Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen van cultuur

Regelgeving

Overeenkomst tussen de Vlaamse regering en Cultuurconnect van 27 december 2017 betreffende het Eengemaakte bibliotheeksysteem
Decreet Bovenlokale Cultuurwerking van 15 juni 2018 over subsidies voor intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40§3 : de gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast
Projectvereniging Comeet (Cultuuroverleg Meetjesland) - verlenging voor de beleidsperiode 2020-2025, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2019
Bibliotheekreglement voor de bibliotheken van regiobib Meetjesland, goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 september 2019
Retributiereglement voor de bibliotheek Lievegem, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2019
Retributiereglement voor de bibliotheek Lievegem - aanpassing: principieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 26 september 2023
Het gemeenteraadsbesluit van heden over Bibliotheek Lievegem - overstap naar Wise 3A en instap in het project drempelvrije bibliotheek op vraag van regiobib Meetjesland/Comeet: goedkeuring

Feiten en motivering

De regiobib Meetjesland, het overlegplatform van alle bibliotheken actief binnen Comeet, vraagt de aangesloten bibliotheken om deel te nemen aan de overstap naar een hoger samenwerkingsniveau tot 3A binnen WIse en instap in het project van de drempelvrije bibliotheek.

Overstap naar Wise 3A
De overstap naar 3A impliceert dat alle deelnemende bibliotheken hetzelfde uitleenreglement hebben, dat er één gemeenschappelijke catalogus  is en dat de Regiobib één financiële organisatie is waarbij betalingen kunnen gebeuren in elke Meetjeslandse bibliotheek en de verrekening gebeurt via een jaarlijkse transfer.

De overstap impliceert volgende voordelen: de leners van de Regiobib zijn automatisch lid in elke bibliotheek van het samenwerkingsverband; leners kunnen alle materialen van de hele regiobib lenen en reserveren met dien verstande dat de leners de materialen in de bib van herkomst lenen en daar ook terugbrengen; leners kunnen openstaande kosten betalen in elke deelnemende bibliotheek; de bibliotheken krijgen korting op de digitale abonnementen van Cultuurconnect.

Overstap naar drempelvrije bibliotheek (boetevrij)
Ter voorbereiding van de overstap werd onderzoek gevoerd naar het huidige bibliotheekreglement om zoveel mogelijk drempels in het bibliotheekgebruik te detecteren. Dit onderzoek bracht volgende krachtlijnen naar voor:
•    De bibliotheek wil er zijn voor iedere burger.  Het afschaffen van boetes bib zorgt voor een  lagere ‘drempelvrees’ bij het gebruik van de bibliotheek met name bij uitgesproken doelgroepen van de bib: mensen in kansarmoede, leerkrachten, scholen en kinderen.
•    De bib is een open huis: in een moderne bibliotheek wordt de focus verlegd van uitlenen van materialen naar taken zoals cultuureducatie, leesbevordering en kennisverwerving. De klanten 'maken mee bibliotheek' (door middel van zelfscans en online applicaties lenen, verlengen en reserveren klanten zelf hun werken, ze organiseren lezingen, volgen workshops en gebruiken de bib zelfs buiten de openingsuren,...) Het invoeren van een  drempelvrije bib past in die visiewijziging op de taken en werking van de bibliotheek én de veranderde relatie met haar klanten. Een positieve benadering in zijn geheel, zowel op vlak van toegankelijkheid, leenbeleid en communicatie, stimuleert de lener op een positieve manier om zich aan de regels te houden en kan beter werken dan dreigen met boetes.
•    De middelen die nu ingezet worden om het boetesysteem toe te passen kunnen effectiever en efficiënter ingezet worden: de eenvoudigere en kortere boeteprocedure en het niet meer factureren van boetes, portkosten en administratiekosten levert tijd op die kan ingezet worden voor 'inhoudsgericht' bibliotheekwerk zoals leesbevorderende activiteiten en cultuureducatie.
•    De drempelvrije bib heeft geen negatieve gevolgen voor collectie: meer dan 90% van de werken komt op tijd binnen. Er worden niet meer facturen opgemaakt dan vroeger en de gereserveerde werken staan tijdig klaar voor de volgende lener. De collectie wordt in een drempelvrij systeem net meer gebruikt dan in een traditioneel systeem met boetes waar alles er op gericht is om de werken zo snel mogelijk weer in het rek te krijgen.

De voordelen van de omschakeling naar een drempelvrije bibliotheken bewezen zich reeds in meerdere steden/gemeenten. De actuele maatschappelijke trend is dat dit een fundamenteel andere beeldvorming voor de klanten is, met name dat van een negatieve communicatie wordt afgestapt; dat de bibliotheekwerking in haar kernopdracht winsten boekt door meer leners en een collectie die vaker uitgeleend is.

In een samenwerking groep 3A heeft de invoering van een drempelvrij systeem volgende bijkomende voordelen:
•    De lener heeft de beschikking over de  hele collectie van de Regiobib en kan kosteloos werken reserveren.
•    De financiële werking van een samenwerkingsniveau 3A vergemakkelijkt aangezien het aantal financiële transacties tussen de lokale besturen aanzienlijk beperkt kan worden omdat boetes, portkosten, administratiekosten en reservatiekosten wegvallen.
•    Het invoeren van een aangepaste maningsprocedure en het weglaten van boetes, portkosten en bijkomende administratieve koste maakt de communicatie naar de klant helder en duidelijk: "Graag de geleende materialen terugbrengen binnen een redelijke termijn anders betaalt u de waarde van de werken"
•    De tijd die op administratief vlak gewonnen wordt, kan ingezet worden voor klantgerichte diensten.

