De voorzitter opent de zitting op 19/10/2022 om 22:03.
Nicholas Spinel, voorzitter
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32 en 74
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement ocmw-raad, artikel 31 en 32
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.
Het zittingsverslag is te bekijken op https://youtu.be/nkaXpYObb3Q
De OCMW-raad keurt de notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raadszitting van 14 september 2022 goed.
Hilde De Graeve, schepen
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77-78 over de bevoegdheid van de OCMW-raad en 475 - 495 over de welzijnsvereniging
Statuten van Welzijnsband Meetjesland
In de Algemene Vergadering van Welzijnsband Meetjesland van 6/5/2020 werd met unanimiteit van stemmen beslist om de termijn van deze welzijnsvereniging te verlengen tot 30/06/2026.
De verlenging tot 30/06/2026 (anderhalf jaar na start nieuwe legislatuur) werd geadviseerd door Agentschap Binnenlands Bestuur. Op het einde van het eerste jaar van de legislatuur zal de werking van de welzijnsband voldoende gekend zijn en zal ook het meerjarenplan af zijn. Mocht er op dat moment worden beslist om de welzijnsvereniging niet te verlengen dan is er nog een half jaar tijd nodig om alle contracten op te zeggen en een einde te stellen aan arbeidsovereenkomsten.
Omdat deze beslissing evenwel niet helemaal conform de regels van het administratief toezicht gebeurde blijkt deze verlenging ongeldig en blijft de oorspronkelijke termijn van 20 jaar gelden: deze termijn startte op 8/11/2004 en loopt dus af op 7/11/2024.
Uit recente FAQ’s inzake administratief toezicht blijkt immers dat een verlenging van termijn van een welzijnsvereniging maar kan goedgekeurd worden op de algemene vergadering na voorafgaande expliciete goedkeuring van de beslissingsorganen van haar leden.
De (unanieme) goedkeuring van de afgevaardigden van die leden in de raad van bestuur en/of in de algemene vergadering van de welzijnsvereniging blijkt niet te volstaan. Dit werd vastgesteld naar aanleiding van het voorbereiden van het dossier met de notaris voor het verlijden van de akte van de statutenwijziging.
Aan alle leden van de Welzijnsband wordt nu gevraagd om gunstig advies te geven over een termijnverlenging tot en met 30/06/2026.
De gevolgen van dit gunstig advies voor de individuele leden van de Welzijnsband zijn zeer beperkt. Alle deelgenoten zijn niet individueel gebonden door de beslissing tot verlenging. Zij kunnen nog steeds uit de Vereniging treden mits zij de raad van bestuur hiervan in kennis stellen binnen de zestig dagen volgend op de beslissing tot verlenging.
Bovendien kan volgens art. 6 van de statuten elk lid van de Welzijnsband ten allen tijde ontslag nemen uit de Welzijnsvereniging bij aangetekend schrijven aan de raad van bestuur tijdens de eerste zes maanden van het kalenderjaar waarbij de uittreding kan ingaan vanaf 1 januari van het daarop volgend kalenderjaar.
De verlenging is noodzakelijk voor de goede werking van de Welzijnsband omdat deze geen beslissingen kan nemen die haar binden langer dan haar termijn. Hierdoor zouden er mogelijks problemen kunnen ontstaan met langere gunningen overheidsopdrachten, met contracten voor personeel, met projecten die langer lopen...
Er werd een vergelijking gemaakt met de termijnen van de andere Vlaamse welzijnsverenigingen: W13 (termijn van 30j, van 2019 tot 2049), Welzijnszorg Kempen (termijn van 30 j, van 2012 tot 2042), Welzijnskoepel Noord-Brabant (30j van 1999 tot 2029), Welzijnsregio Noord-Limburg (tot 2035).
Dit probleem werd op 24/8/2022 voorgelegd aan de raad van bestuur van Welzijnsband Meetjesland met de vraag of we nog die procedure opstarten (agendering op de raad van alle leden van Welzijnsband en op de eerstvolgende algemene vergadering) of dat we eerst het resultaat van de in de komende maanden strategische denkoefening afwachten en daar een gefundeerd standpunt nemen over de verlenging van de termijn van Welzijnsband.
De raad van bestuur stelde op 24/8/2022 dat de eerder goedgekeurde maar ongeldige termijnverlenging (tot 30/6/2026) qua administratief toezicht in orde moet worden gebracht en voorgelegd moet worden aan de eerst haalbare algemene vergadering. Aan alle leden wordt gevraagd om positief advies te verlenen over deze verlenging.
Deze verlenging staat een eventuele extra verlenging van de termijn na de strategische denkoefening uiteraard niet in de weg. Een eventuele bijkomende verlenging zal dan opnieuw de volledige procedure van toezicht moeten doorlopen.
OCMW Lievegem maakt gebruik van onderstaande dienstverlening via de Welzijnsband en is tevreden over :
Enig artikel
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn geeft gunstig advies aan de termijnverlenging van de welzijnsvereniging Welzijnsband Meetjesland van 7 november 2024 tot 30 juni 2026.
