Besluit  Gemeenteraad

Bevoegd lid

Caroline Fredrick, schepen

Regelgeving

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40.

Gebruiksovereenkomst jeugdlokalen tussen het Gemeentebestuur Waarschoot en de permanente gebruikers van de gemeentelijke jeugdlokalen, goedgekeurd door gemeenteraad van Waarschoot op 15 mei 2014.

Gebruikersovereenkomst jeugdlokalen Haantjesstraat tussen het Gemeentebestuur Lovendegem en de KLJ Lovendegem, goedgekeurd op de Gemeenteraad van 26 juni 2014.

Gebruikersovereenkomst jeugdlokalen Kort Eindeken tussen het Gemeentebestuur Lovendegem en de Chiro Lovendegem vzw, goedgekeurd op de Gemeenteraad van 26 juni 2014.

Lokalennota jeugdlokalen Hofbouwstraat 1 tussen het Gemeentebestuur Zomergem en de gebruikers, goedgekeurd op de Gemeenteraad van 23 maart 2005.

Gebruikersovereenkomst jeugdlokalen Hofbouwstraat 1 tussen het Gemeentebestuur Zomergem en de regionale jeugddienst Meetjesland, goedgekeurd op de Gemeenteraad van 23 maart 2005.

Gebruikersovereenkomst jeugdlokalen Hofbouwstraat - Oepites tussen het Gemeentebestuur Zomergem en KSJ Zomergem, goedgekeurd op de Gemeenteraad van 27 november 2013.

Besluit van het college van 26 april 2022 over het principieel akkoord met de huurgelden Lievegemse jeugdverenigingen - tariefbepaling - kwijtschelding huurgelden
Lievegemse jeugdverenigingen.

Besluit van het college van 7 juni 2022 over het principieel akkoord algemene gebruikersovereenkomst jeugdlokalen Lievegem.

Feiten en motivering

In het prefusiebestuur waren er verschillende gebruikersovereenkomsten en lokalennota's in gebruik voor de jeugdlokalen in Lievegem.
Een ééngemaakte gebruikersovereenkomst voor alle jeugdlokalen was noodzakelijk om een duidelijk en gelijkvormig kader te scheppen voor alle jeugdverenigingen die gebruik maken van een gemeentelijk gebouw.
Aangezien elk jeugdgebouw bijkomende specifieke gebruiken en afspraken heeft, is er per jeugdgebouw ook een bijlage voorzien.

Op 1 oktober 2020 is de werkgroep jeugdlokalen voor de 1ste keer samengekomen, daarin is per jeugdvereniging 1 lokaalverantwoordelijke vertegenwoordigd.
Wegens Corona zijn er daarna nog een aantal online besprekingen geweest en tenslotte is op 28 april 2022 nog eens een fysiek overleg kunnen doorgaan.
Met de bestaande overeenkomsten als leidraad, is dan een nieuw eengemaakte gebruikersovereenkomst opgemaakt.
Belangrijk is dat deze nieuwe overeenkomst gedragen is door alle jeugdverenigingen en hun lokaalverantwoordelijken.

Er is ook vanuit Team Jeugd overleg geweest met alle betrokken interne diensten om zo tot een overeenkomst te komen die ook gedragen is door de betrokken diensten.

De algemene vergadering van de jeugdraad keurt de nieuwe gebruikersovereenkomst goed. Hun advies is via e-mail gevraagd op 3 mei 2022.

Zoals beslist in het college van 26 april 2022, is het college van burgemeester en schepenen principieel akkoord met de tariefbepaling:
- de jeugdverenigingen betalen geen huur voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur (lees: jeugdlokalen), maar de energiekosten (elektriciteit, gas en water) zijn ten laste van de jeugdverenigingen.
- Het verhuren van de jeugdlokalen door jeugdverenigingen aan derden wordt niet langer toegestaan met uitzondering van Oepites.
Ter compensatie zal Oepites:
- aan verminderd tarief hun lokalen verhuren aan Lievegemse jeugdverenigingen.
- een deel van de inkomsten laten terugvloeien naar de gemeente (50%).

Enkel door de verhuur van Oepites (door KSA/VKSJ aan derden) zal de gemeente inkomsten ontvangen.

De huidige gebruikersovereenkomsten van Chiro Luvand en KLJ Lovendegem zullen met wederzijds akkoord beëindigd worden. Dit is bevraagd via mail op 10 mei 2022 en beide verenigingen hebben hun akkoord tot wederzijdse beëindiging van de huidige gebruikersovereenkomst gegeven.

