Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Fredrick Caroline, Schepen van jeugd

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40§3 : De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast

Subsidiereglement jeugd vastgesteld op de gemeenteraad van 3 juni 2020

Het besluit van college van burgemeester en schepenen van 18 oktober 2022 over subsidiereglement jeugd - aanvulling met plussubsidie 'gebruik van erkende security op fuiven' : principiële goedkeuring

Feiten en motivering

Bij de opmaak van het Meerjarenplan 2020-2025  is 4.000 euro voorzien op actie 300: voorzien van een subsidie bij inzet security voor fuiforganisatie.

Heel wat jeugdverenigingen in Lievegem geven grootschalige fuiven waarbij professionele security noodzakelijk is voor het bewaren van de veiligheid van de fuivende jeugd. Ter ondersteuning van een veilig fuifklimaat installeren we graag het reglement voor plussubsidie 'gebruik van erkende security op fuiven'.

Op dit moment kunnen jeugdverenigingen nog geen aanspraak maken op een subsidie ter ondersteuning van inzet security op fuiven. Na het bevragen van de noden van jongeren op de jeugdraad, maakten we met team jeugd een ontwerpreglement op. Dit ontwerp reglement werd principieel goedgekeurd op het college van 18 oktober 2022. Daarna werd het reglement ter advies voorgelegd aan de jeugdraad op 8 november 2022. Zij gaven positief advies.

Belangrijke aandachtspunten uit het reglement:

- Alle jeugdverenigingen kunnen er aanspraak op maken: Jeugdbeweging (categorie A), jeugdhuizen (categorie B), particulier speelpleinwerk (categorie C) & ander erkende jeugdinitiatieven (categorie D) kunnen aanspraak maken op de subsidie

- De fuif moet aan enkele voorwaarden voldoen om aanspraak te maken op de subsidies nl. :

    de ingehuurde bewakingsfirma is erkend en staat op de lijst van vergunde bewakingsondernemingen op https://vigilis.ibz.be;
    Het evenement moet plaatsvinden op grondgebied Lievegem;
    Het moet een openbaar evenement zijn voor iedereen toegankelijk & dus wordt de subsidie niet toegekend aan privé fuiven;
    De security wordt aangevuld met vrijwilligers sfeerbeheer die ze op voorhand aanduiden binnen hun eigen vrijwilligerspoule

- De verdeling zal procentueel verdeeld worden op basis van ingediende facturen.

- Elke jeugdvereniging kan maximaal indienen voor twee fuiven

- De jeugdvereniging kan nooit meer krijgen dan de totale uitgave.
 
De subsidie is een plussubsidie en dus een aanvulling op hun vaste en variabele werkingssubsidie. De subsidie wordt ingediend tegelijk met alle andere subsidies voor 30 september.
 
Uitzonderlijk in het jaar 2022 willen we graag dat de subsidie later kan ingediend worden dan 30 september voor de referteperiode van 1 september 2021 tot 31 augustus 2022. Voorstel planning indiendatum rekeninghoudend met advies van de adviesraad en gemeenteraad:
Indiendatum: 6 januari 2023
Uitbetaling: afhankelijk van advies adviesraad en haalbaarheid team financiën

Financiële impact

In het meerjarenplan 2020-2025 is onder jaarbudgetrekening  xxxx/ACT-300/0710-00/6493000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN een krediet beschikbaar van 4000 euro.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Subsidiereglement jeugdverenigingen Lievegem

Artikel 1
De verbindende werking van jeugdbeleving maakt dat jeugdverenigingen een belangrijke bijdrage leveren tot de gemeenschapsvorming. Precies om die reden voorziet de gemeente Lievegem een financiële ondersteuning aan erkende jeugdverenigingen die hieraan op regelmatige basis een bijdrage leveren. Het bestuur beoogt een rechtvaardige verdeling van het beschikbare budget op basis van een eenvoudig en transparant systeem. De erkenningen subsidiëring gebeuren daarom volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd.
Erkenningsvoorwaarden als jeugdvereniging

Artikel 2
Om erkend te worden dient een jeugdvereniging blijvend te voldoen aan volgende voorwaarden:
•    Kwalitatieve socio-culturele activiteiten organiseren voor en door de jeugd (6-30 jaar) in de vrije tijd en onder pedagogische begeleiding van vrijwilligers. Socio-culturele activiteiten zijn: ontmoeting, groepsvorming, spel en recreatie, crea, amateurkunst, (kader-)vorming, dienstverlening of werken aan maatschappelijke en politieke veranderingen.
•    Een verplichte verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afsluiten.

