De voorzitter opent de zitting op 12/09/2024 om 21:24.
Nicholas Spinel, Voorzitter
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32 en 74
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement ocmw-raad, artikel 31 en 32
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.
Het zittingsverslag is te bekijken op https://youtu.be/luL8okVxv_U
De OCMW-raad keurt de notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raadszitting van 26 juni 2024 goed.
Kim Martens, burgemeester
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering, inzonderheid artikelen 171 §4, 176 en 263
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole, het debiteurenbeheer, de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's, artikel 177
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over het systeem van klachtenbehandeling, artikel 302 en 303
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de jaarlijkse rapportering over de organisatiebeheersing, artikel 219
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018, inzonderheid de artikelen 6, 29 en 108
Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, inzonderheid artikel 5
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2019 tot vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2020 tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 december 2021 tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 december 2022 tot tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2023 tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 september 2023 over meerjarenplan 2020-2025 - opvolgingsrapportering eerste semester 2023
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2024 over de jaarrekening 2023
Besluit van het vast bureau van 11 juni 2024 over kwartaalrapportering eerste tot vierde kwartaal 2023
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2024 over kwartaalrapportering eerste tot vierde kwartaal 2023
Overeenkomstig artikel 263 van het decreet lokaal bestuur bepalen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd. Hierbij wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.
Volgens artikel 29 van het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen hoort de opvolgingsrapportering minstens volgende elementen te bevatten:
In functie van de rapportering over het meerjarenplan 2020-2025 werd geopteerd voor een rapportering op actieniveau.
Overeenkomstig artikel 171 van het decreet lokaal bestuur staat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid in voor:
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau:
Overeenkomstig artikel 303, §3 rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Overeenkomstig artikel 219 rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Lokaal bestuur Lievegem wil de decretaal verplichte rapporteringen integreren tot één beleidsrapport en uitbreiden met informatie over de reguliere werking en dienstverlening. Aan de hand van dit beleidsrapport kan het beleid en het management gefundeerde beslissingen nemen en de werking op een goede manier sturen.
De kwartaalrapportering werd in 2022 opgestart met een aantal pilootteams en nadien geëvalueerd. Voor 2023 opteerden we voor een beknoptere rapportering, verplicht voor alle teams. Deze rapportering omvat per team en per kwartaal:
Ook de verplichte rapporteringen werden hierin opgenomen:
Om de kwartaalrapportering gelijk te schakelen met de opvolgingsrapportering, hebben we op advies van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) de naamgeving van de kwartaalrapportering Q2, Q3 en Q4 aangepast naar "opvolgingsrapportering". Hiermee voldoen we aan de minimumvereisten van het decreet lokaal bestuur, dat bepaalt dat elk bestuur minimaal één keer per jaar een opvolgingsrapportering aan de raad moet voorleggen. De eerste opvolgingsrapportering moet minstens betrekking hebben op het eerste semester van het boekjaar en moet plaatsvinden vóór het einde van het derde kwartaal van het lopende jaar.
Vanaf 2024 werd de kwartaalrapportering (update prioritaire en niet-prioritaire acties, verbeteracties organisatiebeheersing, informatie en statistieken dienstverlening, financiële rapportering, ...) geautomatiseerd binnen Pepperflow, een tool voor projectbeheer en monitoring. Een rapportering per kwartaal was nog niet mogelijk wegens de opzet van het systeem en de leercurve voor de verschillende teams. Ons streefdoel blijft nog altijd een rapportering per kwartaal.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering 2024 over het eerste tot tweede kwartaaal 2024, zoals gevoegd in bijlage.
Hilde de Graeve, schepen sociale zaken
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 485 dat stelt dat de bepalingen van deel 2, titel 7, inzake het bestuurlijk toezicht van toepassing zijn op de welzijnsverenigingen en artikel 490 paragraaf 2-4 dat de procedure van het toezicht beschrijft.
Besluit van de Vlaamse Regering Artikel 193, 2e lid stelt dat de jaarrekening van de OCMW-vereniging samen met een kopie van het desbetreffende besluit tegelijkertijd verzonden wordt naar de raden voor maatschappelijk welzijn en naar de toezichthoudende overheid.
Op 20 juni 2024 keurde de Algemene Vergadering van Welzijnsband Meetjesland de jaarrekening 2023 van Welzijnsband Meetjesland goed.
In het kader van het administratief toezicht ontving het OCMW van Lievegem de jaarrekening en een kopie van het bijhorende besluit van de Algemene Vergadering.