De nieuwe gebruikersovereenkomst zal dan met terugwerkende kracht ingaan vanaf 1 januari 2022.

Financiële impact

Inkomsten worden geïnd in het meerjarenplan 2020-2025 op volgende jaarbudgetrekeningen:
xxxx/GBB-JGDBKO/0050-00/7050001/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Algemene gebruiksovereenkomst jeugdlokalen Lievegem

1.     Toepassingsgebied
    Deze overeenkomst behandelt het gebruik van gebouwen en terreinen gelegen in Oostmoer,     Kort Eindeken, Haantjenstraat en Hofbouwstraat; die bestemd zijn voor de ondersteuning     van het jeugdwerk, hierna genoemd ‘de jeugdlokalen’. De gebouwen en terreinen zijn     eigendom van de gemeente Lievegem. De overeenkomst wordt gesloten tussen het     gemeentebestuur Lievegem en de permanente gebruikers van de jeugdlokalen, hierna     genoemd ‘de jeugdverenigingen’.

    Volgende jeugdverenigingen hebben een permanent onderkomen in de jeugdlokalen:

•    Oostmoer 2:  Chiro Waarschoot, FOS De Sperwer, KLJ Waarschoot en     Speelpleinwerking Makss.
•    Kort Eindeken 22: Chiro Luvand en Speelpleinwerking ’t VeePee.
•    Haantjenstraat 10: KLJ Lovendegem.
•    Hofbouwstraat 2b (Oepites): KSA Zomergem.
•    Hofbouwstraat 1 (Kwadrant): KLJ Zomergem en Tienerwerking Boemerang
2.     Communicatie
2.1     Elke jeugdvereniging duidt 1 lokaalverantwoordelijke en 1     plaatsvervanger aan die optreden     als contactpersonen. De lokaalverantwoordelijke brengt de afspraken met het     gemeentebestuur over naar de leiding en de leden van de betreffende jeugdvereniging. Hij     of zij is het aanspreekpunt voor alle mededelingen     en afspraken rond de jeugdlokalen en bij     problemen die voortvloeien uit het niet naleven van de overeenkomst, en dit zowel tussen     de jeugdverenigingen onderling als tussen de jeugdverenigingen en het gemeentebestuur.     Hij of zij neemt ook het peter/meterschap op zich van de lokalen én de buitenterreinen. Dit     houdt in dat zij alles geregeld nakijken en eventuele schade of vandalisme zo vlug mogelijk     melden aan Team Jeugd.

2.2     Communicatie over de jeugdlokalen verloopt steeds via Team Jeugd. Wijzigingen         van lokaalverantwoordelijken worden onmiddellijk doorgegeven aan Team Jeugd.

2.3        Team Jeugd stelt jaarlijks een lijst op van de huidige lokaalverantwoordelijken en hun    plaatsvervangers.
3.     Gebruik van de infrastructuur
3.1     De jeugdverenigingen kunnen permanent gebruik maken van de toegewezen jeugdlokalen     voor hun algemene werking. Dit impliceert alle samenkomsten die verbonden zijn aan de     algemene werking.

3.2    De kosten voor elektriciteit, gas en water zijn ten laste van de jeugdverenigingen.

3.3        Het gebruik van de jeugdlokalen door derden en onderverhuren is niet toegelaten, met     uitzondering van gemeentelijke activiteiten en dit na afspraak met de betrokken jeugd-    verenigingen. In geen geval kan gebruik gemaakt worden van de leidingslokalen.

        Uitzonderingen:
    KSA Zomergem mag hun jeugdlokaal ‘Oepites’ verhuren aan jeugdverenigingen en eigen     (oud)leden en (oud)leiding (zie bijlage jeugdlokalen Oepites).

3.4        De jeugdverenigingen staan zelf in voor de binneninrichting van de jeugdlokalen, zijnde     meubels en andere losse toebehoren. Alle structurele veranderingen en    grote aanpassings-     of onderhoudswerken moeten steeds aangevraagd worden aan het gemeentebestuur via     Team Jeugd.

