Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen van cultuur
Kim Martens, schepen van sport
Caroline Fredrick, schepen van jeugd

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40§3 : De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast

Het besluit van college van burgemeester en schepenen van 17 augustus 2021 over het subsidiereglement "Een budget voor wilde ideeën van Lievegemse inwoners": principiële goedkeuring

Het besluit van college van burgemeester en schepenen van 30 november 2021 over het subsidiereglement "Een budget voor wilde ideeën van Lievegemse inwoners"- aangepaste versie: principiële goedkeuring

Feiten en motivering

Dit subsidiereglement is de uitvoering van actie-279 uit het meerjarenplan 2020-2025, werd uitgewerkt door team cultuur en afgetoetst bij resp. de andere vrijetijdsdiensten en (informeel) bij hun resp. adviesraden.

Basis voor deze nieuwe subsidie is het idee van een “burgerbudget”: de lokale overheid geeft haar inwoners de regie en een budget voor de realisatie van projecten en activiteiten met een meerwaarde voor de gemeente.

Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn:

• Oog voor laagdrempeligheid. Oppassen voor zware en moeilijke administratieve aanvraaglast, voor te grote voordelen voor de ‘goeie’ schrijvers, voor te lange beslissingsduur
• Oog voor haalbaarheid. Oppassen voor “onzekerheid bij de aanvrager” over de uiteindelijk toegekende middelen: zeker particulieren hebben geen budget om voor te schieten, men weet graag precies op hoeveel steun men kan rekenen, …
• Oog voor toegankelijkheid. Oppassen dat “ervaren” organisaties en verenigingen andere inwoners niet gaan wegduwen, dat ook jongeren toegang hebben
• Oog voor specifieke situatie van Lievegem (geen stad en geen dorp). Oppassen dat het geen populariteitswedstrijd tussen deelkernen wordt

Op het college van burgemeester en schepenen van 17 augustus 2021 werd het ontwerpreglement principieel goedgekeurd en werd beslist om het advies van cultuurraad, jeugdraad, sportraad, ouderenadviesraad op te vragen. De adviezen werden geformuleerd op volgende data: 23 september 2021 - ouderenadviesraad, 13 september 2021 - sportraad, 23 september 2021 - jeugdraad en 20 september 2021 - cultuurraad.

De adviezen werden op de collegevergadering besproken en een aangepast ontwerpreglement werd principieel goedgekeurd op de vergadering van het college van burgemeester en schepenen van 30 november 2021.

Financiële impact

Voor actie-279 uit het meerjarenplan "subsidiereglement voor wilde ideeën van inwoners van Lievegem" is een (jaarlijks) budget voorzien van 20.000 euro op jaarbudgetrekening 2022-2025/ACT-279/0709-00/6493000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Subsidiereglement “een budget voor wilde ideeën van Lievegemse inwoners”

Artikel 1: doelstelling
Dit reglement heeft tot doel projecten te ondersteunen waarin burgers zelf initiatief nemen om de sociale en fysieke leefbaarheid in Lievegem te versterken en zo het samenleven te bevorderen. Met een jaarlijks budget van 20.000 euro wil de gemeente inwoners stimuleren om zelf activiteiten te organiseren en projecten te realiseren die inzetten op verbinding van de gemeenschap, die inspelen op een opportuniteit of die een pijnpunt in de straat, de buurt, de gemeente … aanpakken.

Welke projecten en activiteiten komen in aanmerking?

Artikel 2: voorwaarden
Activiteiten en projecten moeten voldoen aan volgende basisvoorwaarden:

• Een maatschappelijke meerwaarde. Het doel moet zijn: het samenleven, de participatie, betrokkenheid en/of communicatie of de sociale en fysieke leefbaarheid van de straat, buurt, een deel/volledig Lievegem te verbeteren. De activiteit of het project moet tegemoet komen aan een nood, een verlangen, een opportuniteit, die leeft in de straat, buurt of in Lievegem.
• Voor en door inwoners. Activiteiten en projecten moeten steunen op zelfinitiatief: inwoners moeten zelf de handen uit de mouwen steken. Daarnaast moeten projecten en activiteiten: publiek toegankelijk zijn en ten goede komen van een ruime groep inwoners.
• Samenwerking. Het resultaat is een samenwerking tussen diverse actoren (buurtbewoners, verenigingen/organisaties, buurtactoren, lokale handelaars, welzijnsorganisaties …).
• Vernieuwend. Activiteiten en projecten moeten nieuwe initiatieven zijn of een meerwaarde bieden aan de inwoners.
• Plaatsvinden in Lievegem.Activiteiten en projecten richten zich op Lievegem: een buurt, één of meerdere straten, een verkaveling, een dorpskern … op Lievegems grondgebied of de volledige gemeente.
• Realistisch. Activiteiten en projecten moeten uitgevoerd worden binnen de 12 maanden na goedkeuring.

