Besluit  College van burgemeester en schepenen

Bevoegd lid

Jeroen Van Acker, schepen van cultuur

Regelgeving

De nieuwe gemeentewet, artikel 135 § 2, 5°

Het decreet lokaal bestuur, artikel 56.

Het Koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19 pandemie te voorkomen of te beperken, laatst gewijzigd op 27 januari 2022

Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 5 oktober 2021 - Huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur in Lievegem - coronaproof - tijdelijke aanpassing naar aanleiding van coronacrisis: vaststelling, bekrachtigd op de gemeenteraad van 20 oktober 2021

Feiten en motivering

Ten gevolge van de coronacrisis en de veiligheidsmaatregelen die opgelegd worden moet het huishoudelijk reglement rond de verhuur van de gemeentelijke culturele infrastructuur aangepast worden.

Het Overlegcomité heeft op 21 januari 2022 beslist om vanaf 28 januari 2022 een aangepaste reeks van coronaregels door te voeren. Deze nieuwe coronamaatregelen hebben een impact op de verhuurmodaliteiten voor de gemeentelijke zalen.

• Gemengd gebruik van zalen gemeentehuis(personeel/derden), beslissing intern overleg covid-19 van 25 januari 2022: conflicterende coronaregels werkvloer en vrijetijd
  • voorstel: geen verhuur aan derden van Kleine en Grote Raadzaal Lovendegem en zaal 't Getouw Waarschoot tijdens de werkuren, dus op weekdagen van 9.00 uur tot 18.00 uur
• Nood van kinderopvang Domino aan locatie voor organisatie van bubbelwerking, op vraag van team kinderopvang
  • voorstel: geen verhuur aan derden tijdens de werkuren van zaal De Kring op weekdagen van 9.00 uur tot 19.00 uur
• Coronaregels rond luchtkwaliteit in zalen waar evenementen georganiseerd worden:
  • Indien je minder dan 200 personen publiek ontvangt, dien je niet te voldoen aan voorwaarden van luchtkwaliteit
  • Indien je de streefwaarde van 900ppm CO-2 haalt of 40m3 ventilatie per persoon per uur kan realiseren, dan kan je naar volle capaciteit
  • Indien je de limietwaarde van 1200ppm CO-2 haalt of 25m3 ventilatie per persoon per uur kan realiseren, dan kan je 70% van de totale capaciteit vullen

• Zaal De Kring heeft een max. capaciteit van 300 personen beneden en 64 personen boven. De ventilatienorm wordt tijdens de winter bij een capaciteit van 200-300 personen zelden tot nooit gehaald!

• voorstel: max. capaciteit beperken tot 200 personen, aan te passen bij een eventuele oplossing met luchtzuivering/ventilatietoestellen!

Gezien de aanpassing door het Overlegcomité en de publicatie ervan in het nieuwe Koninklijke Besluit van 27 januari 2022 en de daaruitvolgende maatregelen die van kracht zijn vanaf 28 januari 2022 is een aanpassing van het huishoudelijk reglement rond de verhuur van de gemeentelijke culturele infrastructuur dringend noodzakelijk, inzonderheid aanvulling artikel 40 en 41.

Het college van burgemeester en schepenen wenst alle zalen te verhuren, ook tijdens de kantooruren. De zalen moeten wel gereserveerd worden zowel door externen als personeel.

Bijlagen die integraal deel uitmaken van het besluit

Huishoudelijk reglement op het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur in Lievegem - Coronaproof

Artikel 1
Het gemeentebestuur Lievegem  stelt onderstaande gemeentelijke culturele accommodaties ter beschikking voor verhuur volgens onderstaande modaliteiten:
-    Feestzaal De Kring, Patronagiestraat 5, 9950 Lievegem
-    Cultureel Centrum, Nieuwstraat 8, 9950 Lievegem
-    Zaal ’t Getouw, gemeentehuis Waarschoot, Waarschootdorp 1, 9950 Lievegem
-    Zaal A ’t Kwadrant, Hofbouwstraat 1, 9930 Lievegem
-    Zaal B ’t Kwadrant, Hofbouwstraat 1, 9930 Lievegem
-    Zaal dienstencentrum Kerkelare 21, 9920 Lievegem
-    Polyvalente zaal Lovendegem, Sportstraat 24, 9920 Lievegem
-    Grote raadzaal, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem
-    Kleine raadzaal, Kasteeldreef 72, 9920 Lievegem
-    Tempelhof, Tulpenstraat, 9920 Lievegem
-    Polyvalente zaal en vergaderzaal Vinderhoute, Neerstraat 43, 9921 Lievegem
-    Gemeentemagazijn, Kasteeldreef 90, 9920 Lievegem

Artikel 2
Het gemeentebestuur stelt aan de gebruiker enkel de accommodatie ter beschikking, maar kan niet als inrichter worden beschouwd. De gebruiker wordt in zijn verhouding tot de gemeente als inrichter beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten.