        Elke jeugdvereniging kan maximum 1 keer om de 5 jaar een aanvraag doen aan het     gemeentebestuur om de binnenmuren van hun lokalen te schilderen. Team Patrimonium     zal hiervoor de nodige verf en schildermateriaal voorzien. De jeugdvereniging doet de     aanvraag minimum 1 jaar voorafgaand aan de schilderwerken. Er dient steeds in overleg     met Team Jeugd bekeken te worden wat en wanneer er precies zal geschilderd worden.

3.5        Activiteiten die buiten de normale werking vallen, moeten minstens 12 weken op voorhand     aangevraagd worden via het evenementenformulier op de gemeentelijke website:
    https://www.lievegem.be/vrije-tijd/evenementen/evenementenformulier

3.6        Het GAS-reglement van de politiezone Deinze-Zulte-Lievegem is van toepassing op alle     jeugdterreinen in Lievegem:
        https://www.lievegem.be/bestuur/politiezone/gemeentelijke-administratieve-sanctie

3.7    Overnachten in de jeugdlokalen kan enkel door leden en leiding van de eigen     jeugdvereniging, mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

    De jeugdverenigingen geven minimum 3 weken op voorhand, via een formulier op de     gemeentelijke website, volgende info door aan Team Jeugd: reden van overnachting,     periode van overnachting, leeftijdsgroep/tak, aantal aanwezige personen (leiding + leden) en     de naam en gsm-nummer van de aanwezige verantwoordelijke(n).

    Team Jeugd agendeert dit ter goedkeuring op het college van burgemeester en schepen.     Een kopie van het collegebesluit wordt aan de korpschef van de brandweerzone Centrum en     aan de politie bezorgd.

3.8        Voor de afspraken over gedeeld gebruik: zie bijlage per specifiek jeugdlokaal.

3.9        Wanneer bij een jeugdvereniging herhaaldelijke inbreuken tegen de afspraken vastgesteld     worden, zal deze een schriftelijke aanmaning ontvangen van het gemeentebestuur. Na     herhaaldelijke schriftelijke aanmaningen waaraan geen gevolg gegeven wordt, kan het     gemeentebestuur een uitzetting overwegen. Bij uitzetting vraagt het gemeentebestuur altijd     advies aan de jeugdraad. Als een jeugdvereniging het terrein of de lokalen moet verlaten,     brengt het gemeentebestuur de betrokken vereniging minstens 3 maanden vooraf op de     hoogte.

4.     Onderhoud, schade en herstellingen
4.1    De jeugdverenigingen zijn gehouden om voor de lokalen, de bijhorende infrastructuur en de     buitenterreinen als een goede huisvader te zorgen. Als basisregel geldt dat de lokaal-    verantwoordelijke Team Jeugd altijd verwittigt bij problemen, gebreken of schade.

4.2    Om herstellingen, onderhoud, meldingen van gebreken of schade door te geven gebruikt de     jeugdvereniging het standaardformulier op de gemeentelijke website:     https://www.lievegem.be/melding-defectonderhoud-jeugdlokalen-lievegem

4.3    De jeugdverenigingen zorgen voor het gewoon onderhoud en behoud van de goede staat.     Dit betekent dat de jeugdvereniging instaat voor de orde en netheid in en rond de gebouwen     en het algemeen nazicht van de jeugdlokalen.

4.4    Kleine herstellings- en onderhoudswerken, waarvoor geen technische vaardigheden vereist     zijn, mogen door de jeugdverenigingen zelf gedaan worden. Indien men lampen vervangt,     dienen deze van hetzelfde type en wattage te zijn als diegene die erin zitten.

4.5    Alle andere herstellings- en onderhoudswerken die noodzakelijk zijn voor het in stand     houden van de lokalen en terreinen, herstellingen door normale slijtage en alle werken aan     verwarmings-, elektriciteits- en gasinstallaties; gebeuren altijd door Team Patrimonium.
    Alle werkzaamheden die Team Patrimonium zal uitvoeren aan de lokalen, worden indien     mogelijk vooraf gemeld aan Team Jeugd. Team Jeugd geeft dit door aan de betrokken     lokaalverantwoordelijke.

4.6    Grote onderhoudswerken, herstellingen door normale slijtage en grote werken die nodig zijn     voor het in stand houden van de lokalen en terreinen, vallen ten laste van het     gemeentebestuur.

4.7     De jeugdverenigingen zijn verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door leden en     leiding. Deze schade moet steeds gemeld worden aan Team Jeugd. De kosten hieraan     verbonden kunnen de jeugdverenigingen verhalen op de daders.