Artikel 3: beperkingen
Volgende activiteiten en projecten komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

• activiteiten en projecten met een commercieel of louter winstgevend karakter. Winst mag niet het hoofddoel zijn.
• activiteiten en projecten die via een andere weg gemeentelijke subsidies of ondersteuning krijgen
• activiteiten en projecten met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter
• privé-activiteiten of -projecten of die behoren tot de reguliere werking van de aanvrager
• activiteiten of projecten die indruisen tegen wettelijke of gemeentelijke bepalingen

Wie kan indienen?

Artikel 4: doelgroep
Activiteiten en projecten kunnen ingediend worden door:

• minstens 2 natuurlijke personen met domicilie in Lievegem. Minderjarige personen moeten vertegenwoordigd zijn door een meerderjarige persoon.
• verenigingen (al of niet gestructureerd in een VZW, een feitelijke vereniging of een zelfstandige afdeling van een koepelvereniging) of organisaties met minstens 2 verantwoordelijken met domicilie in Lievegem en een werking die zich grotendeels op Lievegems grondgebied situeert

Welke subsidie kan je krijgen?

Artikel 5: subsidiebedragen
De subsidie bedraagt minimum 500 euro, tenzij een lager bedrag vermeld wordt in de aanvraag, en maximum 2.000 euro per goedgekeurde activiteit of project. Het toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan de geraamde onkosten na aftrek van de geschatte inkomsten.

Artikel 6: inkomsten
Het project of de activiteit mag beperkte inkomsten genereren. Eventuele inkomsten moeten schappelijk en in verhouding tot het project of de activiteit zijn en meegerekend worden in de berekening of afrekening van de subsidie.
Cofinanciering met andere (externe) inkomensbronnen is mogelijk. De subsidie mag echter niet samenvallen met andere toelagen vanuit de gemeente Lievegem.

Artikel 7: kosten
Alle kosten die rechtstreeks betrekking hebben op het project of de activiteit en een meerwaarde bieden voor de doelstellingen ervan komen in aanmerking.
Personeelskosten, persoonlijke vergoedingen, aankopen van onroerende goederen, kosten voor voedsel en drank, geschenken, persoonlijke vervoersonkosten, telecommunicatie … komen niet in aanmerking.

Hoe vraag je de subsidie aan?

Artikel 8: indienrondes
Jaarlijks worden 2 indienrondes voorzien:

• indienronde 1: indienen voor 31 maart
• indienronde 2: indienen voor 30 september

Voor elke indienronde wordt een budget van 10.000 euro voorzien. Een eventueel overschot na verdeling van de goedgekeurde dossiers uit indienronde 1 wordt toegevoegd aan het voorziene budget voor indienronde 2.

Artikel 9: de aanvraag
Indienen gebeurt via het (online)aanvraagformulier waarin minstens volgende gegevens vermeld worden:

• een duidelijke en gemotiveerde uiteenzetting over het project of activiteit waaruit duidelijk blijkt dat aan de doelstellingen en de voorwaarden is voldaan
• een duidelijke voorlopige raming van inkomsten en uitgaven met opgave van de gevraagde subsidie
• identificatiegegevens en rijksregisternummer van de aanvrager

Artikel 10
Eenzelfde indiener kan jaarlijks subsidies ontvangen voor maximum één goedgekeurd project of activiteit.

Hoe beoordelen wij de aanvragen?

Artikel 11: interne werkgroep
Een interne werkgroep bestaande uit drie personeelsleden uit drie verschillende gemeentelijke teams, in een wisselende samenstelling, én een medewerker uit team vrijetijd evalueert en adviseert alle dossiers na elke indienronde aan de hand van de doelstellingen en de principes uit dit reglement. De medewerker vrijetijd staat in voor de ondersteuning van de werkgroep en neemt de rol van secretariaat op zich. De werkgroep kan op eigen initiatief de expertise inroepen van externen zoals burgers met kennis en deskundigheid rond de betreffende materie.

Artikel 12: beoordeling
De gemeentelijke administratie beoordeelt in eerste instantie de ontvankelijkheid van de ingediende projectvoorstellen aan de criteria opgesteld in dit reglement. De ontvankelijke dossiers worden vervolgens door de interne werkgroep getoetst aan de inhoudelijke beoordelingscriteria. Om in aanmerking te komen voor subsidie moet het dossier minstens 60% scoren.