Artikel 3
Op basis van hun werking worden de erkende jeugdverenigingen ingedeeld in één van volgende categorieën:

Categorie A: Jeugdbewegingen
Jeugdbewegingen hebben een doorlopende en geregelde werking die zich voornamelijk focust op spel, recreatie en ontmoeting en zijn aangesloten bij een landelijke koepel.

Categorie B: Jeugdhuizen
Jeugdhuizen beschikken over een niet-consumptiegerichte werking binnen een permanent beschikbare ruimte ingericht door jongeren, waar jongeren elkaar kunnen ontmoeten, een verscheiden aanbod aan vrijetijdsactiviteiten kunnen uitbouwen, gemotiveerd worden tot medeverantwoordelijkheid en waar aandacht is voor vorming, zowel van de leden als de verantwoordelijken.

Zij voldoen daarnaast aan volgende voorwaarden:
•    Aangesloten zijn bij de landelijke koepel Formaat vzw.
•    Beschikken over een huishoudelijk reglement en/of informatienota.

Categorie C: Particuliere Speelpleinwerkingen
Een speelpleinwerking is een vakantiewerking zonder de mogelijkheid tot overnachting, waar een animatorenploeg van vrijwilligers een gevarieerd spelaanbod aanbiedt op weekdagen tijdens de vakantie aan kinderen en jongeren (minstens 6 weken in de zomervakantie).

Zij voldoen daarnaast aan volgende voorwaarden:
•    Aangesloten zijn bij de landelijke koepel Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw.
•    Beschikken over een huishoudelijk reglement.

Categorie D: Andere jeugdinitiatieven
Dit zijn werkingen voor en door de jeugd (6 tot 30 jaar) die niet onder categorie A, B of C vallen en die zich focussen op spel, recreatie, ontmoeting en ontplooiing. Ze hebben een regelmatige werking en kunnen dit aantonen mits een activiteitenverslag van het voorbije werkingsjaar, en bereiken minstens 15 kinderen of jongeren.

Zij voldoen daarnaast aan volgende voorwaarden:
•    Beschikken over een huishoudelijk reglement.
•    Beschikken over een ledenlijst.
•    Beschikken over een werkingsverslag van het voorbije werkingsjaar.
Erkenningsaanvraag als jeugdvereniging

Artikel 4
De jeugdvereniging dient een eenmalige aanvraag tot erkenning in via het online aanvraagformulier op de gemeentelijke website. Bij de aanvraag moeten de volgende documenten zitten:
•    Een bewijs van de verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.
•    Een bewijs van aansluiting bij de landelijke koepel (categorie A, B en C)
•    Een informatienota en/of huishoudelijk reglement (categorie B, C en D)
•    Een ledenlijst en activiteitenverslag van het voorbije werkingsjaar (categorie D)

Artikel 5
Elke aanvraag tot erkenning als jeugdvereniging wordt door het college van burgemeester en schepenen voor advies voorgelegd aan de jeugdraad.
 
Artikel 6
Het college van burgemeester en schepenen kan, na advies van de jeugdraad, een erkenning onmiddellijk beëindigen wanneer de vereniging niet langer voldoet aan de voorwaarden vermeld in artikel 2 en 3.
 
Artikel 7
Het team Jeugd kan, op advies van de jeugdraad of op eigen initiatief, op elk tijdstip een erkende jeugdvereniging vragen om via de nodige documenten aan te tonen dat er nog steeds voldaan wordt aan de erkenningsvoorwaarden.


Beschikbare subsidies en subsidievoorwaarden voor jeugdverenigingen

Artikel 8
De subsidiëring van de erkende jeugdverenigingen heeft tot doel het sociale en jeugdvriendelijke leven in de gemeente te bevorderen en de activiteiten die verenigingen organiseren te waarderen.

De subsidiëring bestaat uit:
•    Een vaste werkingssubsidie (categorie A, B, C en D)
•    Een variabele werkingssubsidie (categorie A)
•    Een plussubsidie Kamp (categorie A)
•    Een plussubsidie Vervoer (categorie A)
•    Een plussubsidie “Focus op de werking” (categorie B, C en D)
•    Plussubsidie “gebruik van erkende security op fuiven” (categorie A, B, C en D)

Vaste- en variabele werkingssubsidie
Artikel 9
Alle erkende jeugdverenigingen kunnen een vaste werkingssubsidie aanvragen:
•    Categorie A, B en C: 2500 € per erkende jeugdbeweging, particuliere speelpleinwerking en jeugdhuis.
•    Categorie D: 500 € per erkend jeugdinitiatief

Artikel 10
Jeugdbewegingen (categorie A) kunnen hun vaste werkingssubsidie aanvullen met een variabele werkingssubsidie. De variabele werkingssubsidie wordt procentueel verdeeld op basis van het ledenaantal van de jeugdbeweging.