4.8    De lokaalverantwoordelijken nemen alle mogelijke voorzorgen om leidingen en sanitaire     installaties te vrijwaren van vorstschade. Bij vorstschade valt de herstelling enkel ten laste     van het gemeentebestuur als de vereniging kan aantonen voldoende voorzorgsmaatregelen     te hebben genomen. Bij vragen hierover kan steeds beroep gedaan worden op Team Jeugd     of Patrimonium voor een deskundige uitleg hoe dit best kan gedaan worden.

4.9    Het gemeentebestuur bezorgt de lokaalverantwoordelijke een evacuatieplan van de lokalen.     De lokaalverantwoordelijke beschikt eveneens over een plan met de lokaalverdeling.

4.10    De jeugdverenigingen zorgen dat de buitenomgeving proper wordt achtergelaten. Afval en     zwerfvuil in de gebouwen, op het buitenterrein en op de toegangswegen van de     jeugdlokalen; worden opgeruimd door de jeugdverenigingen zelf. De gemeentelijke     groendienst staat in voor het algemeen onderhoud van de terreinen. Dit kan steeds     aangevraagd worden via het aanvraagformulier op de gemeentelijke website:
    https://www.lievegem.be/melding-defectonderhoud-jeugdlokalen-lievegem

4.11     Het gebruik van gemotoriseerde voertuigen op de speelterreinen is verboden, uitgezonderd     gemeentelijke diensten en externe firma’s (mits goedkeuring van de gemeente).

4.12    Team Jeugd organiseert jaarlijks minstens één inspectieronde. Aan deze inspectie nemen     Team Patrimonium, Team Jeugd en de betrokken lokaalverantwoordelijke deel.

4.13    Het gemeentebestuur heeft het recht de lokalen ten allen tijde te bezoeken om herstellingen     en nazichten uit te voeren. De lokaalverantwoordelijken worden bij herstellingen en     onderhoudswerken indien mogelijk steeds op voorhand verwittigd. In geval van overmacht     kan het gemeentebestuur zonder verwittiging ingrijpen.
5.     Algemene- en brandveiligheid
5.1    Het gemeentebestuur zorgt dat de gebouwen en terreinen voldoen aan de algemene     veiligheidsnormen.

5.2    Het gemeentebestuur voorziet conform de wetgeving voor voldoende brandblussers,    brandslangen, noodverlichting, pictogrammen en dergelijke. Team Patrimonium staat in voor     de jaarlijkse keuring van alle brandblussers en indien nodig vervanging. Het gebruik van     brandblussers en de reden van het gebruik worden onmiddellijk gemeld aan Team Jeugd.     Bij oneigenlijk gebruik van de brandblussers, zijn de kosten van vervanging voor de     jeugdvereniging.

5.3    Elke jeugdvereniging zorgt voor een eigen EHBO-koffer, de lokaalverantwoordelijke ziet     erop toe dat deze regelmatig nagekeken en aangevuld wordt.

5.4    De jeugdverenigingen zorgen ervoor dat de vrije doorgang van vluchtwegen niet belemmerd     wordt. Ze zorgen er ook voor dat de hekkens (indien deze er zijn) tijdens de werking uit slot     zijn, dit in functie van de brandveiligheid. Na de werking worden de hekkens terug op slot     gedaan.

5.5    De deuren en ramen van de gebouwen en lokalen worden steeds afgesloten bij het verlaten     van de gebouwen. De algemene principes op het gebied van inbraakpreventie worden     nageleefd.

5.6    Het is niet toegelaten om materialen zoals bvb. vlaggen, touwen, knutselwerken, enz. aan     elektriciteits-, gas- en waterleidingen te bevestigen.

5.7    Nadars, ladders, tenten en ander materiaal horen niet thuis op de daken van de     jeugdlokalen. Indien er toch speelmateriaal op het dak zou terecht komen, verwittig dan     Team Jeugd om dit er te laten afhalen.
5.8    De technische lokalen mogen in geen geval gebruikt worden om materiaal te stockeren.

5.9    Er geldt een absoluut rookverbod in de jeugdlokalen. In sommige jeugdlokalen is er     branddetectie, Team Patrimonium voorziet jaarlijks onderhoud van de brand-    detectiesystemen. Wees echter steeds voorzichtig met het gebruik van kaarsen. Het     afplakken van rookdetectoren is ten allen tijde verboden.

