Notulen  OCMW-raad

Openbaar

• Goedkeuren notulen en zittingsverslag van de vorige zitting

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Verontschuldigd: Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Wout Bonroy, Silke Eloot

  Bevoegd lid

  Nicholas Spinel, voorzitter

  Regelgeving

  Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32 en 74
  Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement ocmw-raad, artikel 31 en 32

  Feiten en motivering

  De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
  Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
  Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
  Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.

  Het zittingsverslag is te bekijken op https://youtu.be/bh8I3J0he9Q

  Publieke stemming

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Voorstanders: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  De OCMW-raad keurt de notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raadszitting van 31 mei 2023 goed.

• Jaarrekening 2022 deel OCMW Lievegem: vaststelling

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Verontschuldigd: Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Wout Bonroy, Silke Eloot

  Bevoegd lid

  Kim Martens, schepen

  Regelgeving

  Het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikelen 41, 3°, 249, 250, 260 en 262

  Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen

  Ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus

  OCMW-raadsbesluit van 18 december 2019 houdende goedkeuring meerjarenplan 2020 - 2025 deel OCMW Lievegem

  OCMW-raadsbesluit van 16 december 2020 houdende meerjarenplan 2020 - 2025 - aanpassing 1 deel OCMW Lievegem

  OCMW-raadsbesluit van 22 december 2021 houdende meerjarenplan 2020 - 2025 - aanpassing 2 deel OCMW Lievegem

  OCMW-raadsbesluit van 21 december 2022 houdende meerjarenplan 2020 - 2025 - aanpassing 3 deel OCMW Lievegem

  Gemeenteraadsbesluit van 28 juni 2023 houdende jaarrekening 2022 deel gemeente Lievegem: vaststelling

  Besluit van het vast bureau van 13 juni 2023 houdende kennisname van de jaarrekening 2022 deel ocmw
  

  Feiten en motivering

  Overeenkomstig artikel 260 , tweede en derde lid, van het Decreet Lokaal Bestuur bestaat de jaarrekening uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting en wordt deze vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

  De jaarrekening werd 14 dagen voor de gemeenteraadszitting via het notuleringsprogramma ter beschikking gesteld van de raadsleden.

  Conform artikel 249 § 3 van het Decreet Lokaal Bestuur stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn hun deel van elk beleidsrapport.  Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.

  Financiële impact

  Het boekjaar sluit per 31 december 2022 af met volgende kerncijfers :

  Evenwichtscriteria
  
  
  

  
  Balans op 31 december 2022
  
  
  

  
  Staat van opbrengsten en kosten op 31 december 2022

  

   

  Na opmaak van de jaarrekening 2022 blijkt het “beschikbaar budgettair resultaat” dus 6.380.890 euro beter in vergelijking met wat voor boekjaar 2022 was vooropgesteld in het meerjarenplan 2020 - 2025 zoals vastgesteld door de raad op 22 december 2021.
  
  Er werden echter nog heel wat investeringskredieten overgedragen van 2022 naar 2023 (cfr. decreet lokaal bestuur, art. 258) op basis van het collegebesluit van 28 februari 2023 waarbij voor 4.290.627 euro aan kredieten voor investeringsontvangsten en 10.034.169 euro aan kredieten voor investeringsuitgaven werden overgedragen. Per saldo is dit 5.743.542 euro dat in de loop van het boekjaar 2023 nog kan worden aangewend.

  Publieke stemming

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Voorstanders: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  Enig artikel

  De OCMW-raad stelt de jaarrekening 2022, deel OCMW Lievegem, vast zoals terug te vinden in bijlage en als dusdanig deel uitmakend van dit besluit.

• Klachtenreglement lokaal bestuur Lievegem: vaststelling

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Verontschuldigd: Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Wout Bonroy, Silke Eloot

  Bevoegd lid

  Kim Martens, burgemeester

  Regelgeving

  Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, inzonderheid artikel 78 §3 over de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijnom de gemeentelijke reglementen vast te stellen en artikel 302 over de organisatie van een systeem van klachtenbehandeling bij reglement door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn
  Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 30 mei 2023 houdende de principiële goedkeuring van het klachtenreglement van lokaal bestuur Lievegem
  

  Feiten en motivering

  1. Strategisch kader
  1.1 Algemeen

  • Klachten en meldingen zijn vragen van inwoners om geholpen te worden of om onze dienstverlening beter te maken of organiseren.
  • Een inwoner kent vaak het verschil niet tussen een klacht en een melding, en hoeft dat niet te weten. (De klant mag zelfs een melding een klacht noemen als hij/zij dat wenst.)
  • Klachten (en meldingen) mogen via elk kanaal binnen komen.

  
  1.2 Basisregels uit werkgroep dienstverlening
  Uit de werkgroep dienstverlening kwamen 10 basisregels waar eensgezindheid over was in een workshop rond klantencontacten:

  • We zorgen ervoor dat de klant de juiste persoon of het juiste team snel en makkelijk kan bereiken (klant niet van kastje naar muurtje sturen).
  • We houden de klant op de hoogte van het verloop van zijn vraag / melding/ klacht en we geven feedback. We bedanken de klant en geven de klant proactief informatie over het proces.   
  • We ondernemen actie en we zoeken naar een oplossing. We denken mee met de klant.
  • We volgen de vraag/melding/ klacht op tot die is afgewerkt (= hetzij opgelost, hetzij een eindantwoord aan de klant).
  • We vragen actief bijkomende info op aan de klant wanneer de vraag / melding of klacht onduidelijk is.
  • We antwoorden snel of binnen een redelijke termijn. Wanneer het over een gevaarlijke situatie gaat antwoorden we meteen en handelen we meteen.
  • We antwoorden correct (juiste informatie) en in verstaanbare taal: no nonsense, to the point en concreet.
  • We kiezen steeds voor een respectvolle en gelijkwaardige houding naar de klant. We werken op maat van de klant en tonen empathie en blijven steeds vriendelijk en beleefd.
  • We houden rekening met de voorkeur van de klant (als die bekend is) over het kanaal waarmee we hem/haar benaderen (telefoon, mail, brief).
  • Bij wederkerige vragen/meldingen/klachten zoeken we naar structurele oplossingen en werken we proactief.

  
  
  2. Een klachtenreglement
  Een lokaal bestuur moet een klachtenreglement hebben volgens het decreet lokaal bestuur.
  Dat klachtenreglement bevat het systeem (= de manier) waarop klachten behandeld worden. Een bestuur is vrij om het systeem te kiezen, maar dat moet natuurlijk voldoen aan grondbeginselen van behoorlijk bestuur. Anderzijds willen we het proces ook niet te complex maken.
  Wat van belang is, is dat de inwoner binnen de kortst mogelijke termijn geholpen wordt.
  
  3. Doel
  Uit het kader en de parameters destilleren we een doel. Het doel bestaat uit kernwoorden die de lading van de 10 basisregels dekken en de algemene parameters respecteren:

  
  Klachten efficiënt, tijdig, grondig, empatisch en als kans behandelen.

  Financiële impact

  
  

  Publieke stemming

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman, Eddy De Mits

  Voorstanders: Nicholas Spinel, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Guy De Neve, Jeroen Van Acker, Vincent Laroy, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Matthias De Block, Christophe Huysman

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  Artikel 1
  De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het klachtenreglement van het lokaal bestuur Lievegem vast.
  
  Artikel 2
  Het klachtenreglement van het lokaal bestuur Lievegem treedt vanaf 1 juli 2023 in werking.