Hilde De Graeve, schepen
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 77 over de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn
Het besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water, gewijzigd bij de besluiten van de Vlaamse Regering van 13 maart 2009, van 6 december 2013 en van 22 december 2018
Het besluit van de Vlaamse regering (BVR) van 21 december 2018 tot wijziging van artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 over de aanduiding van vertegenwoordigers in de Lokale Adviescommissies voor elektriciteit en aardgas en voor water
Het besluit van de gemeenteraad van 14 september 2022 over de installatie van Matthias De Block als gemeenteraadslid
Het OCMW van Lievegem dient afgevaardigden aan te duiden om te zetelen in de lokale adviescommissie (LAC) omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water.
De adviesbevoegdheid van het LAC ligt in het verlengde van de hoofdopdracht van het OCMW, met name het verzekeren van het recht op maatschappelijke dienstverlening en integratie, niet het minst in het kader van individuele steunaanvragen.
Tot en met 2018 kon enkel een OCMW-raadslid worden afgevaardigd in de lokale adviescommissie.
Het BVR van 21 december 2018 wijzigde dit en bepaalde dat een lid van het bijzonder comité van het OCMW in het LAC kan zetelen.
Het is mogelijk om een afgevaardigde aan te duiden voor de LAC elektriciteit en aardgas en een afgevaardigde voor de LAC water. Deze LAC's komen samen op afzonderlijke data.
Matthias De Block is plaatsvervangend vertegenwoordiger in de lokale adviescommissies. Hij werd geïnstalleerd als raadslid.
Er moet dus opnieuw een plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de lokale adviescommissie elektriciteit en gas en voor de lokale adviescommissie water aangeduid worden.
Gaat over tot geheime stemming
Na geheime stemming:
Eveline Matthys: 28 stemmen
Artikel 1
De OCMW-raad duidt Eveline Matthys wonende te 9920 Lievegem, Eeksken 43, lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aan als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de Lokale adviescommissie voor elektriciteit en aardgas.
Artikel 2
De OCMW-raad duidt Eveline Matthys, wonende te 9920 Lievegem, Eeksken 43, lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW in de Lokale adviescommissie voor water.
Artikel 3
Jacqueline Wille, wonende te 9930 Lievegem, Peperhoek 3a, lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst blijft effectief vertegenwoordiger van het OCMW in de Lokale adviescommissie voor elektriciteit en gas en voor water.
Artikel 3
Deze aanduiding is geldig voor de resterende duur van de legislatuur 2019-2024.
Kim Martens, burgemeester
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering, inzonderheid artikelen 171 §4, 176 en 263
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole, het debiteurenbeheer, de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's, artikel 177
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over het systeem van klachtenbehandeling, artikel 302 en 303
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de jaarlijkse rapportering over de organisatiebeheersing, artikel 219
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018, inzonderheid de artikelen 6, 29 en 108
Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, inzonderheid artikel 5
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2019 tot vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2020 tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 december 2021 tot vaststelling van de meerjarenplanaanpassing 2020-2025 voor haar gedeelte
Overeenkomstig artikel 263 van het decreet lokaal bestuur bepalen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd. Hierbij wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgings-rapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd.
Volgens artikel 29 van het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen hoort de opvolgingsrapportering minstens volgende elementen te bevatten:
In functie van de rapportering over het meerjarenplan 2020-2025 werd geopteerd voor een rapportering op actieniveau.
Overeenkomstig artikel 171 van het decreet lokaal bestuur staat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid in voor:
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau:
Overeenkomstig artikel 303, §3 rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Overeenkomstig artikel 219 rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Lokaal bestuur Lievegem wil de decretaal verplichte rapporteringen integreren tot één beleidsrapport en uitbreiden met informatie over de reguliere werking en dienstverlening. Aan de hand van dit beleidsrapport kan het beleid en het management gefundeerde beslissingen nemen en de werking op een goede manier sturen.
Voor de concrete aanpak en uitwerking kwam een werkgroep samen bestaande uit een aantal pilootdiensten.
De rapportering omvat onder meer per kwartaal:
In deze pilootversie ligt de focus op de financiële en decretaaal verplichte rapporteringen. We breiden deze kwartaalrapportering na evaluatie geleidelijk aan uit, rekening houdende met de haalbaarheid voor de verschillende teams en de beschikbaarheid van data.
Finaal willen we komen tot een rapportering per kwartaal en een jaarverslag van de werking van alle teams (rapportering kwartaal 4).
Enig artikel
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de kwartaalrapportering over het 1ste en 2de kwartaal 2022 zoals gevoegd in bijlage.
Kim Martens, burgemeester
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem, artikel 218 en 219
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 oktober 2019 over organisatiebeheersing - algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem: goedkeuring
Overeenkomstig artikel 219 van het decreet lokaal bestuurd van 22 december 2017 stelt de algemeen directeur, na overleg met het managementteam, het organisatiebeheersingssysteem vast. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem werd voorgelegd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 oktober 2019. Dit kader bleek niet volledig te zijn.
In 2021 voerde Audit Vlaanderen een fusieaudit uit bij lokaal bestuur Lievegem.
Audit Vlaanderen formuleerde volgende aanbeveling:
De organisatie vervolledigt haar kader voor organisatiebeheersing en legt dit opnieuw ter goedkeuring voor aan de raden en past dit toe. Naast het reeds bepaalde model, omvat het kader minstens:
Het aangepaste kader wordt hier voorgelegd.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem goed zoals gevoegd in bijlage.
Namens OCMW-raad,
Eddy De Mits
algemeen directeur
Nicholas Spinel
voorzitter