5.10    Het is niet toegelaten om gevaarlijke, explosieve of giftige stoffen in de lokalen te bewaren.     
5.11     Gasflessen (butaan/propaan) moeten buiten in een afgesloten kooi gestockeerd worden.     Deze kooi moet voldoen aan de voorschriften van de Vlaamse Milieuwetgeving (VLAREM).     Het totaal volume aan gestockeerde gasflessen moet kleiner zijn dan 300 liter. Lege     gasflessen worden eveneens meegeteld, gasflessen aangesloten aan een verbruikstoestel
    worden niet meegeteld. Indien een jeugdvereniging meer dan 300 liter wil stockeren, moeten     ze hiervoor een melding ‘Klasse 3’ indienen via het omgevingsloket.
    Lege gasflessen moeten naar een erkende verdeler gebracht worden. Zie adressen op:     https://www.mijngasfles.be.

5.12     Alle info rond veiligheidsvoorschriften van de brandweer, kan je via onderstaande link     terugvinden in de reglementen goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 april 2022:
https://www.lievegem.be/burger-en-welzijn/veiligheid-en-preventie/hulpverleningszone-centrum

6.    Afvalbeheer, milieuzorg en energie
6.1    De jeugdverenigingen hebben aandacht voor milieuzorg. Zij zamelen het afval in hun lokalen     en op het terrein selectief in. De lokaalverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het     algemene afvalbeheer en milieuzorg.

6.2    De jeugdverenigingen streven een duurzaam en rationeel energieverbruik na. Na afsluiten     van de activiteit worden alle lichten gedoofd en worden ventilatie en verwarming in het lokaal     uitgezet.

6.3    Alle jeugdverenigingen kopen zelf hun vuilzakken aan en bieden deze aan volgens de     gebruikelijke wekelijkse afvalophalingen. De ophaalkalender is te verkrijgen bij de dienst     Burgerzaken en Omgeving of te downloaden via de gemeentelijke website:
    https://www.lievegem.be/wonen-en-omgeving/afval-en-recyclage/ophaalkalender

6.4    De jeugdverenigingen kunnen met hun grofvuil terecht in 1 van de 3 recyclageparken in     Lievegem. In de recyclageparken van Zomergem en Lovendegem kan je terecht met zowel     gratis als betalende fracties, in Waarschoot kan je enkel terecht met gratis fracties.

    Er kan een toegangskaart voor de recyclageparken op naam van de jeugdvereniging    verkregen worden. Dit kan via de gemeentelijke website aangevraagd worden. De     jeugdvereniging kan dan zelf geld opladen op de kaart om zo met betalende fracties in het     recyclagepark terecht te kunnen.
    https://www.lievegem.be/wonen-en-omgeving/afval-en-recyclage/recyclageparken

7.    Sleutelbeheer
7.1    De sleutels van de jeugdlokalen worden toevertrouwd aan de lokaalverantwoordelijke die     een lijst bijhoudt van wie welke sleutels in zijn of haar bezit heeft. De jeugdverenigingen     mogen zelf geen sloten vervangen of kettingen met een extern slot plaatsen, zonder     voorafgaand overleg met Team Jeugd.
8.    Verzekeringen
8.1    Het gemeentebestuur verzekert de gebouwen.

8.2    De jeugdverenigingen sluiten een verzekering “Brand” en “Burgerlijke Aansprakelijkheid” af.     Een kopie van de verzekeringspolissen worden bezorgd aan Team Jeugd.
9.    Wijzigingen en evaluatie
9.1    Naast de jaarlijkse inspectieronde van de jeugdlokalen is er ook minstens één jaarlijkse     lokalenraad. Dit is een evaluatiemoment waarop alle lokaalverantwoordelijken van de     verschillende jeugdverenigingen aanwezig zijn. Hier wordt de samenwerking tussen de     jeugdverenigingen die een jeugdgebouw delen, het gebruik van de jeugdlokalen,     herstellings- en onderhoudswerken, enz. besproken. Indien gewenst kan de schepen van     jeugd hierbij ook aanwezig zijn.

9.2    Wijzigingen aan de gebruiksovereenkomst kunnen aangebracht worden op voorstel van en     in samenspraak met de jeugdverenigingen en het gemeentebestuur. De wijzigingen worden     voor advies voorgelegd aan de jeugdraad, en ter goedkeuring geagendeerd op het     college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.

