Kim Martens, aangewezen burgemeester
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 39 over de deontologische code
Besluit van de gemeenteraad van 31 mei 2023 over de goedkeuring van de deontologische code voor lokale mandatarissen
Als lokaal bestuur hebben we de decretale verplichting om een deontologische code voor mandatarissen te hebben.
Tijdens de vorige legislatuur werd de deontologische code voor mandatarissen goedgekeurd.
Deontologische code voor lokale mandatarissen
Hoofdstuk 1: Toepassingsgebied
Artikel 1
De deontologische code is van toepassing op de lokale mandatarissen.
Voor de gemeente worden hieronder begrepen:
de voorzitter van de gemeenteraad
de gemeenteraadsleden,
de burgemeester,
de schepenen.
Deze code is bij uitbreiding ook van toepassing op de medewerkers van de lokale mandatarissen, welke hun statuut of hoedanigheid ook is (kabinets- en fractiemedewerkers), op de raadgevers van de mandatarissen en op de vertrouwenspersonen van de mandatarissen (zoals bedoeld in art. 16 van het decreet lokaal bestuur).
Lokale mandatarissen die namens de gemeente andere mandaten bekleden, zijn in die hoedanigheid eveneens ertoe gehouden de bepalingen van de deontologische code na te leven. Dit geldt zowel voor de mandaten die rechtstreeks in verband staan met hun ambt als voor alle hiervan afgeleide mandaten.
Indien een mandaat namens de gemeente wordt opgenomen door een extern persoon, dus niet vermeld onder de eerste paragraaf van dit artikel, zal bij diens aanstelling gevraagd worden deze deontologische code te onderschrijven.
Zij zullen er tevens over waken dat zij, ook buiten het kader van deze mandaten, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die afbreuk doen aan de eer en de waardigheid van hun ambt.
Hoofdstuk 2: Het voorkomen van belangenvermenging en de schijn ervan
Artikel 2
Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet gebruiken voor het eigen persoonlijk belang. Dat mag ook niet voor het persoonlijk belang van een ander persoon of het belang van een organisatie bij wie hij/zij een directe of indirecte betrokkenheid heeft.
Artikel 3
Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging, en zelfs de schijn daarvan, tegen. Een lokale mandataris neemt geen deel aan de bespreking en de stemming wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt.
Artikel 4
Een lokale mandataris beseft dat mogelijke belangenvermenging niet beperkt is tot de bespreking en stemming. Daarom zorgt een lokale mandataris dat er ook geen enkele beïnvloeding is tijdens de andere fases van het besluitvormingsproces.
Artikel 5
Een lokale mandataris zorgt dat bij contacten met de burger nooit de schijn gewekt wordt dat particuliere belangen begunstigd (kunnen) worden.
Artikel 6
Een lokale mandataris mag volgende in artikel 10 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde functies niet uitoefenen:
Artikel 7
Een lokale mandataris mag volgende in artikel 27 §2 van het Decreet Lokaal Bestuur genoemde overeenkomsten en handelingen niet aangaan:
1° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen betaling te werken in geschillen ten behoeve van de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken
2° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris ten behoeve van de tegenpartij van de gemeente of ten behoeve van een personeelslid van de gemeente te werken bij geschillen die betrekking hebben op beslissingen over de tewerkstelling binnen de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken
3° rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst te sluiten, behalve in geval van een schenking aan de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, behalve als het gemeenteraadslid een beroep doet op een dienstverlening van de gemeente of van een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap en ten gevolge daarvan een overeenkomst aangaat
4° op te treden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente.
Artikel 8
Ter bevordering van de transparantie en om schijn van partijdigheid te voorkomen, meldt een lokale mandataris aan de algemeen directeur welke betaalde en onbetaalde mandaten hij/zij vervult naast het politiek mandaat bij het lokaal bestuur.
Artikel 9
Een lokale mandataris meldt aan de algemeen directeur wanneer hij/zij substantiële financiële belangen heeft (bijvoorbeeld aandelen of opties) in een onderneming waarmee de gemeente zaken doet of waarin de gemeente een belang heeft.
Artikel 10
De door een lokale mandataris gemelde mandaten en beduidende financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan mandaat of belang moet meegedeeld worden. De algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen, draagt zorg voor een geactualiseerde openbare lijst van gemelde mandaten en belangen.