Het is de bedoeling om deze jaarrekening 2023 voor te leggen voor kennisname en advies aan de OCMW-raad. De OCMW-raad kan binnen vijftig dagen na verzending zijn opmerkingen ter kennis brengen van de provinciegouverneur.
Het is uiteindelijk de gouverneur die de jaarrekening goedkeurt mits deze juist en volledig is en een waar en getrouw beeld geeft.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2023 van Welzijnsband Meetjesland.
Hilde de Graeve, schepen
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 485 dat stelt dat de bepalingen van deel 2, titel 7, inzake het bestuurlijk toezicht van toepassing zijn op de welzijnsverenigingen en artikel 490 paragraaf 2-4 dat de procedure van het toezicht beschrijft.
Besluit van de Vlaamse Regering Artikel 193, 2e lid stelt dat de jaarrekening van de OCMW-vereniging samen met een kopie van het desbetreffende besluit tegelijkertijd verzonden wordt naar de raden voor maatschappelijk welzijn en naar de toezichthoudende overheid.
Op woensdag 19 juni 2023 keurde de Algemene Vergadering van Zorgbedrijf Meetjesland de jaarrekening 2023 van goed.
In het kader van het administratief toezicht ontving het OCMW van Lievegem de jaarrekening en een kopie van het bijhorende besluit van de Algemene Vergadering.
De jaarrekening zit in bijlage. Deze jaarrekening bevat nog geen cijfers over Lievegem.
Lievegem werd in augustus 2023 lid van het zorgbedrijf maar de Dienst Gezins- en Aanvullende Thuiszorg (DGAT) werd pas vanaf 1 januari 2024 door het zorgbedrijf overgenomen.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2023 van Zorgbedrijf Meetjesland.
Tim Maenhout, vertegenwoordiger AV
Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 432 (vaststelling mandatering)
Gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2019 over de aanduiding van de vertegenwoordigers in de algemene vergaderingen van Logo Gezond+ vzw
De statuten van Logo Gezond + vzw
De gemeente Lievegem is lid van de VZw Logo Gezond+ .
De gemeente werd op 14 augustus 2024 opgeroepen voor de buitengewone algemene vergadering van Logo Gezond+ op 5 november 2024
De gemeenteraad duidde op 27 februari 2019 de vertegenwoordigers in de algemene vergaderingen van Logo Gezond+ aan.
De gemeenteraad is bevoegd om het mandaat van de vertegenwoordigers in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden vast te stellen en het standpunt te bepalen dat de gemeentelijke vertegenwoordigers moeten innemen op een algemene vergadering.
Artikel 1
De gemeenteraad stelt het mandaat van Vincent Laroy, wonende te Varensbos 39, Lievegem, als effectieve vertegenwoordiger voor de buitengewone algemene vergadering van Logo Gezond+ op 5 november 2024 vast.
Artikel 2
De gemeenteraad stelt het mandaat van Nik Braekman, wonende te Stationsstraat 16 Lievegem, als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de buitengewone algemene vergadering van Logo Gezond+ op 5 november 2024 vast.
Artikel 3
De agenda van de buitengewone algemene vergadering op 5 november 2024 bestaat uit volgend punt:
- Goedkeuring van de fusie van de Vlaamse Logo's.
De gemeenteraad keurt het agendapunt over de fusie van de Vlaamse Logo's goed.
Artikel 4
De gemeenteraad mandateert de vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan voormelde algemene vergadering om te stemmen zoals de gemeenteraad heeft beslist.
Artikel 5
De gemeentelijk vertegenwoordiger binnen de intergemeentelijke vereniging beantwoordt de eventuele vragen over de uitoefening van de bevoegdheden en taken van de raad van bestuur.
Hilde de Graeve, schepen
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 77 over de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn
Besluit van het vast bureau van 6 december 2022 tot goedkeuring van de ondertekening van de intentieverklaring van de Meetjeslandse besturen voor WSE (ESF) Capacity Building – oproep Lokale partnerschappen 2023
Beslissing van het vast bureau van dinsdag 19 september 2023 tot principiële goedkeuring tot intekening op het Europa WSE-project 'lokaal partnerschap' samen met de 10 aangesloten besturen van Welzijnsband Meetjelsand
Besluit van de OCMW-raad van 18 oktober 2023 tot goedkeuring van de oproep lokaal partnerschappen gepubliceerd door Europa WSE (ESF) - indienen project met alle Meetjeslandse Lokale besturen via Welzijnsband Meetjesland - verhoging van de uitgaande subsidie voor Welzijnsband
Beslissing van het vast bureau van dinsdag 6 augustus 2024 tot principiële goedkeuring tot ondertekening van de partnerschapsovereenkomst B-OOST Meetjesland met alle tien de Meetjeslandse lokale besturen
In juni 2023 werd in kader van het ESF-programma 2021-2027 een oproep lokale partnerschappen gepubliceerd door Europa WSE (ESF). Deze lokale partnerschappen kunnen opstarten vanaf 1 januari 2024 met een vermoedelijke looptijd tot 31 december 2029.
