Notulen  OCMW-raad

Openbaar

• Goedkeuren notulen en zittingsverslag van de vorige zitting

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Tony Vermeire, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Gerrit Van Brabandt, Jeroen Van Acker, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Vincent Laroy, Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Wout Bonroy, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Silke Eloot, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Eddy De Mits

  Verontschuldigd: Guy De Neve

  Bevoegd lid

  Tony Vermeire, burgemeester

  Regelgeving

  Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 32 en 74
  Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 mei 2019 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement ocmw-raad, artikel 31 en 32

  Feiten en motivering

  De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
  Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden.
  Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in die zin aangepast.
  Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen en het zittingsverslag als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.

  Het zittingsverslag is te bekijken op https://youtu.be/nr6ArW3Uy0Q

  Publieke stemming

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Tony Vermeire, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Gerrit Van Brabandt, Jeroen Van Acker, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Vincent Laroy, Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Wout Bonroy, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Silke Eloot, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Eddy De Mits

  Voorstanders: Nicholas Spinel, Tony Vermeire, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Gerrit Van Brabandt, Jeroen Van Acker, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Vincent Laroy, Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Wout Bonroy, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Silke Eloot, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  De OCMW-raad keurt de notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raadszitting van 22 december 2021 goed.

• Organisatiebeheersing - Rapport thema-audit fusiebesturen (Lievegem): kennisname

  Aanwezig: Nicholas Spinel, Tony Vermeire, Kim Martens, Freddy Haegeman, Caroline Fredrick, Chris De Wispelaere, Gerrit Van Brabandt, Jeroen Van Acker, Hilde De Graeve, Ivan Goethals, Vincent Laroy, Martine Lataire-Gyssels, Steven Lambert, Jurgen Blomme, Dirk De Poorter, Tim Maenhout, Judith De Muynck, Nik Braeckman, Ann Boterdaele, Didier Garré, Patrick Dossche, Wouter De Muynck, Wout Bonroy, Marc Boterdaele, Lut Van der Spurt, Silke Eloot, Gunter Lippens, Wouter Ryckaert, Eddy De Mits

  Verontschuldigd: Guy De Neve

  Bevoegd lid

  Tony Vermeire, burgemeester bevoegd voor algemeen beleid en coördinatie

  Regelgeving

  Decreet van 1 januari 2019 over het lokaal bestuur, artikel 221, 222, en 223 over het uitvoeren van audits door Audit Vlaanderen.
  Decreet houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
  Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van artikel 190 van het decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)

  Het collegebesluit van 4 mei 2021 over organisatiebeheersing - opstart thema-audit fusiebesturen: kennisname
  Het besluit van het vast bureau van 8 februari 2022 over organisatiebeheersing - rapport thema-audit fusiebesturen (Lievegem): kennisname

  Feiten en motivering

  Context

  Op 29 maart 2021 bracht Audit Vlaanderen lokaal bestuur Lievegem op de hoogte dat zij vanaf april een thema-audit zouden uitvoeren bij de fusiebesturen.
  Er zou gewerkt worden via twee sporen

  • Een individueel spoor (individuele audit - audit in de diepte)
  • Puurs-Sint-Amands
  • Lievegem
  • Pelt

  Een globaal spoor (high level audit)

  • Aalter
  • Deinze
  • Kruisem
  • Oudsbergen

  De ervaringen en geleerde lessen moeten inzichten geven voor toekomstige fusiebesturen.

  Verloop audit

  Audit Vlaanderen voerde van april tot en met juli 2021 een thema-audit "fusiebesturen" uit bij lokaal bestuur Lievegem.
  De audit omvatte volgende onderdelen:

  • Aanpak organisatiebeheersing
  • Transitieaanpak
  • Organisatiestructuur
  • Externe dienstverlening
  • Organisatiecultuur
  • Debiteurenbeheer

  Op 19 april 2021 organiseerde Audit Vlaanderen een algemene infovergadering over de thema-audit "fusiebesturen" en op 29 april 2021 een specifieke infovergadering voor Lievegem.
  De voorbereidende taken voor de fusieaudit gingen van start op 30 april 2021:

  • Inplannen openingsmeeting
  • Bezorgen personeelslijst en organogram voor uitvoering terreinwerk
  • Lijst met te bezorgen documenten
  • Toegang beveiligd platform voor overdracht van documenten
  • Informatiefiche voor interne communicatie over de fusieaudit

  Op 3 juni 2021 vond de startvergadering plaats met het managementteam en een afvaardiging van het college.
  Doel vergadering:

  • Voorstelling Audit Vlaanderen
  • Introductie thema-audit fusiebesturen
  • Concrete planning audit en te bevragen diensten
  • Te bezorgen documenten
  • Terreinwerk (interviews van één à twee uur met de verschillende betrokkenen)

  Op basis van het organogram voerde Audit Vlaanderen van juni tot en met juli 2021 gesprekken met de verschillende betrokkenen (directeurs, teamleiders, verantwoordelijke organisatiebeheersing, ...). In het kader van deze interviews werden er nog een aantal extra documenten opgevraagd.
  Op 22 september 2021 vond het afsluitend gesprek plaats met een afvaardiging van het managementteam (intern auditcomité) waarop Audit Vlaanderen de eerste vaststellingen en resultaten van de audit presenteerde. Het managementteam (intern auditcomité) kreeg de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en resultaten te nuanceren. Na het afsluitend gesprek bezorgde het intern auditcomité nog enkele documenten om de resultaten van de audit te onderbouwen.
  Op 20 oktober 2021 ontving lokaal bestuur Lievegem het ontwerprapport van Audit Vlaanderen. 

  Er werden twee grote aanbevelingen geformuleerd in het auditrapport.

  • De organisatie vervolledigt haar kader voor organisatiebeheersing, en legt dit opnieuw ter goedkeuring voor aan de raden en past dit toe. Naast het reeds bepaalde model, omvat het kader minstens:
  • met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie stil wil staan bij haar eigen werking (via periodieke zelfevaluatie, een doorlichting door een externe partij, enz.);
  • hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan het politieke niveau over de mate waarin de risico’s beheerst zijn.

  • Het lokaal bestuur werkt op maat van haar organisatie een geïntegreerde aanpak voor procesbeheer uit. De processen worden in kaart gebracht en op basis van een risico gebaseerde aanpak worden de meest prioritaire processen uitgeschreven. Daarbij worden ook de rollen en verantwoordelijkheden verduidelijkt en worden de sleutelverantwoordelijken bv. proceseigenaars aangeduid.

  Het managementteam (intern auditcomité) kreeg terug de gelegenheid om reacties en opmerkingen te formuleren. Het managementteam besprak het ontwerprapport op 27 oktober 2021. De reacties en opmerkingen werden doorgegeven aan Audit Vlaanderen op 8 november 2021.  

  Op 17 november 2021 vond de exit-meeting plaats met het managementteam en een afvaardiging van het college waarop de globale resultaten van de audit werden gepresenteerd. De aanwezigen kregen de gelegenheid om opmerkingen en reacties te formuleren.
  In de week van 22 november 2021 maakte het management een managementreactie op. Deze managementreactie werd integraal opgenomen in het finaal auditrapport.

  Op 15 december 2021 bezorgde het lokaal bestuur een beknopt actieplan aan Audit Vlaanderen voor de realisatie van de aanbevelingen. Dit actieplan werd integraal opgenomen in het finaal auditrapport. De aanbevelingen uit de fusieaudit worden opgenomen in een globaal actieplan voor de organisatie waarin onder andere ook de verbeteracties uit de organisatieaudit en de organisatienoden uit de organogrambesprekingen zullen opgenomen worden.
  Op 5 januari 2022 ontving lokaal bestuur Lievegem het definitieve auditrapport van Audit Vlaanderen. Het MAT nam hiervan kennis op 12 januari 2022.
  Het definitieve auditrapport werd ook ter kennisname voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en de gemeenteraad.

  Bijlagen

  Rapport thema-audit fusiebesturen (lokaal bestuur Lievegem)

  Besluit

  Enig artikel
  De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport thema-audit fusiebesturen (lokaal bestuur Lievegem).