Hoofdstuk 3: Het voorkomen van corruptie en de schijn ervan
Artikel 11
Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem/haar gegeven of beloofd werden.
Artikel 12
Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van corruptie tegengaan.
Het aannemen van geschenken
Artikel 13
Een lokale mandataris neemt geen geschenken aan die hem/haar door zijn/haar functie worden aangeboden. Eventueel uitgezonderd zijn de incidentele, kleine attenties (zoals een bloemetje of een fles wijn) waarbij de schijn van corruptie en beïnvloeding minimaal is én waarbij minstens aan één van de onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
Het weigeren of teruggeven van het geschenk zou de gever ernstig kwetsen of bijzonder in verlegenheid brengen.
De overhandiging van het geschenk vindt in het openbaar plaats.
Het terugbezorgen van het geschenk is praktisch onwerkbaar.
Het gaat om een prijs die door de lokale mandataris gewonnen wordt bij een tombola of activiteit.
Een lokale mandataris doet er daarom alles aan om dat te voorkomen.
Artikel 14
Als geschenken (al dan niet volgens de regels in artikel 13 van deze code) in het bezit komen van een lokale mandataris, wordt dit door de lokale mandataris gemeld aan de algemeen directeur.
Afhankelijk van de aard van het geschenk en de omstandigheden waarin het gegeven werd, wordt het ofwel alsnog terugbezorgd, ofwel eigendom van de gemeente en het OCMW. De algemeen directeur registreert deze giften en geeft ze in alle transparantie een gemeentelijke en OCMW bestemming.
Artikel 15
De gemeenteraad kan in concrete gevallen afwijken van de regels die gelden over het aannemen van geschenken. Dit kan enkel in volledige openbaarheid.
Het aannemen van persoonlijke geschenken, voordelen en diensten
Artikel 16
Een lokale mandataris accepteert geen persoonlijke geschenken, voordelen of diensten van anderen, die hem/haar uit door zijn/haar functie worden aangeboden,
tenzij aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
Het weigeren ervan maakt het raadswerk onmogelijk of onwerkbaar.
De schijn van corruptie of beïnvloeding is minimaal.
Artikel 17
Een lokale mandataris gebruikt die persoonlijke geschenken, voordelen of diensten die voor zijn/haar raadswerk aangenomen mogen worden nooit voor privédoeleinden.
Het aannemen van uitnodigingen
Artikel 18
Een lokale mandataris accepteert uitnodigingen (lunches, diners, recepties en andere) die door anderen betaald of gefinancierd worden enkel wanneer aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
Het accepteren van reizen, verblijven en werkbezoeken
Artikel 19
Een lokale mandataris accepteert werkbezoeken, waarbij reis- en verblijfkosten door anderen betaald worden alleen bij hoge uitzondering. Een dergelijke invitatie dient altijd besproken te worden op de gemeenteraad. De invitatie kan alleen geaccepteerd worden wanneer het bezoek aantoonbaar van belang is voor de gemeente en de schijn van corruptie of beïnvloeding uitgesloten is. Van een dergelijk werkbezoek wordt altijd (schriftelijk) verslag gedaan aan de raad.
Hoofdstuk 4: Het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur
Artikel 20
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgelegd zijn over het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur.
Artikel 21
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgesteld zijn voor het gebruik van interne voorzieningen die voor het raadswerk worden voorzien.
Artikel 22
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels over onkostenvergoedingen voor studiedagen, vormingscursussen en verplaatsingen noodzakelijk voor de uitoefening van het mandaat zoals vastgesteld in het huishoudelijk reglement.
Hoofdstuk 5: Omgaan met informatie
Artikel 23
De gemeenteraad werkt onder het principe van principiële openbaarheid. Zij ziet erop toe dat het college van burgemeester en schepenen alle relevante informatie aangaande dossiers, stukken en akten openbaar toegankelijk maakt.
Artikel 24
Een lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven op basis waarvan hij/zij individueel gestemd heeft. Daarnaast communiceert een lokale mandataris eerlijk over de reden en motieven op basis waarvan de raad als geheel de beslissing genomen heeft.
