Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen

Regelgeving

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 40 § 3

Het gemeenteraadsbesluit van 2 juli 2019 over het gebruikersreglement uitleen gemeentelijke materialen

Het besluit van college van burgemeester en schepenen van 21 mei 2024 over het gebruikersreglement uitleen gemeentelijke materialen

Feiten en motivering

Volgens het gebruikersreglement uitleen gemeentelijke materialen kan materiaal telkens voor een periode van 7 kalenderdagen ontleend worden.

Meer en meer komt het voor dat verenigingen materiaal voor een langere termijn wensen te ontlenen.
In het reglement is geen clausule voorzien dat het college een afwijking op het reglement kan toestaan.

Volgende aanpassingen worden daarom doorgevoerd:

• toevoeging artikel 13 Afwijkingen
• toevoeging artikel 14 Uitvoering

Financiële impact

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Gebruikersreglement uitleen gemeentelijke materialen

Artikel 1    Toepassing

Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2024. Het voorafgaande reglement van Lievegem van 3 juli 2019 wordt op die datum opgeheven.

Artikel 2    Voorwaarden ontleners

De mogelijk ontleners zijn:

• Gemeentelijke diensten en adviesraden
• Verenigingen uit Lievegem erkend door een gemeentelijke adviesraad of gesubsidieerd door de gemeente
• Andere verenigingen, voor gebruik in functie van publiek toegankelijke en niet- commerciële activiteiten in Lievegem
• Wijk- en buurtcomités die een activiteit organiseren die openstaat voor de hele straat of wijk
• Onderwijsinstellingen, gevestigd in Lievegem, en de bijhorende school- en/of ouderraden
• Andere gemeentebesturen die geen retributie vragen
• Personeel van de gemeente Lievegem.

Artikel 3    Huurprijzen

Tarieven worden vastgesteld in een retributiereglement, goedgekeurd door de gemeenteraad en zijn terug te vinden op de gemeentelijke website per product. Deze huurprijzen gelden per 7 kalenderdagen.

Artikel 4    Uitsluiting

Door het lenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met dit reglement en waarborgt stipte naleving ervan. Het niet-naleven van dit reglement, herhaalde tekortkomingen of beschadigingen kunnen aanleiding geven tot tijdelijke uitsluiting door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5    Aanvraag

De reservatie van materiaal kan via mail (uitleen@lievegem.be), via het digitaal aanvraagformulier op de website of aan het vrijetijdsloket.

Reserveren kan ten vroegste 6 maanden op voorhand en ten laatste 14 dagen voor de afhaling of levering.

Personeel kan maximaal 14 dagen voor de ontlening materiaal aanvragen. Voertuigen, elektrische- en motorwerktuigen die niet in de uitleencatalogus staan, zijn uitgesloten van ontlening.

Het materiaal wordt toegewezen volgens volgorde van aanvraag. Bij de toewijzing probeert de uitleendienst steeds zoveel mogelijk ontleners te bedienen. Hierdoor kan het zijn dat het aantal artikels per ontlener beperkt worden.

Het materiaal kan telkens voor een periode van 7 kalenderdagen ontleend worden.

Er wordt steeds een reservatiebevestiging gestuurd naar het emailadres van de ontlener. Daarin zal staan welk materiaal van het aangevraagde beschikbaar is.

Artikel 6    Annuleren

Annulaties dienen steeds via mail te gebeuren.

De gemeente kan ten allen tijde omwille van hoogdringendheid, noodsituaties of overmacht een reservatie annuleren zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 7    Afhalen van materiaal

Op de reservatiebevestiging zal vermeld worden wanneer het materiaal afgehaald moet worden door de ontlener aan het vrijetijdsloket in Zomergem. Grote materialen worden geleverd en opgehaald door de dienst infrastructuur zelf. Indien dit van toepassing is dan zal dit hier ook vermeld worden.

Enkel na ondertekening van het uitleenformulier wordt het materiaal meegegeven aan de ontlener of geleverd door de dienst infrastructuur.

Artikel 8    Terugbrengen materiaal

Op de afgesproken dag, uur en plaats wordt het materiaal teruggebracht. Bij laattijdig terugbrengen van het materiaal wordt een boete aangerekend conform het retributiereglement.

Artikel 9    Schade, verlies, diefstal, vernietiging, reiniging en herstelling

De kosten die voortvloeien uit schade, verlies, diefstal, vernietiging, reiniging of herstelling van het geleende materiaal zijn ten laste van de ontlener en dit op deze wijze:

• Bij schade wordt de kost voor herstelling aangerekend
• Bij verlies, diefstal of vernietiging van een geleend materiaal wordt een bedrag aangerekend dat bepaald wordt door het College.

Artikel 10    Verplichting van de ontlener

Tijdens de lening verplicht de ontlener zich ertoe:

• Bij afhaling het materiaal na te kijken
• Zorg te dragen voor het materiaal als een goede huisvader en maatregelen te treffen om het te beschermen tegen alle weersomstandigheden
• Alle verstrekte gebruiksaanwijzingen op te volgen
• Het materiaal niet aan derden over te dragen, uit te lenen of ter beschikking te stellen
• Bij schade, verlies, diefstal of vernietiging van het materiaal:
• de uitleendienst te verwittigen via mail;
• in geval van diefstal aangifte te doen bij de lokale politie en een kopie van het proces- verbaal te bezorgen aan de uitleendienst;
• zelf geen herstellingen uit te voeren.

Artikel 11    Aansprakelijkheid

De gemeente is niet aansprakelijk voor ongevallen, lichamelijke letsels (gehoorschade,..) of andere schade die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.

Artikel 12    Communicatie

In ruil voor deze dienstverlening vragen we dat de organisatoren de samenwerking met en het logo van Lievegem op herkenbare wijze vermelden op alle communicatiemateriaal van het evenement of de activiteit.

Hiervoor moeten ze het juiste logo gebruiken en dit volgens richtlijnen die op de gemeentelijke website vermeld staan

Artikel 13    Afwijkingen

Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om in uitzonderingsgevallen en mits grondige motivering afwijkingen toe te staan op de uitleentermijn van 7 dagen zoals opgenomen in artikel 5 van dit reglement.

Artikel 14    Uitvoering

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Bekendmaking

Dit besluit wordt opgestuurd naar Team financiën.
Bekendmaking op de website.
Naar ABB via digitaal loket.