikname en ontruiming

Artikel 12

De gebruiker contacteert het team evenementen (reservaties@lievegem.be) om nadere informatie te verkrijgen over de toegangsmodaliteiten van de gehuurde accommodatie.

Artikel 13

Het in gereedheid brengen van de aangevraagde accommodatie en techniek kan enkel tijdens de periode waarvoor het gebruik werd toegestaan.

Artikel 14

In de gehuurde accommodaties zijn volgende zaken niet toegelaten:

• timmeren, nagelen, plakken en nieten op muren, vensters, deuren
• het gebruik van het materiaal (horecamateriaal, meubilair, …) buiten de accommodatie
• parkeren binnen de omheining van de accommodatie, behoudens op de daartoe voorziene plaatsen. Bij gebrek aan parkeerplaatsen is tijdelijk parkeren binnen de omheining enkel toegelaten voor laden en lossen.
• materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of verhoogd risico op ontploffing, brand of geluidsoverlast veroorzaken, worden niet toegelaten

Artikel 15

De gehuurde accommodatie mag niet onderverhuurd worden of ter beschikking gesteld worden aan derden.

Opkuis

Artikel 16

Na elke activiteit wordt de accommodatie door vrijwilligers, aangestuurd door de gemeentelijke diensten gecontroleerd aan de hand van een checklijst.

Artikel 17

Bij het verlaten van de gehuurde accommodatie wordt deze door de huurder in een perfecte staat van onderhoud achtergelaten. Dit betekent dat de gebruiker minstens volgende zaken in orde brengt:

• alle tafels en stoelen worden schoongemaakt en teruggeplaatst volgens hun oorspronkelijke schikking (in de berging)
• alle gebruikte horecamateriaal wordt net en correct opgeruimd
• alle gebruikte ruimtes (incl. WC’s, gangen, keuken) worden uitgeveegd en gedweild
• alle vuilnis en vuilzakken worden onmiddellijk na de activiteit meegenomen door de gebruiker
• alle ramen en deuren worden correct afgesloten
• alle verlichting wordt gedoofd
• alle verwarming, kookapparaten… worden uitgeschakeld

Artikel 18

Bij alle inbreuken en / of beschadigingen worden de materiaalkost en / of de ingezette personeelsuren om alles in een correcte staat te herstellen door de gebruiker vereffend volgens de hem voorgelegde factuur.

Muziek en burenhinder

Artikel 19

Burenhinder wordt zoveel mogelijk vermeden. Aan huurders wordt gevraagd om ramen en deuren gesloten te houden en de aanwezigen aan te manen om bij het verlaten van de zaal de nachtrust van de buurt niet te verstoren. Indien aangewezen kan het college van burgemeester en schepenen aan de huurder voorwaarden opleggen om de burenhinder tot een minimum te beperken.

Artikel 20

In volgende accommodaties is muziek enkel toegelaten tot 22.00 uur: Kerkelare , Oud Vredegerecht en Tempelhof.

Aanvraagprocedure

Artikel 21

Een zaal reserveren kan ten vroegste 2 jaar voor aanvang van de activiteit door verenigingen en ten vroegste 6 maanden voor aanvang van de activiteit door particulieren.

Artikel 22

Een zaal reserveren kan via het digitale reservatiesysteem (https://reservaties.lievegem.be) of persoonlijk via het team evenementen.

Artikel 23

Aanvragen die neigen naar exclusief gebruik kunnen geweigerd worden. Geen enkele aanvrager kan bij het toekennen van de zaal aanspraak maken op verworven rechten.

Artikel 24

Aanvragen kunnen gedurende maximum 2 weken in optie gehouden worden. Indien binnen deze termijn geen officiële aanvraag tot reservatie ingediend wordt, vervalt de aanvraag automatisch.

Artikel 25

Betaling van de factuur impliceert het aanvaarden van het gebruikersreglement.

Aansprakelijkheid en verzekering

Artikel 26

Het gemeentebestuur sluit een brandverzekering af voor het gebouw en de eigen inboedel met afstand van verhaal t.o.v. de huurders.

Artikel 27

De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering voor zaken die buiten de brandverzekering van het gemeentebestuur vallen (vb. eigen materiaal, …). De gebruiker dient te beschikken over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor schade aangebracht aan personen en goederen naar aanleiding van de uitgeoefende activiteiten.

Artikel 28

De huurder is aansprakelijk voor alle schade die tijdens het gebruik aan of in de gehuurde lokalen wordt aangericht. De huurdersaansprakelijkheid omvat ook de eventuele schade aangebracht aan de in het gehuurde goed aanwezige roerende goederen van het gemeentebestuur (vb. meubelen, geluidsinstallatie, ...). De huurder is niet aansprakelijk voor de schade als gevolg van normaal gebruik van het lokaal.

Artikel 29

Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

Specifieke veiligheidsbepalingen

Artikel 30

In het kader van de brandveiligheid waakt de gebruiker over het niet overschrijden van de maximumcapaciteit van de zaal.

Artikel 31

De gebruiker dient er steeds op te letten dat alle nooduitgangen volledig worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid volledig bereikbaar zijn.

Artikel 32

De veiligheid in en rond het gehuurde goed moet ten allen tijde verzekerd zijn. Indien nodig dienen op initiatief van het college van burgemeester en schepenen de nodige maatregelen getroffen te worden.

Extra bepalingen

Artikel 33

De gebruiker is verplicht er voor te zorgen dat al diegenen die van de zaal gebruik maken, de gebruiksvoorwaarden stipt naleven, er voldoende toezicht uitgeoefend wordt, het publiek zich ordelijk gedraagt en de verbodsbepalingen worden nageleefd.

Artikel 34

Indien de gebruiker zijn verplichtingen niet nakomt, heeft het college van burgemeester en schepenen het recht de activiteit onmiddellijk stop te zetten en de gebruiker niet meer toe te laten zonder verhaal op enige schadevergoeding.

Artikel 35

In geval van omzeiling van de verplichtingen en/of verboden die in dit gebruikersreglement en de bijzondere bepalingen zijn opgenomen, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om, naast de aanrekening van de kosten voor schade, aan de huurder de huur van de gemeentelijke infrastructuur te ontzeggen.

Artikel 36 - Non-discriminatieclausule

De aanvrager verbindt er zich toe:

• geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.
• Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
• De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
• Indien men een beroep doet op derden, onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Lievegem – rekening houdend met alle elementen – maatregelen nemen.

Artikel 37 Afwijkingen
Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in uitzonderingsgevallen en mits grondige motivering afwijkingen toe te staan op de bepalingen van dit reglement.

Artikel 38

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Bekendmaking

Het besluit wordt opgestuurd naar team financiën, team evenementen, team cultuur en team communicatie.

Bekendmaking op de gemeentelijke website.

Naar ABB via digitaal loket.