Artikel 25
Een lokale mandataris is gebonden aan het beroepsgeheim wanneer hij/zij door de functie van lokale mandataris kennis krijgt van geheimen die door personen aan de gemeente zijn toevertrouwd. Bekendmaking van deze geheimen is verboden, behalve wanneer de wet de openbaring oplegt of mogelijk maakt.
Artikel 26
Naast het strenge beroepsgeheim geldt eveneens een geheimhoudingsplicht voor lokale mandatarissen. Deze plicht beschermt wat besproken wordt tijdens een besloten vergadering (feiten, meningen, overwegingen…).
Artikel 27
Een lokale mandataris heeft een algemene discretieplicht. Hij/zij gaat op discrete en voorzichtige wijze om met de informatie die hem/haar toekomt in de uitoefening van zijn/haar functie.
Artikel 28
Een lokale mandataris gebruikt de informatie die hij/zij kreeg door de uitoefening van zijn/haar functie enkel voor zijn/haar raadswerk en niet voor zijn/haar persoonlijk belang of voor het persoonlijk belang van anderen.
Hoofdstuk 6: Informatieverstrekking
Artikel 29
§1. Een lokale mandataris maakt brieven niet openbaar en stuurt e-mails niet door wanneer het niet zeker is dat de afzender daarmee zou instemmen. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender wordt de expliciete toestemming gevraagd.
§2. Een lokale mandataris houdt zich op de sociale media (en in hun communicatie in het algemeen), aan de bepalingen van de deontologische code en houdt rekening met de risico’s die het gebruik van sociale media meebrengt voor de uitoefening van hun functie als lokale mandataris.
§3. De lokale mandataris verwijst de vragensteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve, gerechtelijke of particuliere dienst(en). Indien het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden doorverwezen naar de bevoegde klachtendienst.
§4. Alle informatie vindt de lokale mandataris terug op de gemeentelijke website.
Hoofdstuk 7: Onderlinge omgang en afspraken over vergaderingen
Artikel 30
Lokale mandatarissen gaan respectvol om met:
de raadsleden;
de voorzitter en de leden van het college;
de personeelsleden van de gemeente;
Artikel 31
Lokale mandatarissen richten zich tot raadsleden, de leden van het college en het vast bureau en de leden van het bijzonder comité, de algemeen directeur en de andere personeelsleden op een correcte wijze en dit zowel verbaal, non-verbaal als schriftelijk, inclusief de elektronische communicatie en sociale media.
Artikel 32
Lokale mandatarissen houden zich tijdens vergaderingen van de politieke organen aan het huishoudelijk reglement en volgen de aanwijzingen van de voorzitter hierover op.
Artikel 33
§1. Lokale mandatarissen onthouden zich in het openbaar, dus ook in openbare raads- en commissievergaderingen, van negatieve uitlatingen over individuele personeelsleden.
§2. Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale mandatarissen:
Hoofdstuk 8: Naleving en handhaving van de deontologische code
Artikel 34
De gemeenteraad richt een deontologische commissie op.
Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad, aangevuld met de voorzitter van de gemeenteraad die toegevoegd wordt als voorzitter van de deontologische commissie. Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.
Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Stel dat de raadsvoorzitter voordrachten ontvangt voor meer dan één fractielid als lid van de commissie, dan beslist de raad. Bij deze voordracht kunnen ook één of meer plaatsvervangers aangeduid worden die in opgesomde volgorde het commissielid vervangen bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden. Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of één of meer plaatsvervangers te vervangen of toe te voegen.
Gaat het om een mogelijke schending van de code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform art. 7, §5, derde lid van het decreet over het lokaal bestuur.
Gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door een plaatsvervanger in volgorde van hoe ze door de fractie werden voorgedragen.
Artikel 35
De voorzitter van de deontologische commissie is verantwoordelijk voor de oproeping en stelt de agenda op.
De commissie vergadert minstens één keer per jaar en wordt in ieder geval bijeengeroepen wanneer dat nodig is conform art. 43 van deze code. De voorzitter is daarenboven gehouden de commissie bijeen te roepen op aanvraag van minstens een derde van haar leden.
De oproepingen vermelden in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en worden tenminste 8 dagen voor de vergadering aan de leden bezorgd. In geval van hoogdringendheid, te beoordelen door de voorzitter, wordt de bijeenroeping tenminste 3 dagen voor de vergadering bezorgd. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de leden van de commissie vanaf de verzending van de agenda.