Plussubsidie Kamp
Artikel 11
Jeugdbewegingen (categorie A) kunnen hun vaste en variabele werkingssubsidies aanvullen met een plussubsidie Kamp.

Artikel 12
De plussubsidie ‘Kamp’ voorziet een tussenkomst in de kostprijs van binnenlandse kampplaatsen bij kampen van leiding en leden van minstens 3 overnachtingen (opzet en afbraak inbegrepen). Buitenlandse kampen komen niet in aanmerking, tenzij er via de jeugdraad een uitzondering goedgekeurd wordt.

Artikel 13
De plussubsidie ‘Kamp’ wordt procentueel verdeeld op basis van de ingediende facturen.
Indien na de verdeling van de toelage blijkt dat er een overschot is, dan wordt dit saldo aan het budget van de variabele werkingssubsidie toegevoegd.

Plussubsidie Vervoer
Artikel 14
Jeugdbewegingen (categorie A) kunnen hun vaste en variabele werkingssubsidies aanvullen met een plussubsidie Vervoer.

Artikel 15
De plussubsidie ‘Vervoer’ voorziet een tussenkomst in de kostprijs van vervoerkosten voor leden
en/of materiaal die jeugdbewegingen maken tijdens hun werking en bij binnenlandse kampen. Buitenlandse kampen komen niet in aanmerking, tenzij er via de jeugdraad een uitzondering goedgekeurd wordt.

Artikel 16
De plussubsidie ‘Vervoer’ wordt procentueel verdeeld op basis van de ingediende facturen en andere vervoerbewijzen. Indien na de verdeling van de toelage blijkt dat er een overschot is, dan wordt dit saldo aan het budget van de variabele werkingssubsidie toegevoegd.
    
Plussubsidie “Focus op de werking”
Artikel 17
Jeugdhuizen (categorie B), particuliere speelpleinwerkingen (categorie C) en andere erkende jeugdinitiatieven (categorie D) kunnen hun vaste werkingssubsidie aanvullen met een plussubsidie ‘Focus op de werking’, meer specifiek:
•    Categorie B: 2.000 euro per erkend jeugdhuis
•    Categorie C: 4.100 euro per erkende particuliere speelpleinwerking
•    Categorie D: 600 euro per erkend jeugdinitiatief

Artikel 18
Een plussubsidie ‘Focus op de werking’ wordt toegekend als stimulans voor het kwalitatief focussen, uitdiepen en verder verfijnen of versterken van de eigen werking en dit in samenwerking met het Team Jeugd. Het project dient daarbij te voldoen aan onderstaande voorwaarden:
•    Het project heeft betrekking op het volgende werkingsjaar.
•    Het project beoogt een verbetering van de werking en kan zich situeren op diverse domeinen.
 
Artikel 19
Om de plussubsidie ‘Focus op de werking’ aan te vragen dient men jaarlijks de doelstellingen, werkpunten en initiatieven die men het volgende werkingsjaar wil realiseren in bij het Team Jeugd. Jaarlijks wordt het dossier op een evaluatievergadering tussen de schepen van Jeugd, de aanvrager en de jeugddienst besproken. Dit resulteert in een afsprakennota waarin alle partijen zich engageren om de afgesproken inspanningen te realiseren.  
 
Artikel 20
Op de jaarlijkse evaluatievergadering wordt de afsprakennota van het voorbije werkingsjaar geëvalueerd. Indien niet voldaan werd aan de afgesproken inspanningen kan het college van burgemeester en schepenen, na advies van de jeugdraad, beslissen om de plussubsidie voor het volgende werkingsjaar niet toe te kennen.
Plussubsidie ‘gebruik van erkende security op fuiven’

Artikel 21
Jeugdbewegingen (categorie A), jeugdhuizen (categorie B), particulier speelpleinwerk (categorie C) & ander erkende jeugdinitiatieven (categorie D) kunnen hun vaste en variabele werkingssubsidies aanvullen met een plussubsidie voor gebruik van erkende security op fuiven.