Bijlage jeugdlokalen Haantjenstraat

Afspraken met de buurt
De jeugdvereniging dient er over te waken dat de activiteiten zo weinig mogelijk hinder veroorzaken voor de omgeving en buurtbewoners.

•    Het gebruik van geluidsinstallaties is verboden op de gemeentelijke terreinen. Uitzonderlijk mag er kortstondig een geluidsinstallatie gebruikt worden in functie van de werking van de KLJ.

•    Minstens éénmaal per jaar wordt een vergadering belegd waarop de buurtbewoners worden uitgenodigd. Zowel KLJ Lovendegem, Team Jeugd als de schepen van jeugd zijn hierbij aanwezig. Het verslag van deze vergadering wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.

•    De contactgegevens van de lokaalverantwoordelijke en Team Jeugd moeten ten allen tijde in de infokast aan het lokaal te vinden zijn voor de buurtbewoners.

Bijlage jeugdlokalen Kort Eindeken

Gedeeld gebruik lokalen
Chiro
september tot juni  lokalen 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 18, 19 en 20
juli tot augustus  lokalen 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17, 19 en 20

't VeePee
januari tot december  lokalen 1, 2, 3 en 15
juli tot augustus  lokalen 1, 2, 3, 4, 6, 9, 15, 16, 18 en 20

Binnenplaats, sanitair en buitenterreinen zijn gemeenschappelijk te gebruiken.

In de maanden juli en augustus worden de lokalen gebruikt door 't VeePee voor de organisatie van de speelpleinwerking.

In onderling overleg en ten laatste op de dag voor de start van de speelpleinwerking is er een “Overdracht van lokalen”. Tijdens die overdracht is er een inspectieronde samen met Team Jeugd en worden de meterstanden genoteerd.

In onderling overleg en ten laatste op de dag na het einde van de speelpleinwerking is er opnieuw een “Overdracht van lokalen”. Tijdens die overdracht is er een inspectieronde samen met Team Jeugd en worden de meterstanden genoteerd.

Ten laatste op 31 december wordt een afrekening van elektriciteit, gas en water samen met de facturen van de energieleverancier overgemaakt door de Chiro aan Team Jeugd.

Afspraken met de buurt
De jeugdverenigingen dienen er over te waken dat de activiteiten zo weinig mogelijk hinder veroorzaken voor de omgeving en buurtbewoners.

•    Het gebruik van geluidsinstallaties is verboden op de gemeentelijke terreinen. Uitzonderlijk mag er kortstondig een geluidinstallatie gebruikt worden bij het opstarten en beëindigen van de dagactiviteit (formatie).

•    Minstens éénmaal per jaar wordt een vergadering belegd waarop de buurtbewoners worden uitgenodigd. Zowel Chiro Luvand, Speelpleinwerking ’t VeePee, Team Jeugd als de schepen van jeugd zijn hierbij aanwezig. Het verslag van deze vergadering wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.

De contactgegevens van de lokaalverantwoordelijke en Team Jeugd moeten ten allen tijde in de infokast aan het lokaal te vinden zijn voor de buurtbewoners.


Bijlage jeugdlokalen Kwadrant - Hofbouwstraat 1

Verdeling lokalen
KLJ  lokalen 1, 2, 3 en 4
Boemerang  lokalen 5, 6 en 7

Gedeeld gebruik

•    KLJ Zomergem gebruikt de vergaderruimte (links) elke zondag van september tot juni voor hun reguliere werking. De KLJ reserveert jaarlijks in september het vergaderlokaal voor het volledige werkingsjaar via: https://reservaties.lievegem.be/

•    Aangezien de vergaderruimte ook aan externen kan verhuurd worden, zorgt de KLJ ervoor dat na elke werking het lokaal proper achtergelaten wordt. Dat wil zeggen dat er indien nodig geveegd en gedweild wordt en dat er geen materiaal, etensresten en ander afval achtergelaten wordt. Het lokaal wordt ook steeds na de werking terug op slot gedaan.

•    Team Logistiek voorziet iemand die wekelijks het sanitair, de gemeenschappelijke keuken en de vergaderruimtes komt poetsen. Ze voorzien ook toiletpapier voor de sanitaire ruimtes.

•    KLJ Zomergem en Boemerang betalen samen 25% van de totale EGW-kosten van het Kwadrant aan de gemeente  KLJ 20% en Boemerang 5%.