Deze lokale partnerschappen komen in de plaats van huidige ESF-projecten in onze regio: voor ‘outreach en activering’ Link, Jobpit Meetjesland (Compaan), Travak en voor ‘lokale partnerschappen jongeren’ De Plek, Vlam en Start Op, die ten einde liepen op 31 december 2023.
In de zitting van de OCMW-raad van 18 oktober 2023 werd beslist dat er een project ingediend mocht worden, samen met alle Meetjeslandse Lokale besturen, via de Welzijnsband Meetjesland.
Het lokaal partnerschap, B-OOST Meetjesland, schoot al even uit de startblokken.
De 1ste trajecten zijn in begeleiding en het partnerschap krijgt zichtbaarheid in onze regio. Het kernteam en ondersteuningsgroep bereiden zich ondertussen voor op het najaar 2024 en voorjaar 2025.
De partnerschapsovereenkomst, waar Lokaal bestuur Lievegem deel van uitmaakt, werd afgewerkt. Deze overeenkomst werd goedgekeurd op de Raad van Bestuur van Welzijnsband op 6 juni 2024.
Het vast bureau van 6 augustus 2024 gaf de principiële goedkeuring tot ondertekening van deze partnerschapovereenkomst.
Vanaf 2024 wordt jaarlijks € 9.907,24 extra kredieten voorzien als uitgaande subsidie aan de Welzijnsband via verhoging van jaarbudgetrekening 2024-2029/GBB-WELZYN/0900-00/6499000/OCMW/VB/IP-GEEN
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn bureau geeft de goedkeuring tot ondertekening van de partnerschapsovereenkomst B-OOST Meetjesland met alle tien Meetjeslandse lokale besturen.
Kim Martens, burgemeester
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56§1 en Afdeling 3 – Dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Statuten van de dv Veneco
Het besluit van het vast bureau van 6 augustus 2024 over gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk Veneco
Veneco ontving de vraag naar de interesse om toe te treden tot de gemeenschappelijke preventiedienst. De context, structuur en werking van deze dienst werd verder toegelicht in de infovergadering op 27 mei 2024.
Het verzoek werd voorgelegd aan alle overlegcomités van de aan te sluiten diensten en kreeg positief advies tot toetreding. Het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW stemden eveneens positief over deelname aan deze intergemeentelijke preventiedienst.
De meerwaarde bestaat erin dat een GIDPBW een betere, efficiëntere en meer rationele werking heeft dan elk bestuur afzonderlijk.
Een preventieadviseur niveau 1/master is hoofd van deze dienst en wordt ondersteund door één of meerdere preventieadviseurs niveau 2. Deze preventieadviseur oefent zijn functie voltijds uit en is zo veel mogelijk in de besturen zelf aanwezig. De gezamenlijke dienst verzamelt kennis over verschillende disciplines. Er is één opvolging van de wetgeving en een globale aanpak bij gelijkaardige risico’s.
Elk bestuur duidt een preventiemedewerker aan, die nauw samenwerkt met de preventieadviseur(s) van de gemeenschappelijke dienst. Lokale noden worden lokaal behandeld, met de expertise van de preventieadviseurs van de GID.
De gemeente is reeds vennoot van de dv Veneco, het OCMW nog niet. Vennoot zijn van de dv Veneco is een voorwaarde om diensten te kunnen afnemen bij Veneco. Bovendien zorgt het lidmaatschap er ook voor dat zij geen BTW moeten aanrekenen op de diensten die ze leveren.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om toe te treden tot de intergemeentelijke dienstverlenende vereniging Veneco, gevestigd te 9070 Destelbergen, Panhuisstraat 1, en de bij deze beslissing gevoegde en als dusdanig hiervan deel uitmakende statuten goed te keuren.