Alle aanvragen met een score van 60% of hoger krijgen elk minimum 500 euro, tenzij een lager bedrag vermeld werd in de aanvraag. Het resterend subsidiebudget wordt verdeeld volgens de toegekende puntenrangorde, eerst het gevraagde subsidiebedrag (met een maximum van 2.000 euro) voor het project met de hoogste quotering, vervolgens de 2de in de rangschikking, … tot uitputting van het voorziene budget.

Artikel 13: bijsturing
Indien nodig kan deze interne werkgroep extern advies of expertise inroepen.
Indien een bepaald dossier een verdere uitwerking of verfijning vereist, wordt de indiener gecontacteerd. Deze kan beslissen om zijn dossier verder uit te werken, bij te sturen of stop te zetten.

Artikel 14: beslissing
Het college van burgemeester en schepenen beslist rond de al dan niet goedkeuring van de voorgelegde dossiers en de toegekende subsidiebedragen. Binnen 2 weken na de beslissing van het college ontvangen de aanvragers een bericht waarin toegelicht wordt of de aanvraag wordt goedgekeurd en het toegekende subsidiebedrag of afgewezen. Aan een gunstige beslissing van het college kunnen bijkomende voorwaarden gekoppeld worden.

Uitbetaling en verantwoording

Artikel 15: uitbetaling
Voor goedgekeurde activiteiten en projecten wordt onmiddellijk na goedkeuring 90% van de toegekende subsidie uitbetaald, het resterend saldo van 10% na het indienen van de nodige verantwoordingsstukken.

Artikel 16: verantwoording
Ten laatste 3 maanden na de afsluiting van het project of de activiteit wordt via het (online) verantwoordingsdossier een inhoudelijk en financieel verslag, met verantwoordingsstukken ingediend.

Artikel 17: restbedrag
Eventuele restbedragen kunnen door de gemeente teruggevorderd worden. In geval van terugvordering is elke persoon op het aanvraagformulier hoofdelijk aansprakelijk voor de totaliteit van het terug te vorderen bedrag.

Verdere afspraken en verplichtingen

Artikel 18: gemeentelijke ondersteuning
Voor goedgekeurde activiteiten en projecten kan gebruik gemaakt worden van de gemeentelijke infrastructuur ter beschikking voor verhuur en van het materiaal uit de gemeentelijke uitleendienst aan het gunsttarief voor erkende Lievegemse verenigingen.

Artikel 19: promomateriaal
In alle publicaties met betrekking tot het project moet de steun van de gemeente Lievegem duidelijk leesbaar worden vermeld door het gebruik van het logo van de gemeente Lievegem en de vermelding “met de steun van gemeente Lievegem”.

Sancties

Artikel 20: fraude
In de hierna vermelde gevallen kan de gemeente beslissen om de reeds uitbetaalde subsidie terug te vorderen:

• de aanvrager verzet zich tegen de uitoefening van de controle
• het project wordt niet uitgevoerd conform het goedgekeurd voorstel
• de subsidie wordt niet gebruikt voor het doel waarvoor ze is toegekend en de indiener kan het verkeerde gebruik niet rechtvaardigen
• in geval de aanvrager het voorwerp is van een insolventieprocedure
• in geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager
• bij het in pand geven van de subsidie aan een derde
• bij het niet indienen van de verantwoordingsstukken zoals bepaald dit reglement
• bij het niet naleven van de voorwaarden en procedures van dit reglement.

In geval van terugvordering is elke persoon op het aanvraagformulier hoofdelijk aansprakelijk voor de totaliteit van het terug te vorderen bedrag.

Artikel 21: projectwijziging
Indien het project niet kan plaatshebben of het opzet wordt grondig gewijzigd, wordt de gemeente hier onmiddellijk van verwittigd. Indien nodig wordt het project opnieuw voorgelegd aan de interne werkgroep en kan de subsidie, op advies van de interne werkgroep, door het college van burgemeester en schepenen geheel of gedeeltelijk ingehouden of teruggevorderd worden.

Extra clausules

Artikel 22: Non-discriminatieclausule en duurzaamheidsclausule
§ 1. De aanvrager verbindt er zich toe:

1. Geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.
2. Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden.
3. De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen te bevorderen en na te leven.
4. Indien men een beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.
5. Rekening te houden met de klimaatdoelstellingen van de gemeente.

§ 2. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Lievegem – rekening houdend met alle elementen – maatregelen nemen.

Bekendmaking

Team financiën, team communicatie, vrijetijdsdiensten en directeur vrije tijd
Op de gemeentelijke website.
Naar AAB via het digitaal loket.