De bezorging van de oproeping, de agenda en de dossier gebeurt op dezelfde wijze als dat gebeurt in de raad, met als verschil dat enkel de leden van de deontologische commissie deze oproep, agenda en dossiers ontvangen.
De vergaderingen van de deontologische commissie zijn niet openbaar.
De leden van de commissie werken volgens volgende principes:
- De handhaving is onpartijdig.
- Men is terughoudend met publiciteit.
- Men gaat zorgvuldig om met de vermeende schender.
Artikel 36
De commissie is bevoegd voor:
- Het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van deze code door personen die door deze code gevat worden zoals voorzien in de procedure van art. 40 tot 42 van deze code.
- Het geven van adviezen en aanbevelingen aan de raad over de inhoud van deze code met het oog op het bijsturen ervan. Dat kan op eigen initiatief van de commissie of minstens één keer per bestuursperiode op vraag van de raad conform art. 43 van deze code.
Artikel 37
De gemeenteraad ziet erop toe dat de fracties en de individuele lokale mandatarissen volgens de deontologische code handelen.
Er zijn verschillende fasen te onderscheiden die spelen bij het toezien op de naleving van de deontologische code, namelijk:
het voorkomen van mogelijke schendingen
het signaleren van vermoedens van schendingen van de deontologische code
het eventueel onderzoeken van vermoedens van schendingen van de deontologische code
het eventueel zich uitspreken over schendingen van de deontologische code
Het voorkomen van mogelijke schendingen
Artikel 38
Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint het lid hierover advies in bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Artikel 39
Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Het signaleren van vermoedens van schendingen
Artikel 40
Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij dit aankaarten bij de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen).
Al dan niet na het gesprek met de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen), wanneer het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit aan de voorzitter van de gemeenteraad en aan de algemeen directeur die samen een vooronderzoek doen onder mandaat van de deontologische commissie. De algemeen directeur kan een personeelslid aanwijzen om dat in zijn/haar plaats te doen.
Het onderzoeken van vermoedens van schendingen
Artikel 41
Wanneer de raadsvoorzitter en de algemeen directeur (of het daartoe aangewezen personeelslid) besluiten dat de melding onontvankelijk is dan betekent dit meteen het einde van de procedure die gestart werd naar aanleiding van dit vermoeden. De commissieleden worden hierover wel geïnformeerd.
Is de melding ontvankelijk dan onderzoekt de commissie de melding. De voorzitter van de deontologische commissie roept de commissie bijeen binnen de dertig dagen na de melding. De periode van dertig dagen wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
De commissie onderzoekt de melding en geeft zowel de melder als de vermeende schender de kans zich te laten horen. Ook mogelijke getuigen kunnen gehoord worden. Niemand kan daartoe verplicht worden.
Na het horen van betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies overgemaakt aan de gemeenteraad.
Het zich uitspreken over schendingen
Artikel 42
Enkel de gemeenteraad kan zich uitspreken of een mandataris van de gemeente een schending heeft begaan. Dat kan op basis van het gemotiveerd advies van de deontologische commissie. Als de raad beslist om af te wijken van het advies dan moet de vermeende schender de kans krijgen om door de raad zelf gehoord te worden vooraleer de raad ten gronde besluit.
Wanneer de gemeenteraad vaststelt dat deze code geschonden werd door een mandataris van de gemeente dan kan de raad:
- zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid.
- vragen dat het raadslid zich verontschuldigt.
- beslissen een melding te doen bij het parket of Audit Vlaanderen.
- bij een kennelijk wangedrag of grove nalatigheid van of door de burgemeester, de raadsvoorzitter of een schepen een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen.
Evalueren van de deontologische code
Artikel 43
Minimaal één keer per bestuursperiode evalueert de raad de deontologische code. De raad vraagt daarvoor eerst advies aan de deontologische commissie. Daarbij wordt o.a. bekeken of de code nog actueel is, nog goed werkt en of ze nageleefd wordt.
Artikel 1
De gemeenteraad neemt kennis van de deontologische code voor lokale mandatarissen.
Artikel 2
De deontologische commissie wordt op heden samengesteld in een aparte beslissing.