Hilde De Graeve, schepen
Het koninklijk besluit van 25 september 2022 over de Intergemeentelijke Vereniging Veneco (KBO nr. 0200.065.765) die vergund wordt om een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 56§1 en Afdeling 3 – Dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen
Statuten van de dv Veneco
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van heden over de toetreding van het OCMW bij de dv Veneco
Het besluit van het vast bureau van 6 augustus 2024 over gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk Veneco: principiële goedkeuring
Op 31 december 2024 beëindigt SolVa het contract voor de interne preventiedienst met het lokaal bestuur Lievegem.
Veneco is bereid om deze taak over te nemen vanaf 1 januari 2025.
Veneco heeft een gemeenschappelijke interne preventiedienst opgericht waar de lokale besturen, OCMW’s, politiezones en eventueel andere welzijnsorganisaties deel kunnen van uit maken. Zij hebben hiervoor op 15 september 2020 een aanvraag tot erkenning ingediend. De toelating wordt verleend door de minister van werk en gebeurt via een Koninklijk Besluit. De erkenning werd gegeven in het Koninklijk Besluit van 6 juni 2022 (HUA/32799/S/GDSC522). De dienst is reeds operationeel sinds 1 januari 2021.
De gemeente is reeds vennoot van Veneco, het OCMW nog niet. Vennoot zijn van Veneco is een voorwaarde om diensten te kunnen afnemen bij Veneco, bovendien zorgt het lidmaatschap er ook voor dat zij geen btw moeten aanrekenen op de diensten die ze leveren.
De Raad van Bestuur van Veneco op 22 mei 2024 hechtte haar goedkeuring aan de toetreding van OCMW Lievegem tot Veneco ingevolge de vraag tot afname van de dienstverlening GIDPBW door gemeente en OCMW Lievegem.
Deze toetreding van het OCMW Lievegem zal nog bevestigd worden door de Buitengewone Algemene Vergadering van Veneco van maart 2025.
Aan het overlegcomité wordt op 28 augustus 2024 een positief advies gevraagd om toe te treden tot deze dienstverlening.
De gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (of kortweg GIDPBW) van Veneco is officieel erkend op 6 juni 2022. De GIDPBW adviseert de aangesloten besturen bij de uitvoering van hun welzijnsbeleid. De preventieadviseurs geven de werkgever, leidinggevenden en werknemers informatie, advies en opleidingen over allerlei topics van de verschillende welzijnsdomeinen (arbeidsveiligheid, arbeidsgezondheid, ergonomie, arbeidshygiëne en psychosociale belasting veroorzaakt door het werk).
Een greep uit het diverse takenpakket van de GIDPBW:
Het OCMW moet toetreden tot een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Veneco schreef een raamcontract uit voor het aanstellen van een gemeenschappelijke externe dienst voor alle besturen die aangesloten zijn bij de GIDPBW.
Het OCMW moet toetreden tot de gegunde externe dienst voor preventie en bescherming op het werk om te kunnen genieten van de interne dienst van Veneco.
Het OCMW krijgt een jaar uitstel om toe te treden op de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Er werd een raming van de kosten gemaakt op basis van de aangeleverde gegevens van de geïnteresseerde besturen. De kosten omvatten de bruto-personeelskost, 15% algemene kosten en de verplaatsingskosten. Deze totale kost wordt voor 10% gelijk verdeeld over de deelnemende besturen. De overige 90% wordt verdeeld volgens een risicowaardering (wegingsfactor volgens het type werknemer).
Op basis van het personeelsbestand van 31 december 2023 wordt de jaarlijkse kost voor het O.C.M.W. geraamd op € 5.100. De nodige kredieten worden voorzien op 2025/GBB-PER/0112-01/6231000/OCMW/VB/IP-GEEN.
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de toetredingsvoorwaarden tot een intergemeentelijke preventiedienst van Veneco en beslist om toe te treden tot de interne dienst voor het uitvoeren van haar opdracht in het kader van preventie en welzijn op het werk.
Hilde De Graeve, schepen
Het koninklijk besluit van 25 september 2022 over de Intergemeentelijke Vereniging Veneco (KBO nr. 0200.065.765) die vergund wordt om een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten
Decreet lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 34-2°, 431 en 432
Statuten van Veneco
Het gemeenteraadsbesluit van 12 september 2024 over de toetreding bij Veneco voor de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
Ingevolge de toetreding tot de Gemeenschappelijke lnterne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk van de dienstverlenende vereniging Veneco moet een vertegenwoordiger in het beheerscomité worden aangeduid.
Schepen Hilde De Graeve wordt voorgesteld als nieuwe vertegenwoordiger in het beheerscomité van de Gemeenschappelijke lnterne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk van de dienstverlenende vereniging Veneco.