•    De vendeloefeningen van KLJ Zomergem vinden plaats op woensdag-, donderdag- en vrijdagavond, telkens van 19.30u tot 21.30u. Op woensdag- en vrijdagavond zal er geoefend worden op de speelplaats van de Sint-Vincentiusschool, en op donderdagavond op het grasveld achteraan het Kwadrant.  Om geluidsoverlast voor de buurt tegen te gaan zal er enkel op donderdagavond met de trommel geoefend worden.

•    Tijdens de zomervakantie neemt de KLJ deel aan tal van sportfeesten waarvoor ze regelmatig moeten oefenen. De KLJ brengt de buurtbewoners op de hoogte aan de hand van een briefje in de brievenbus van wanneer en tot hoe laat ze oefenen op de buitenterreinen aan het Kwadrant.

Buurtvergadering

Minstens éénmaal per jaar wordt een vergadering belegd waarop de buurtbewoners worden uitgenodigd. Zowel de KLJ, Tienerwerking Boemerang, Team Jeugd als de schepen van jeugd zijn hierbij aanwezig. Het verslag van deze vergadering wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.

Bijlage jeugdlokalen Oepites - Hofbouwstraat 2b

Verhuur lokalen

•    Het uitgangspunt is dat de jeugdlokalen er in de eerste plaats zijn voor jeugdverenigingen die met hun leden op weekend willen gaan. De verhuur van de lokalen moet zich vooral focussen op die bepaalde doelgroep.

•    De huurinkomsten van de verhuur aan niet-Lievegemse jeugdverenigingen, zullen voor de helft doorgestort worden aan het gemeentebestuur.

•    Lievegemse jeugdverenigingen kunnen één keer per jaar de lokalen huren aan de helft van de verhuurprijs, deze huurinkomsten zijn volledig voor de KSA. Vanaf de 2de verhuur in hetzelfde jaar, geldt dezelfde regeling zoals voor externe jeugdverenigingen.

•    (oud)leiding en (oud)leden behouden de mogelijkheid om de lokalen aan verminderd tarief te huren. Deze huurinkomsten zullen ook voor de helft doorgestort worden aan het gemeentebestuur.

•    Verhuur aan privé personen, die niet verbonden zijn aan KSA Oepites, is niet mogelijk.

•    Onderstaande verhuurprijzen zullen gehanteerd worden:

o    activiteiten van (oud)leden en (oud)leiding van KSA  50€ / 24u
o    overnachtingen externe jeugdverenigingen  100€ / nacht
o    overnachtingen Lievegemse jeugdverenigingen  50€ / nacht (max. 1x per jaar)
            
    Bij groepen groter dan 25 personen is er een toeslag van 4€ per extra persoon per nacht.
    Voor Lievegemse jeugdverenigingen is dat 2€ per extra persoon per nacht (max. 1x per     jaar).

    In de huurprijs zijn verbruikskosten (water, gas en elektriciteit) niet inbegrepen. Het verbruik     wordt ingehouden op de waarborg van de jeugdverenigingen.

•    Eventuele wijzigingen in de verhuurprijzen dienen steeds zo snel mogelijk doorgegeven te worden aan Team Jeugd.

•    De periode van verhuur die jaarlijks moet doorgegeven worden aan Team Jeugd loopt steeds van 1 september tot 31 augustus (= idem werkingsjaar subsidies). Uiterlijk 1 oktober stuurt de KSA een overzicht van de verhuurde periodes + het totaal van de ontvangen huurgelden + het verschuldigde bedrag aan de gemeente, door naar Team Jeugd.

•    Telkens er een verhuur met overnachting van de jeugdlokalen is en zowel aan Lievegemse als niet-Lievegemse verenigingen, geeft de lokaalverantwoordelijke dit min. 3 weken op voorhand door via een apart formulier op de website: ‘Melding verhuur jeugdlokalen Oepites’.


Team Jeugd agendeert de verhuren met overnachting op het college en stuurt het collegebesluit door naar de brandweer. Op die manier heeft het college en de brandweer zicht op wanneer er in welke jeugdlokalen een overnachting gepland is en is er een duidelijk overzicht hoeveel keer er verhuurd is en voor welke bedragen.

Team Jeugd verzamelt de verhuurperiodes doorheen het jaar en bezorgt voor 31 oktober het overzicht van de verhuurperiodes samen met het overzicht van de KSA aan team Financiën. Team Financiën maakt een factuur op voor het verschuldigde bedrag en bezorgt dit aan de KSA. De KSA betaalt dit bedrag uiterlijk 31 december aan de gemeente.