Algemene bepalingen

Artikel 3
De gebruikers worden ingedeeld in volgende categorieën:
- Cat A: gemeentelijke adviesraden, (andere) gemeenteteams en gemeentebestuur
- Cat B: onderwijsinstellingen uit Lievegem
- Cat C: erkende verenigingen uit Lievegem
- Cat D: niet-erkende verenigingen uit Lievegem
- Cat E: particulieren uit Lievegem
- Cat F: verenigingen/ particulieren buiten Lievegem

Artikel 4
Onderstaande accommodaties kunnen gehuurd worden voor volgende activiteiten en door volgende categorieën:

 

Artikel 5
Alle accommodaties worden in hun geheel verhuurd: het is niet mogelijk om lokalen binnen een accommodatie apart te huren.

Artikel 6
Voor eenzelfde voorstelling kan een accommodatie maximum 3 opeenvolgende weekends (vrijdag, zaterdag, zondag) gehuurd worden. Het decor kan ten vroegste 2 weken voor de eerste voorstelling opgezet worden.

Artikel 7
Activiteiten hebben altijd voorrang op losse repetities (die niet in een aaneensluitende reeks gepland zijn) of op repetities die niet onmiddellijk gevolgd worden door een voorstelling.

Artikel 8
Wie een fuif wenst te organiseren in Polyvalente zaal Lovendegem, Feestzaal De Kring Waarschoot en Gemeentemagazijn Lovendegem richt voorafgaandelijk een gemotiveerde aanvraag tot het college van burgemeester en schepenen, gevolgd door een afzonderlijke goedkeuring.

Drank en maaltijden

Artikel 9
In alle accommodaties is de drankafname en prijsbepaling bij drankverkoop vrij.

Artikel 10
Het bereiden van warme maaltijden is niet toegelaten in volgende accommodaties: Kerkelare en Grote Raadzaal Lovendegem. In de vergaderzalen is het aanbieden van koude of warme maaltijden niet toegelaten.

Billijke vergoeding, Sabam

Artikel 11
In alle accommodaties wordt een jaartarief billijke vergoeding zonder dans betaald door de gemeente. In de accommodaties waar fuiven en dansfeesten zijn toegelaten wordt een jaartarief billijke vergoeding met dans betaald door de gemeente.

Artikel 12
Kosten inzake Sabam zijn steeds ten laste van de gebruiker.

Ingebruikname en ontruiming

Artikel 13
De gebruiker contacteert het team evenementen (reservaties@lievegem.be) om nadere informatie te verkrijgen over de toegangsmodaliteiten van de gehuurde accommodatie.

Artikel 14
Het in gereedheid brengen van de aangevraagde accommodatie en techniek kan enkel tijdens de periode waarvoor het gebruik werd toegestaan.

Artikel 15
In de gehuurde accommodaties zijn volgende zaken niet toegelaten:
•    timmeren, nagelen, plakken en nieten op muren, vensters, deuren
•    het gebruik van het materiaal (horecamateriaal, meubilair, …) buiten de accommodatie
•    parkeren binnen de omheining van de accommodatie, behoudens op de daartoe voorziene plaatsen. Bij gebrek aan parkeerplaatsen is tijdelijk parkeren binnen de omheining enkel toegelaten voor laden en lossen.
•    materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of verhoogd risico op ontploffing, brand of geluidsoverlast veroorzaken, worden niet toegelaten

Artikel 16
De gehuurde accommodatie mag niet onderverhuurd worden of ter beschikking gesteld worden aan derden.

Opkuis

Artikel 17
Na elke activiteit wordt de accommodatie door vrijwilligers, aangestuurd door de gemeentelijke diensten gecontroleerd aan de hand van een checklijst.

Artikel 18
Bij het verlaten van de gehuurde accommodatie wordt deze door de huurder in een perfecte staat van onderhoud achtergelaten. Dit betekent dat de gebruiker minstens volgende zaken in orde brengt:
•    alle tafels en stoelen worden schoongemaakt en teruggeplaatst volgens hun oorspronkelijke schikking (in de berging)
•    alle gebruikte horecamateriaal wordt net en correct opgeruimd
•    alle gebruikte ruimtes (incl. WC’s, gangen, keuken) worden uitgeveegd en gedweild
•    alle vuilnis en vuilzakken worden onmiddellijk na de activiteit meegenomen door de gebruiker
•    alle ramen en deuren worden correct afgesloten
•    alle verlichting wordt gedoofd
•    alle verwarming, kookapparaten… worden uitgeschakeld

Artikel 19
Bij alle inbreuken en / of beschadigingen worden de materiaalkost en / of de ingezette personeelsuren om alles in een correcte staat te herstellen door de gebruiker vereffend volgens de hem voorgelegde factuur.

Muziek en burenhinder

Artikel 20
Burenhinder wordt zoveel mogelijk vermeden. Aan huurders wordt gevraagd om ramen en deuren gesloten te houden en de aanwezigen aan te manen om bij het verlaten van de zaal de nachtrust van de buurt niet te verstoren. Indien aangewezen kan het college van burgemeester en schepenen aan de huurder voorwaarden opleggen om de burenhinder tot een minimum te beperken.