De vertegenwoordigers kunnen voor de volledige legislatuur aangeduid worden.
De stemming over het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen, in de organen van ander rechtspersonen en feitelijke verenigingen moeten geschieden bij geheime stemming.
Gaat over tot geheime stemming.
Hilde De Graeve: 19 stemmen
Didier Garre: 4 stemmen
Gunter Lippens: 1 stem
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn stemt in met de aanstelling Hilde De Graeve (politiek mandaat) om deel uit te maken van het beheerscomité.
Artikel 2
Deze aanduiding is geldig voor de resterende duur van de legislatuur 2019-2024.
Hilde De Graeve, schepen
Jeroen Van Acker, schepen
Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 40, §3 en 286
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 3 juli 2019 over Rechtspositieregeling gemeente Lievegem: goedkeuring, zoals gewijzigd door de besluiten van 1 juli 2020, 18 november 2020 en 24 november 2021 en 14 september 2022
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 5 maart 2024 over Personeel - team personeel - externe begeleiding door Jurplus: goedkeuring
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2024 over Personeel - arbeidsreglement gemeente en OCMW Lievegem - wijziging: vaststelling
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 13 augustus 2024 over Personeel - Arbeidsreglement - Aanpassing smartphone reglement: principiële goedkeuring
Volgens de bepalingen van het huidige smartphonereglement is het niet mogelijk om de GSM van Lievegem te gebruiken voor privédoeleinden en vice versa. Het is voor sommige functies noodzakelijk om hierin een alternatief te bieden (bv. permanentie), alsook laat de prijszetting van de raamovereenkomst telefonie onder de Vlaamse Overheid meer mogelijkheden toe.
Het MAT besliste in januari om team IT en team personeel te laten onderzoeken of er een systeem met 'Bring Your Own Device' kan opgezet worden. In dit scenario koopt de medewerker een toestel waarvan hij/zij verklaart dit ook voor het werk te gaan gebruiken. Hierin wordt de medewerker gecompenseerd (steeds met een minimum inbreng van € 100 om geen aanrekening voordelen alle aard te hebben) en draagt het lokaal bestuur maximum € 300 bij.
Op het toestel zelf kan een werk- en privéprofiel ingesteld worden, waardoor vanaf één toestel kan gewerkt worden. Team IT heeft in dit scenario de mogelijkheid om apps te beheren op het bedrijfsprofiel, maar kan geenszins aan de apps en informatie op het privéprofiel.
De impact van deze beslissing werd financieel berekend en betekent voor het lokale bestuur geen extra negatieve last. Gesprekken en gebruik van data kunnen door middel van de twee profielen gescheiden worden (= split bill), waarvoor de RSZ ondertussen positief geadviseerd heeft.
Binnen dit kader stelt het MAT voor om tegelijkertijd elke medewerker van een mailadres van de organisatie te voorzien. Gezien we op dit toestel een werkprofiel plaatsen, kan elke medewerker via deze weg z'n professionele communicatie ontvangen en beantwoorden. Door elke medewerker in de organisatie deze optie te geven, kunnen we team infrastructuur ook de middelen geven om de vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor werken in onroerende staat (WIOS) op te starten, waarbij ze met behulp van hun smartphone en 3P zullen kunnen aangeven aan welk project men werkt. We kunnen ten slotte ook elke medewerker die geen laptop heeft, de mogelijkheid geven om in te prikken in de prikklok via hun smartphone (bv. voor medewerkers schoonmaak en logistiek en kinderbegeleiders).
We behouden wel de mogelijkheid dat medewerkers de werkwijze op vandaag toepassen, nl. een toestel gefinancierd door de gemeente en enkel voor professionele doeleinden.
Na bespreking in de zitting van 25 juni 2024 werd opdracht gegeven aan Jurplus om een nieuw smartphone reglement uit te werken waarbij met volgende uitgangspunten moest rekening gehouden worden:
Het ontwerp van reglement opgemaakt door Jurplus werd besproken in het managementteam van 7 augustus 2024 en her en der nog wat aangepast waarna het door het college van burgemeester en schepenen principieel werd goedgekeurd.
Het ontwerp werd voorgelegd aan het Bijzonder Onderhandelingscomité en Hoger Overlegcomité op 28 augustus 2024 (verslag in bijlage).
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de wijzigingen aan BIJLAGE VII. Smartphone reglement van het arbeidsreglement voor gemeente en OCMW Lievegem vast.
Namens OCMW-raad,
Kenneth Pauwels
algemeen directeur
Nicholas Spinel
voorzitter