Concrete vraag
Om de overstap naar Wise 3A en de drempelvrije bibliotheek in te voeren is een wijziging van het gebruiksreglement en het retributiereglement noodzakelijk aangezien er wijzigingen zijn aan leen- en verlengtermijnen, retributies, herinneringsberichten, reservatievoorwaarden en blokkeerprincipes voor leners.

Na principiële goedkeuring van het retributiereglement voor de bibliotheek Lievegem door het college werd het aangepaste reglement voor advies voorgelegd aan de bevoegde adviesraad, de beheerraad van de bibliotheek. De beheerraad van de bibliotheek formuleerde een positief advies op haar vergadering van 4 oktober 2023.

Financiële impact

Voor de inning van de boetegelden van klanten bij laattijdig terugbrengen van materialen wordt budget voorzien op jaarbudgetrekening 2024/GBB-CULT/0703-00/7390001/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN. Voor het werkingsjaar 2024 wordt dit bedrag geraamd op €1.000.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

RETRIBUTIEREGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN DE BIBLIOTHEEK LIEVEGEM

Artikel 1
De gemeente Lievegem heft een retributie op bepaalde activiteiten binnen de dienstverlening van de gemeentelijke openbare bibliotheek Lievegem, zoals vastgelegd in het Bibliotheekreglement voor de bibliotheken van Regiobib Meetjesland.

Artikel 2: lidgeld
De inschrijving is gratis.

Artikel 3: leengeld
Alle uitleningen en verlengingen zijn gratis.

Artikel 4: activiteiten
Voor occasionele activiteiten georganiseerd door de bibliotheek Lievegem wordt een deelnameprijs bepaald tussen de 0 euro en 10,00 euro. Het exacte tarief wordt door het college van burgemeester en schepenen vastgelegd.

Artikel 5: verlies en beschadiging
Bij verlies of beschadiging van geleend materiaal, eigendom van de bibliotheek, dient een schadebedrag betaald te worden:

• Bij verlies of beschadiging van een geleend werk: de integrale kostprijs van het werk zoals vastgelegd in het bibliotheekpakket desgevallend verhoogd met de bindkosten. Indien het om een uniek en waardevol werk gaat, kan de bibliothecaris een extra bedrag aanrekenen in verhouding met de waarde van het werk.
• Bij verlies of beschadiging van een kamishibai-verteltheater: 80,00 euro
• Bij verlies of beschadiging van een Daisyspeler: de integrale aankoopprijs van het toestel

Artikel 6: maningsprocedure
Er wordt geen telaatgeld aangerekend.
Materialen die, na het doorlopen van de maningsprocedure, niet werden teruggebracht, worden afgevoerd en gefactureerd. Voor de opmaak van facturen bij niet-teruggebrachte materialen na het doorlopen van de maningsprocedure wordt een administratieve kost van 15,00 euro aangerekend.
Indien het totale retributiebedrag 10,00 euro overschrijdt of de klant heeft een openstaande factuur,  wordt de lenerskaart geblokkeerd. Pas na betaling van het openstaande bedrag kan de bibliotheekpas opnieuw worden gebruikt.

Artikel 7: reservatie en IBL
Reservaties bij een bibliotheek van Regiobib Meetjesland zijn gratis.
Per interbibliothecaire aanvraag wordt 3,00 euro aangerekend.

Artikel 8: fotokopieën
De prijs per fotokopie/print bedraagt voor individuele gebruikers:
- A4 recto zwart-wit: € 0,10
- A4 recto/verso zwart-wit: € 0,15
- A4 recto in kleur: € 0,50
- A4 recto/verso in kleur: € 0,75
- A3 recto zwart-wit: € 0,20
- A3 recto/verso zwart-wit: € 0,30
- A3 recto kleur: 0,75
- A3 recto/verso kleur: € 1

De prijs per fotokopie/print bedraagt voor erkende verenigingen:
- A4 recto zwart-wit: € 0,04
- A4 recto/verso zwart-wit: € 0,06

Artikel 9
De retributie is verschuldigd door de klant of door de ouders/voogd van een minderjarige, die hoofdelijk en solidair gehouden zijn tot betaling van de retributie.

Artikel 10
De betaling door individuele klanten gebeurt contant, elektronisch of via overschrijving. Fotokopieën voor erkende verenigingen kunnen enkel betaald worden via factuur. Bij gebrek aan betaling in der minne zal de invordering van de retributie gebeuren overeenkomstig de bepalingen van artikel 177 van het decreet lokaal bestuur voor onbetwiste en opeisbare ontvangsten of via wetsbepalingen betreffende de burgerlijke procedure voor betwiste ontvangsten.

Artikel 11
Dit retributiereglement van de bibliotheek Lievegem vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 26 februari 2024.

Bekendmaking

beheerraad bibliotheek en directeur vrije tijd
team financiën
gemeentelijke website
ABB via digitaal loket