Artikel 22
De plussubsidie ‘gebruik van erkende security op fuiven’ dient als ondersteuning voor een veilig fuifklimaat in Lievegem. Jeugdverenigingen kunnen hierbij rekenen op een financiële tussenkomst in hun facturen voor inhuren van een erkende security firma als de fuiven aan volgende voorwaarden voldoet:
•    De ingehuurde bewakingsfirma is erkend en staat op de lijst van vergunde bewakingsondernemingen op https://vigilis.ibz.be;
•    De fuif vindt plaats op grondgebied Lievegem;
•    De fuif is een openbaar evenement voor iedereen toegankelijk & de subsidie wordt niet toegekend aan privé fuiven;
•    Vanuit de vereniging wordt de security aangevuld met vrijwilligers sfeerbeheer. Vrijwilligers sfeerbeheer zorgen voor een goede en veilige sfeer op en rond de fuiflocatie.

Artikel 23
De plussubsidie ‘gebruik van erkende security op fuiven’ wordt procentueel verdeeld op basis van ingediende facturen, indien ze voldoen aan alle bovenstaande voorwaarden. Elke jeugdvereniging kan maximaal indienen voor twee fuiven. De subsidietoelage kan nooit meer zijn dan de totale uitgave.

 
Subsidieaanvraag voor jeugdverenigingen

Artikel 24
Om de basissubsidie aan te vragen dienen jeugdverenigingen uit categorie A, B, C en D jaarlijks
voor 30 september hun subsidieaanvraag in via het online subsidieformulier op de gemeentelijke website.

Artikel 25
Om de variabele werkingssubsidie en plussubsidie ‘Kamp’ en ‘Vervoer’ en aan te vragen dienen jeugdbewegingen uit categorie A jaarlijks hun subsidieaanvraag voor 30 september in via het online aanvraagformulier op de gemeentelijke website. Bij de aanvraag moeten de volgende documenten zitten:
•    Actuele ledenlijst
•    Facturen en vervoersbewijzen van de kampplaatsen
•    Facturen en vervoersbewijzen van de vervoerskosten



Artikel 26
Om de plussubsidie ‘Focus op de werking’ aan te vragen dienen jeugdhuizen (categorie B), particuliere speelpleinwerkingen (categorie C) en andere erkende jeugdinitiatieven (categorie D) jaarlijks hun subsidieaanvraag voor 30 september in via het online aanvraagformulier op de gemeentelijke website. In dit formulier worden de doelstellingen, werkpunten en initiatieven die men het volgende werkingsjaar wil realiseren opgesomd en worden de doelstellingen, werkpunten en initiatieven van het voorbije werkingsjaar geëvalueerd.

Artikel 27

Om de plussubsidie ‘gebruik van erkende security op fuiven’ aan te vragen dienen jeugdbewegingen uit categorie A, B, C & D hun subsidieaanvraag in te dienen voor 30 september via het online aanvraagformulier op de gemeentelijke website. Bij aanvraag moet het volgende document zitten:
•    Factuur van de ingehuurde erkende security


Artikel 28
De subsidie-aanvragen gebeuren volgens werkingsjaar. Een werkingsjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
 
Artikel 29
De beoordeling van de dossiers gebeurt door Team Jeugd. Het college van burgemeester en schepenen legt de definitieve subsidieverdeling voor advies voor aan de jeugdraad.

Artikel 30
Team Jeugd kan op vraag van het college van burgemeester en schepenen, de jeugdraad of op eigen initiatief, op elk tijdstip een erkende jeugdvereniging vragen om via de nodige documenten aan te tonen dat de subsidieaanvraag voldoet aan de voorwaarden gesteld in dit reglement. Wanneer misbruik wordt vastgesteld, kan het college van burgemeester en schepenen, na advies van de jeugdraad de subsidies van het betreffende jaar terugvorderen.

 Betwisting

Artikel 31
Bij betwisting over de erkenning of toekenning van subsidies kan de vereniging een bezwaarschrift richten aan het college van burgemeester en schepenen. Die vraagt op haar beurt advies aan de jeugdraad. Indien van dit advies wordt afgeweken, motiveert het college van burgemeester en schepenen zijn beslissing.
Uitbetaling

Artikel 32
Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer, vermeld op het aanvraagformulier. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk mee te delen aan de gemeente.

Slotbepaling

Artikel 33
Dit reglement wordt goedgekeurd op de gemeenteraad van 21 december 2022 met als startdatum van de referteperiode 1 september 2021.

 

Bekendmaking

Team financiën, team communicatie, team vrije tijd