Artikel 21
In volgende accommodaties is muziek enkel toegelaten tot 22.00 uur: Kerkelare en Tempelhof.

Aanvraagprocedure

Artikel 22
Een zaal reserveren kan ten vroegste 2 jaar voor aanvang van de activiteit door verenigingen en ten vroegste 6 maanden voor aanvang van de activiteit door particulieren.

Artikel 23
Een zaal reserveren kan via het digitale reservatiesysteem (https://reservaties.lievegem.be) of persoonlijk via het team evenementen.

Artikel 24
Aanvragen die neigen naar exclusief gebruik kunnen geweigerd worden. Geen enkele aanvrager kan bij het toekennen van de zaal aanspraak maken op verworven rechten.

Artikel 25
Aanvragen kunnen gedurende maximum 2 weken in optie gehouden worden. Indien binnen deze termijn geen officiële aanvraag tot reservatie ingediend wordt, vervalt de aanvraag automatisch.

Artikel 26
De reservatie/ aanvraag is pas definitief na betaling van de factuur. Betaling van de factuur impliceert het aanvaarden van het gebruikersreglement.

Aansprakelijkheid en verzekering

Artikel 27
Het gemeentebestuur sluit een brandverzekering af voor het gebouw en de eigen inboedel met afstand van verhaal t.o.v. de huurders.

Artikel 28
De gebruiker zorgt zelf voor een verzekering voor zaken die buiten de brandverzekering van het gemeentebestuur vallen (vb. eigen materiaal, …). De gebruiker dient te beschikken over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor schade aangebracht aan personen en goederen naar aanleiding van de uitgeoefende activiteiten.

Artikel 29
De huurder is aansprakelijk voor alle schade die tijdens het gebruik aan of in de gehuurde lokalen wordt aangericht. De huurdersaansprakelijkheid omvat ook de eventuele schade aangebracht aan de in het gehuurde goed aanwezige roerende goederen van het gemeentebestuur (vb. meubelen, geluidsinstallatie, ...). De huurder is niet aansprakelijk voor de schade als gevolg van normaal gebruik van het lokaal.

Artikel 30
Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.

Specifieke veiligheidsbepalingen

Artikel 31
In het kader van de brandveiligheid waakt de gebruiker over het niet overschrijden van de maximumcapaciteit van de zaal.

Artikel 32
De gebruiker dient er steeds op te letten dat alle nooduitgangen volledig worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met brandveiligheid volledig bereikbaar zijn.

Artikel 33
De veiligheid in en rond het gehuurde goed moet ten allen tijde verzekerd zijn. Indien nodig dienen op initiatief van het college van burgemeester en schepenen de nodige maatregelen getroffen te worden.

Extra bepalingen

Artikel 34
De gebruiker is verplicht er voor te zorgen dat al diegenen die van de zaal gebruik maken, de gebruiksvoorwaarden stipt naleven, er voldoende toezicht uitgeoefend wordt, het publiek zich ordelijk gedraagt en de verbodsbepalingen worden nageleefd.

Artikel 35
Indien de gebruiker zijn verplichtingen niet nakomt, heeft het college van burgemeester en schepenen het recht de activiteit onmiddellijk stop te zetten en de gebruiker niet meer toe te laten zonder verhaal op enige schadevergoeding.

Artikel 36
In geval van omzeiling van de verplichtingen en/of verboden die in dit gebruikersreglement en de bijzondere bepalingen zijn opgenomen, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om, naast de aanrekening van de kosten voor schade, aan de huurder de huur van de gemeentelijke infrastructuur te ontzeggen.

Artikel 37 - Non-discriminatieclausule
De aanvrager verbindt er zich toe:
•    geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.
•    Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
•    De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
•    Indien men een beroep doet op derden, onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Lievegem – rekening houdend met alle elementen – maatregelen nemen.

Artikel 38
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Extra bepalingen naar aanleiding van de coronacrisis

Artikel 39

Tijdens activiteiten en evenementen is de huurder verantwoordelijk voor de implementatie en de handhaving van de geldende coronaregels uit de verschillende coronaprotocollen (Coronagids voor sociaal-cultureel volwassenenwerk, Sectorgids voor de professionele kunsten, Horecaprotocol, Protocol van de eventsector).

Artikel 40

Omwille van de maatregelen door de hogere overheden tegen de verspreiding van het coronavirus/covid-19 zijn volgende bijkomende gemeentelijke coronamaatregelen noodzakelijk:

• vanaf 2 februari 2022 wordt de maximale capaciteit van zaal De Kring beperkt tot 200 personen
  
  

Artikel 41

Elke huurder moet beschikken over een coronaverantwoordelijke. Deze persoon staat in voor de controle van de geldende coronaregels (luchtkwaliteit van de zaal, het tijdig ventileren of stopzetten bij te hoge waardes, toezicht op de mondmaskerplicht …).

Bekendmaking

Dit besluit wordt bekendgemaakt op de gemeentelijke website, aan team communicatie, team onthaal, team logistiek, team patrimonium en teams vrije tijd.