•    Volgens de afspraken met Toerisme Vlaanderen, is KSA Oepites verplicht om hun lokalen minstens tot 2028 te blijven aanbieden voor verhuur.

•    De lokaalverantwoordelijke van de KSA is verantwoordelijk voor het correct en tijdig doorgeven van de verhuurperiodes en de ontvangen huurgelden aan Team Jeugd.

•    Indien het gemeentebestuur merkt dat de verhuurperiodes niet volgens de gemaakte afspraken gemeld worden of dat de geïnde verhuurbedragen niet correct doorgegeven worden aan Team Jeugd of Team Financiën, kan het gemeentebestuur beslissen dat er voor een bepaalde periode niet meer mag verhuurd worden.

Buurtvergadering

Minstens éénmaal per jaar wordt een vergadering belegd waarop de buurtbewoners worden uitgenodigd. Zowel de KSA, Team Jeugd als de schepen van jeugd zijn hierbij aanwezig. Het verslag van deze vergadering wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.

Bijlage jeugdlokalen Oostmoer

Gedeeld gebruik lokalen

De gemeentelijke speelpleinwerking Makss kan, naast het leidings- en bergingslokaal, tijdens de vakantiewerking kosteloos gebruik maken van een aantal jeugdlokalen van andere jeugdverenigingen, die nodig zijn voor de eigen werking.

Bij de start van de vakantiewerking wordt de sleutel van de te gebruiken lokalen bezorgd aan speelpleinwerking Makss. Er wordt voor gezorgd dat de lokalen proper en opgeruimd zijn. Speelpleinwerking Makss zorgt dat de jeugdlokalen op het einde van hun vakantiewerking in perfecte staat achtergelaten worden.

Voor de start van de speelpleinwerking vraagt Team Jeugd aan Team Logistiek om de lokalen te poetsen. Na de zomerwerking doet Team Logistiek een controle of de lokalen netjes achtergelaten zijn door speelpleinwerking Makss.

Bij de start en op het einde van de speelpleinwerking worden de meterstanden voor water en elektriciteit, van de lokalen die speelpleinwerking Makss gebruikt heeft, genoteerd. Het verbruik door speelpleinwerking Makss wordt door het gemeentebestuur betaald.

Verdeling buitenterreinen

De jeugdverenigingen maken onderling afspraken voor de verdeling en gebruik van de buitenterreinen. Op een plattegrond wordt aangeduid welke jeugdvereniging welk deel van de buitenterreinen gebruikt.

Bij problemen kan men steeds Team Jeugd contacteren en zal deze optreden als bemiddelaar om samen met de jeugdverenigingen een oplossing te zoeken

Vuurcirkel (afspraken van 29 mei 2019)

Volgende afspraken, rond het gebruik van het terrein tegenover de jeugdlokalen Oostmoer, werden in overeenstemming gemaakt door KLJ Waarschoot, FOS De Sperwer, Speelpleinwerking Makss en Chiro Waarschoot:

•    Er worden enkel nog kampvuren gemaakt op de kampvuurcirkel (zie plan), aangelegd door de Scouts.

•    Kampvuren worden enkel aangestoken als alle geldende regels gevolgd worden: emmers water voorzien, in de cirkel omringd door zand en de reststapel ver genoeg verwijderd van het vuur. Voor tips en tricks kan je steeds terecht bij de Scouts.

•    Het volledige terrein kan door iedereen gebruikt worden om te spelen of een activiteit te organiseren. We zetten geen omheiningen, afbakeningen, linten, enz.

•    We communiceren met elkaar rond het gebruik van het terrein en de kampvuurcirkel. Ergernissen of het niet volgen van de afspraken worden tijdig gecommuniceerd op het hoofdleidingsoverleg. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het gebruik van het amfitheater op het terrein achter de lokalen.

•    We evalueren het gedeeld gebruik van het terrein aan de voorkant en de kampvuurkring op de jaarlijkse lokalenraad.

•    Bij aanhoudende problemen wordt Team Jeugd verwittigd, deze kan een bemiddelende rol opnemen.

Bekendmaking

Dit besluit wordt bekendgemaakt op de gemeentelijke website en aan de Lievegemse jeugdverenigingen.
Team patrimonium, team financiën, team omgeving en team logistiek.